เอกสารมีความสำคัญต่อการนำระบบไปใช้และระบบบัญชีก็ไม่มีข้อยกเว้น การทำเอกสารมักจะทำบนกระดาษหรือออนไลน์พร้อมคำอธิบายว่าทำไมการตัดสินใจบางอย่างจึงทำกับคนอื่น เอกสารมักเป็นมาตรฐานภายใน บริษัท และทำแบบเดียวกันทุกครั้งที่มีการนำระบบใหม่มาใช้ทำให้ง่ายต่อการอ่านและค้นคว้าปัญหาใด ๆ
การแก้ไขปัญหา
ความสำคัญของเอกสารระบบบัญชีจะปรากฏให้เห็นอย่างชัดเจนเมื่อมีสิ่งผิดปกติและผู้คนจำเป็นต้องทราบวิธีการแก้ไข ตัวอย่างเช่นระบบบัญชีเจ้าหนี้กำลังเพิ่มภาษีแปลก ๆ ให้กับผู้ขายบางราย วิธีที่ง่ายที่สุดในการค้นหาสาเหตุของปัญหานี้คือการตรวจสอบเอกสารประกอบเพื่อดูวิธีการตั้งค่าระบบและสาเหตุ นี่เป็นสิ่งสำคัญเมื่อระบบใช้งานเป็นครั้งแรกและผู้คนกำลังค้นหาปัญหาที่ไม่คาดคิด บางทีรายงานกำลังขอข้อมูลที่ไม่มีอยู่ การดูเอกสารประกอบจะช่วยในการแก้ไขปัญหาโดยแสดงว่าข้อมูลนี้ตั้งอยู่ในระบบใด
การตัดสินใจ
เอกสารของระบบบัญชีควรนำเสนอการตัดสินใจเมื่อมีการนำระบบมาใช้ ระบบหลายระบบอนุญาตให้มีความยืดหยุ่นมากมายและพร้อมกับความยืดหยุ่นในการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่นเอกสารจะแสดงว่าใครเป็นผู้ตัดสินใจว่าควรจะมีบัญชีเป็นตัวเลขกี่หลักและเหตุผลที่ทำให้การตัดสินใจนั้นเกิดขึ้น สิ่งนี้ค่อนข้างสำคัญเมื่อ บริษัท ประสบกับการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่และผู้บริหารใหม่ต้องการเข้าใจการตัดสินใจของผู้คนที่ไม่ได้อยู่ที่นั่นอีกต่อไป อาจเป็นการตัดสินใจที่ฉลาด อาจจะไม่. แต่อย่างน้อยก็มีเอกสารประกอบการตัดสินใจบางอย่างสำหรับ บริษัท
การเปลี่ยนแปลง
เมื่อระบบจำเป็นต้องได้รับการอัพเดตด้วยเวอร์ชั่นใหม่หรือโมดูลใหม่การมีเอกสารที่เหมาะสมสามารถช่วยในการทำให้กระบวนการนี้ทำงานได้เร็วขึ้น นี่เป็นสิ่งสำคัญหากโปรแกรมบัญชีได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับ บริษัท รายละเอียดทางเทคนิคใด ๆ มีความสำคัญมากเมื่อพิจารณาความเข้ากันได้กับซอฟต์แวร์อื่นและการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นในโปรแกรม ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการโมดูลสินทรัพย์ถาวรและคุณต้องการให้โมดูลนั้นถ่ายโอนข้อมูลไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปเอกสารประกอบควรให้เบาะแสว่าคุณสามารถทำเช่นนั้นได้หรือไม่และถ้าเป็นเช่นนั้นสิ่งที่ต้องทำ โดยปกติแล้วกลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ใช้เอกสารประกอบสำหรับข้อมูลทางเทคนิค
รูป
เอกสารที่ดีสำหรับระบบบัญชีมักจะเป็นการรวมผังงานและข้อความ หลายครั้งที่แผนภาพข้อมูลแสดงให้เห็นว่าระบบได้รับการพัฒนาและดำเนินการได้ดีกว่าข้อความ สิ่งเหล่านี้อาจมีความซับซ้อนเล็กน้อยที่จะเข้าใจดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณมีคำอธิบายประกอบเพื่อให้คุณสามารถปฏิบัติตามแนวคิดได้
รูปแบบอื่น ๆ สำหรับเอกสารอยู่ในรูปแบบของแบบสอบถามซึ่งมีการถามคำถามเฉพาะและมีคำตอบเป็นเอกสาร ตามคำตอบรายงานและปัญหาระบบบัญชีอื่น ๆ จะได้รับการแก้ไข เอกสารหลายครั้งมีทั้งผังงานและแบบสอบถาม
การพิจารณา
บริษัท จำนวนมากบันทึกวิธีและเหตุผลว่าทำไมระบบบัญชีบางระบบจึงถูกเลือกแทนที่จะเป็นระบบอื่น ที่สามารถให้ผู้ใช้มีความคิดที่ดีจริงๆเกี่ยวกับสิ่งที่คิดแล้วแม้ว่าจะไม่มีผู้มีอำนาจตัดสินใจใด ๆ สำหรับคำถามเนื่องจากการใช้งานระบบอาจมีราคาแพงรายงานการประชุมมักจะมีให้สำหรับกระบวนการตัดสินใจ อาจมีการฝึกอบรมฟรีจากผู้ขายรายหนึ่งที่น่าดึงดูดใจมากกว่าผู้อื่น ดังนั้นก่อนที่จะมีการติดตั้งระบบเอกสารก็ควรมีให้เช่นกัน
