ความแตกต่างระหว่างค่าเช่าและค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้า

เมื่อคุณเช่าแทนทรัพย์สินของตัวเองคุณให้คำมั่นที่จะจ่ายค่าเช่าค่าบำรุงรักษาและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ให้กับผู้ให้เช่า เงินสดที่คุณจ่ายในแต่ละเดือนหรือไตรมาสเรียกว่าค่าเช่า เงินจำนวนนี้จะได้รับการบันทึกในงบกำไรขาดทุนของคุณในช่วงเดือนที่ค่าเช่าเกี่ยวข้อง ค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้าคือค่าเช่าที่คุณชำระล่วงหน้าก่อนกำหนด มันแสดงถึงการชำระเงินล่วงหน้าเพื่อผลประโยชน์ในอนาคตดังนั้นคุณจะบันทึกเป็นสินทรัพย์ให้กับ บริษัท

ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าคืออะไร?

เมื่อธุรกิจเช่าสถานที่เช่นสำนักงานร้านค้าปลีกหรืออาคารโรงงานค่าเช่าโดยทั่วไปจะกำหนดล่วงหน้าสำหรับเดือนหรือไตรมาสที่มีการชำระเงินค่าเช่า ตัวอย่างเช่นค่าเช่าเดือนมิถุนายนอาจครบกำหนดวันที่ 31 พฤษภาคมหรือ 1 มิถุนายนธุรกิจหลายแห่งจ่ายค่าเช่าด้วยเช็ค ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะต้องจัดระเบียบและรับเช็คทางไปรษณีย์สองสามวันก่อนถึงกำหนด มิเช่นนั้นเจ้าของบ้านอาจไม่ได้รับเช็คค่าเช่าตรงเวลาและธุรกิจอาจได้รับผลกระทบเชิงพาณิชย์อย่างร้ายแรงเช่นดอกเบี้ยค่าธรรมเนียมล่าช้าและการประกาศขับไล่ที่เป็นไปได้

ค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้าเป็นเพียงจำนวนเงินที่จ่ายสำหรับการเช่าล่วงหน้าของระยะเวลาการเช่าที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณเขียนเช็คในเดือนพฤษภาคมซึ่งครอบคลุมค่าเช่าสำหรับเดือนมิถุนายนคุณได้ชำระเงินค่าเช่าล่วงหน้า ธุรกิจบางแห่งอาจจ่ายค่าเช่าล่วงหน้าสองสามวันในแต่ละเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าเช็คค่าเช่าจะมาถึงตรงเวลา คนอื่น ๆ เลือกที่จะจ่ายค่าเช่าล่วงหน้าหลายเดือนด้วยเหตุผลทางการค้าเช่นเพื่อรับส่วนลดค่าเช่าหรือเพียงเพื่อความมั่นใจว่าจะได้รับค่าเช่า ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามหากคุณเปิดสมุดเช็คก่อนที่จะถึงกำหนดค่าเช่าคุณจะชำระค่าเช่าล่วงหน้า

ค่าเช่าคืออะไร?

ค่าใช้จ่ายในการเช่าเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเช่าอสังหาริมทรัพย์ในช่วงระยะเวลาการรายงาน เห็นได้ชัดว่ารวมค่าเช่าที่คุณจ่ายในแต่ละเดือนหรือไตรมาส แต่ยังรวมถึงค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่จำเป็นในการใช้ทรัพย์สิน ตัวอย่างเช่นคุณอาจจ่ายเงินสดพิเศษเพื่อครอบคลุมสิ่งต่าง ๆ เช่นการประกันภัยการบำรุงรักษาการซ่อมแซมพื้นที่ส่วนกลางของอาคารและความปลอดภัย

ค่าใช้จ่ายในการเช่าเป็นค่าใช้จ่ายคงที่ซึ่งแตกต่างจากค่าใช้จ่ายผันแปรซึ่งหมายความว่าคุณต้องจ่ายให้ในแต่ละเดือนหรือทุกไตรมาสไม่ว่าคุณจะผลิตสินค้าจำนวนเท่าใด แม้ว่าคุณจะปิดกิจการเป็นเวลาหนึ่งเดือนคุณก็ยังต้องจ่ายค่าเช่าและภาระผูกพันตามสัญญาเช่าอื่น ๆ ดังนั้นค่าใช้จ่ายในการเช่าจึงอาจเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างรายได้จากการดำเนินงานของ บริษัท

อะไรคือความแตกต่างระหว่างค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้าและค่าเช่า

ตามเงื่อนไขของคนธรรมดาความแตกต่างนั้นง่าย: ค่าเช่าคือจำนวนเงินที่คุณต้องจ่ายตามสัญญาเช่าและค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าคือค่าใช้จ่ายค่าเช่าใด ๆ ที่คุณจ่ายล่วงหน้าก่อนกำหนด ในแง่ของการบัญชีสิ่งต่าง ๆ มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นเล็กน้อย

โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายในการเช่าจะอยู่ภายใต้หมวดหมู่ของค่าใช้จ่ายในการขาย, ทั่วไปและค่าใช้จ่ายในการบริหาร รายการ SG&A อื่น ๆ รวมถึงค่าใช้จ่ายที่หลากหลายเช่นเงินเดือนเครื่องใช้สำนักงานประกันและการดำเนินคดี ค่าใช้จ่ายค่าเช่าแบ่งเป็น SG&A เนื่องจากธุรกิจใช้อสังหาริมทรัพย์เพื่อดำเนินงานและสร้างรายได้

บริษัท ผู้ผลิตอาจปฏิบัติกับค่าเช่าที่ต่างกันเล็กน้อย เป็นเรื่องปกติที่ บริษัท เหล่านี้จะรวมค่าเช่าเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในโรงงาน นั่นเป็นเพราะการเช่าอาคารโรงงานนั้นเชื่อมโยงกับการผลิต - หากไม่มีโรงงานก็จะไม่มีสินค้า ค่าเช่าไม่ได้ผูกกับการผลิตเช่นค่าใช้จ่ายในสำนักงานเป็นค่าใช้จ่ายของ SG&A ในตอนท้ายของวันแม้ว่าจะไม่สำคัญว่าค่าใช้จ่ายประเภทใดที่จะปรากฏใน - ผลบรรทัดล่างคือเดียวกัน

ผลบรรทัดล่างคืออะไร? เมื่อใดก็ตามที่คุณมีค่าใช้จ่ายการเช่าคุณจะเครดิตบัญชีเงินสดและหักค่าใช้จ่ายการเช่า / บัญชี SG & A ในงบกำไรขาดทุนค่าใช้จ่ายในการขายและบริหารแสดงอยู่ภายใต้รายได้และปรากฏในบล็อกเดียวกับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นค่าเสื่อมราคาและต้นทุนสินค้าที่ขาย รายได้ทั้งหมดลบด้วยต้นทุนของสินค้าที่ขายให้กำไรขั้นต้นของคุณ กำไรขั้นต้นหักด้วยค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน - SG&A - เท่ากับรายได้จากการดำเนินงาน รายได้จากการดำเนินงานเป็นตัวชี้วัดว่ารายได้ของคุณจะกลายเป็นกำไรในที่สุดหลังจากที่นักบัญชีหักภาษีเช่นภาษี ดังนั้นยิ่งค่าใช้จ่ายค่าเช่าของคุณมากเท่าไหร่รายได้จากการดำเนินงานก็จะลดลง ค่าใช้จ่ายในการเช่ามีผลกระทบโดยตรงต่อจำนวนเงินสดในห้องเก็บขององค์กรของคุณ

เพื่อให้เข้าใจว่าค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้านั้นสอดคล้องกับการวิเคราะห์นี้อย่างไรคุณจำเป็นต้องรู้ว่ารายการค่าใช้จ่ายค่าเช่าจะแสดงรายการค่าใช้จ่ายของการครอบครองพื้นที่ในช่วงเวลาที่ระบุไว้ในงบกำไรขาดทุนแม้ว่าค่าเช่าจะไม่ได้ชำระภายในระยะเวลานั้น ดังนั้นหาก บริษัท ABC กำลังเตรียมงบกำไรขาดทุนสำหรับเดือนมิถุนายนและค่าเช่าเดือนมิถุนายนอยู่ที่ 5,000 ดอลลาร์ดังนั้น ABC จะบันทึกค่าใช้จ่ายการเช่า 5,000 ดอลลาร์ บริษัท ทำรายการเดียวกันโดยไม่คำนึงว่าจะชำระค่าเช่าในเดือนมิถุนายนหรือพฤษภาคม

ในการจัดการกับช่วงเวลาที่ผิดปกตินี้ บริษัท จะต้องบันทึกจำนวนค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้าซึ่งยังไม่ได้ใช้ มันทำเช่นนี้ในส่วนสินทรัพย์ปัจจุบันของงบดุล กลับไปที่ตัวอย่างข้างต้นหาก ABC จ่ายค่าเช่าในเดือนพฤษภาคมมันจะบันทึกการชำระเงินล่วงหน้า $ 5,000 เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนจนกว่าจะเกิดค่าใช้จ่ายจริง สำหรับวัตถุประสงค์ทางบัญชีค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าเป็นผลประโยชน์ที่ บริษัท ยังไม่ได้รับ แต่จะมีความสุขในอนาคต มันเป็นทรัพย์สินของ บริษัท

เหตุใดธุรกิจจึงใช้ค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้า

ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าจากความจำเป็นในเชิงพาณิชย์ หนึ่งในข้อสำคัญของสัญญาเช่าเชิงพาณิชย์เกี่ยวข้องกับวันครบกำหนดชำระค่าเช่า ตามปรกติค่าเช่ารายปีมีกำหนดชำระ 12 งวดเท่ากันไม่ว่าวันใดก็ตามที่สัญญาเช่าระบุหรือจ่ายสี่เท่ากัน ในกรณีที่มีการจ่ายค่าเช่าเป็นรายไตรมาสการเช่าจะระบุวันที่จ่ายค่าเช่าสี่วันเช่น 1 มกราคม 1 เมษายน 1 กรกฎาคม 1 กรกฎาคมและ 1 ตุลาคมไม่มีความมหัศจรรย์สำหรับวันเหล่านี้ - พวกเขาเพิ่งผุดขึ้นโดยการประชุม

อย่างไรก็ตามสิ่งที่คุณจะพบคือคุณจะถูกขอให้จ่ายค่าเช่าล่วงหน้าหนึ่งเดือนหรือสามเดือนล่วงหน้าซึ่งก่อให้เกิดสถานการณ์ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า ธนาคารและผู้ให้กู้จำนองมักจะยืนยันว่าเจ้าของบ้านมีการชำระค่าเช่าเข้ามาก่อนที่การชำระเงินจำนองจะครบกำหนดในช่วงเวลาเดียวกัน มีโอกาสมากขึ้นที่การชำระเงินจำนองจะได้รับความคุ้มครองจากรายได้ค่าเช่า ดังนั้นคุณจะมีเวลายากในการหาเจ้าของบ้านที่จะช่วยให้คุณจ่ายค่าเช่าในงานที่ค้าง

ในบางกรณีคุณอาจเลือกชำระค่าเช่ามากกว่าหนึ่งค่าล่วงหน้า ตัวอย่างเช่นคุณอาจเสนอให้จ่ายค่าเช่าล่วงหน้าหนึ่งปีเต็มเพื่อรักษาความปลอดภัยของทรัพย์สินเฉพาะเมื่อการแข่งขันรุนแรง หรือคุณอาจตกลงที่จะจ่ายค่าเช่าล่วงหน้าสองสามเดือนล่วงหน้าเพื่อแลกกับสารให้ความหวานอื่น ๆ เช่นส่วนลด 10 เปอร์เซ็นต์สำหรับค่าเช่า แต่ละธุรกิจจะมีไดรเวอร์เชิงพาณิชย์สำหรับวางเงินสดบนโต๊ะ

สิ่งหนึ่งที่คุณไม่สามารถใช้ค่าเช่าที่จ่ายล่วงหน้าเพื่อรับการลดหย่อนภาษีเพิ่มเติมได้ โดยทั่วไปธุรกิจจะเรียกร้องลดหย่อนในปีเดียวกันกับที่จ่ายค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ดังนั้นถ้าคุณจ่ายเบี้ยประกัน 2,000 เหรียญในปี 2561 คุณจะได้รับการหักลดในปี 2561 ทีนี้ลองจินตนาการว่าคุณมีสัญญาประกันหลายปีในอัตรา 2,000 ดอลลาร์ต่อปี หากคุณต้องการคุณสามารถชำระเบี้ยประกันภัยในเวลาเดียวกันได้ในปี 2018 และ 2019 และหักการจ่าย $ 4,000 ในปี 2018 ซึ่งอาจมีประโยชน์ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ภาษีของคุณ น่าเศร้าที่ค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้านั้นเป็นข้อยกเว้นสำหรับการหักเมื่อคุณชำระเงิน หากคุณจ่ายเงิน 50,000 ดอลลาร์ในเดือนมิถุนายนสำหรับค่าเช่าหนึ่งปีคุณสามารถหักค่าเช่าได้เจ็ดเดือนในวันที่ 31 ธันวาคม

ตัวอย่างค่าเช่า

คุณสมบัติที่สำคัญอย่างหนึ่งของการเช่าซื้อเชิงพาณิชย์คือการที่ค่าเช่าไม่ค่อยคงที่ตลอดอายุสัญญาเช่า ธุรกิจส่วนใหญ่ลงนามในสัญญาเช่าระยะเวลาห้าหรือ 10 ปีโดยมีข้อกำหนดว่าค่าเช่าจะเพิ่มขึ้นทุกปีไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มขึ้นคงที่หรือตามอัตราเงินเฟ้อ แทนที่จะบัญชีสำหรับการชำระเงินค่าเช่าที่ผันผวนเป็นเรื่องปกติที่จะแสดงรายการค่าใช้จ่ายการเช่าของ บริษัท เป็นจำนวนเงินที่สอดคล้องกันทุกเดือน สิ่งนี้เรียกว่าวิธีการบัญชีแบบเส้นตรง

ตัวอย่างเช่นสมมติว่า บริษัท XYZ ลงนามในสัญญาเช่าหนึ่งปีเพื่อเริ่มวันที่ 1 มกราคมค่าเช่าอยู่ที่ 2,000 ดอลลาร์ต่อเดือนในช่วงหกเดือนแรก หลังจากนั้นค่าเช่าคือ $ 2,500 ต่อเดือน โดยใช้วิธีเส้นตรง XYZ จะเฉลี่ยค่าเช่าสำหรับระยะเวลาการเช่าทั้งหมด ในตัวอย่างนี้ค่าเช่าคือหกเดือนที่ $ 2,000 และหกเดือนที่ $ 2,500 หรือรวม $ 27,000 หารจำนวนนี้ด้วยเทอมการเช่า 12 เดือนและคุณจะได้รับเงินเฉลี่ย $ 2,250 ต่อเดือน บริษัท บันทึกค่าใช้จ่ายค่าเช่านี้ในงบกำไรขาดทุนรายเดือน

แน่นอนตัวเลขค่าใช้จ่ายค่าเช่าไม่ตรงกับความเป็นจริง ในช่วงหกเดือนแรก XYZ จะจ่ายเงินจำนวน $ 250 น้อยกว่าค่าเช่าที่บันทึกในแต่ละเดือน ในช่วงหกเดือนที่สองมีการจ่ายเงินเพิ่มอีก $ 250 เพื่อกระทบยอดผลต่างเหล่านี้ บริษัท จำเป็นต้องใช้บัญชีค่าใช้จ่ายค่าเช่ารอตัดบัญชี

ค่อนข้างง่าย บริษัท XYZ จะเพิ่ม $ 250 ต่อเดือนลงในบัญชีค่าใช้จ่ายค่าเช่ารอการตัดบัญชีจากเดือนมกราคมถึงเดือนมิถุนายนจากนั้นหัก $ 250 จากบัญชีค่าใช้จ่ายค่าเช่ารอการตัดบัญชีจากกรกฎาคมถึงธันวาคม ในเดือนธันวาคมบัญชีจะแสดงยอดดุลเป็นศูนย์ การใช้บัญชีค่าใช้จ่ายค่าเช่ารอการตัดบัญชีทำให้แน่ใจว่า บริษัท XYZ กำลังบันทึกค่าใช้จ่ายค่าเช่าตามกฎเส้นตรงในขณะที่บันทึกเงินสดค่าเช่าจริงที่จ่ายในงบกำไรขาดทุน

การบัญชีค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า

ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าแสดงเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุลของ บริษัท ทุกครั้งที่ บริษัท จ่ายค่าเช่าล่วงหน้า บริษัท จะต้องหักบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนตามจำนวนเงินที่ชำระล่วงหน้าจากนั้นจึงเขียนรายการเครดิตพร้อมกันไปยังบัญชีเงินสด ดังนั้นหาก บริษัท XYZ จ่ายค่าเช่าล่วงหน้าทั้งหมด 27,000 ดอลลาร์ต่อปี บริษัท จะหักสินทรัพย์ที่ชำระล่วงหน้าในปัจจุบันเป็น 27,000 ดอลลาร์และเงินสดเครดิตเป็น 27,000 ดอลลาร์

บริษัท XYZ จะต้องทำการปรับรายการในบัญชีสำหรับส่วนของค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้าซึ่งใช้หมดในแต่ละเดือน โดยการโอนค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าไปยังงบกำไรขาดทุนสำหรับช่วงเวลาที่ บริษัท ใช้ค่าเช่า ดังนั้นในบางช่วงของสัญญาเช่า 12 เดือนแต่ละครั้งมันจะรับรู้ (เดบิต) ค่าเช่าของ $ 2,250 และดึง (เครดิต) สินทรัพย์ที่ชำระล่วงหน้าด้วยจำนวนเดียวกันนี้ ในที่สุดนี้จะเรียกเก็บเงินล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่าย

โดยสรุปเมื่อจัดการกับการชำระค่าเช่าล่วงหน้าให้เก็บค่าเช่าจ่ายล่วงหน้าเป็นสินทรัพย์ในงบดุลจนถึงเดือนที่มีการใช้ค่าเช่า จากนั้นคุณจะเรียกเก็บเงินเป็นค่าใช้จ่าย หากคุณลืมที่จะย้ายการชำระเงินล่วงหน้าไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายการเช่าในเดือนที่เกี่ยวข้องกับการเช่างบการเงินของคุณจะรายงานสินทรัพย์และรายงานค่าใช้จ่ายต่ำกว่า จำเป็นต้องติดตามส่วนค่าเช่าที่ชำระล่วงหน้าของบัญชีสินทรัพย์ปัจจุบันและอัปเดตรายการก่อนปิดหนังสือทุกสิ้นเดือน