การจัดการโครงการที่ดีหมายถึงการบันทึกสิ่งที่คุณจะทำและสิ่งที่ทำไปแล้วทั้งกฎบัตรโครงการและขอบเขตโครงการจะถูกสร้างขึ้นในช่วงเริ่มต้นของโครงการและพวกเขาแต่ละคนช่วยนำพาโครงการไปในทิศทางที่ถูกต้อง ในขณะที่เอกสารทั้งสองนี้มีความสำคัญต่อการทำให้โครงการไม่เป็นไปตามเป้าหมาย แต่ก็มีจุดประสงค์ผู้ชมและเนื้อหาที่แตกต่างกันอย่างมากมาย
การอนุญาต
กฎบัตรมีวัตถุประสงค์หลักเพียงประการเดียวคืออนุญาตให้ผู้จัดการโครงการใช้ทรัพยากรที่กำหนดไว้เพื่อดำเนินโครงการให้สมบูรณ์ ประการที่สองกฎบัตรควรกำหนดผู้สนับสนุนโครงการ คนสองคนนี้จะจัดการและสนับสนุนโครงการในหลาย ๆ ทีมและผ่านหลายเฟส กฎบัตรควรเป็นเอกสารสรุปที่เริ่มต้นด้วยการแนะนำสั้น ๆ เกี่ยวกับโครงการที่มีเป้าหมายวัตถุประสงค์และวันที่สิ้นสุดเป้าหมาย รวมตารางรายการผู้จัดการโครงการผู้สนับสนุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ และปิดด้วยลายเซ็นต์กับผู้เข้าร่วมที่มีชื่อ กฎบัตรควรนานกว่าสองหน้า
การอนุมัติ
เนื่องจากกฎบัตรมีการลงนามโดยเจ้าหน้าที่ระดับสูงอย่างน้อยหนึ่งคนสปอนเซอร์จึงเป็นเหตุให้มีการรับรองความถูกต้องของโครงการ กฎบัตรมักจะถูกส่งไปยังผู้บริหารหรือสมาชิกในทีมระดับสูงอื่น ๆ และให้บริการแจ้งเตือนว่าโครงการได้รับการอนุมัติ เนื่องจากโครงการหลายแห่งได้รับการจัดการในแผนกต่างๆการอนุมัตินี้จึงทำหน้าที่แจ้งให้ทีมอื่นทราบว่าจะต้องมีการร่วมมือกัน บ่อยครั้งที่กฎบัตรถูกนำเสนอพร้อมกับกรณีธุรกิจและเอกสารทั้งสองนี้บันทึกเหตุผลของโครงการ
เป้าหมาย
ขอบเขตโครงการกำหนดพารามิเตอร์ของโครงการ ในขั้นต้นจะมีการเตรียมเอกสารขอบเขตเบื้องต้น (พร้อมกับกฎบัตรและเอกสารการเริ่มต้นอื่น ๆ) เพื่อทำแผนที่เป้าหมาย โดยทั่วไปแล้วเอกสารนี้จะถูกนำเสนอต่อหัวหน้าทีมที่จะเป็นสมาชิกให้กับทีมงานโครงการแม้ว่าจะไม่ได้รวมถึงงานที่จะต้องทำให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่นในโครงการก่อสร้างขอบเขตเบื้องต้นจะอธิบายถึงโครงสร้างที่จะสร้างรวมถึงจำนวนห้องตารางฟุตและจำนวนทางเข้า
การรับผิดชอบ
เอกสารขอบเขตจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้เสียระบุว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ เนื่องจากเอกสารขอบเขตกำหนดโครงการที่จะส่งมอบจึงเป็นประโยชน์ทั่วทั้งโครงการสำหรับการพิจารณาว่าโครงการมีกำหนดส่งมอบเสร็จสิ้นหรือไม่ หากโครงการของคุณคือการใช้ชุดซอฟต์แวร์ที่มีสามแอปพลิเคชันและคุณได้ดำเนินการสองอย่างแล้วคุณยังไม่ได้ส่งมอบตามขอบเขตที่สัญญาไว้ ขอบเขตเอกสารมักเปลี่ยนแปลงในระหว่างโครงการด้วยเหตุผลนี้ เอกสารขอบเขตถือเป็นเอกสาร "มีชีวิต" และเมื่อค้นพบข้อมูลใหม่เป้าหมายสามารถปรับเปลี่ยนได้
