เครื่องมือสำหรับการบริหารโครงการมีอะไรบ้าง?

ธุรกิจต่างๆให้การสนับสนุนโครงการที่ผู้บริหารระดับสูงเชื่อว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จของพวกเขา แต่การให้เงินทุนโครงการเพียงอย่างเดียวไม่รับประกันว่าเมื่อโครงการสิ้นสุดลง บริษัท จะดีขึ้นกว่าเมื่อก่อน

มีหลายเหตุผลที่ บริษัท อาจได้รับประโยชน์จากโครงการ ผู้จัดการโครงการพิเศษอาจรวมทีมของเขาไปในทิศทางที่ถูกต้อง หรือเนื่องจากการฝึกอบรมที่โดดเด่นและประสบการณ์ในการทำงานทีมอาจปรับใช้แนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมทั้งหมด แต่ในกรณีส่วนใหญ่การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการช่วย

เครื่องมือการจัดการโครงการเช่นแผนภูมิ PERT และโครงสร้างการแยกงานสามารถปรับปรุงความสามารถของทีมโดยให้คำแนะนำแม้ว่าทีมงานโครงการจะมีความรู้ที่ถูกต้องและการฝึกฝนมาหลายปี

แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นแผนภูมิแท่งแนวนอนที่แสดงกิจกรรมของโครงการรวมถึงวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของแต่ละกิจกรรมซึ่งแสดงในรูปแบบปฏิทิน แผนภูมิ Gantt ไม่ได้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมหนึ่งและกิจกรรมอื่น แต่แต่ละกิจกรรมที่อ้างอิงในแผนภูมิ Gantt นั้นตรงกับกิจกรรมในโครงสร้างการแยกย่อยงานซึ่งแบ่งงานโครงการเป็นระยะและแพคเกจงาน

แผนภูมิแกนต์ยังมีคอลัมน์เพื่อบันทึกระยะเวลาและร้อยละของความสำเร็จของแต่ละงาน จำนวนวันทำงานที่กิจกรรมอยู่ในกระบวนการจำนวนวันที่คาดว่าจะทำให้กิจกรรมเสร็จสมบูรณ์และวันที่เหลือจะได้รับการบันทึกไว้ในแผนภูมิ ตัวเลขเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความคืบหน้าการทำงานตามแผนกับความเป็นจริง

แผนภูมิ Pert

การประเมินผลโปรแกรมและเทคนิคการตรวจสอบหรือแผนภูมิ PERT ถูกใช้เพื่อวางแผนเวลาและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำโครงการและควบคุมงานโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ การใช้แผนภูมิ PERT หรือไดอะแกรมเครือข่ายความเป็นผู้นำของโครงการสามารถระบุและกำหนดเวลาในแต่ละงานที่สมาชิกในทีมต้องดำเนินการให้สำเร็จเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการและระบุเวลาที่ต้องการสำหรับแต่ละงาน

แผนภูมิ PERT แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างงานโดยระบุว่างานใดที่ทำงานคู่ขนานกันและสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นตามลำดับ เหตุการณ์สำคัญของโครงการ - เหตุการณ์ที่ทำเครื่องหมายผลลัพธ์สุดท้ายของชุดกิจกรรม - จะถูกทำแผนภูมิด้วยเช่นกัน

นอกจากนี้แผนภูมิ PERT ยังรวมการประมาณการสามรายการสำหรับแต่ละกิจกรรมของโครงการ: เวลาที่สั้นที่สุดในการทำกิจกรรมให้เสร็จสมบูรณ์เวลาที่อาจต้องใช้ในการทำกิจกรรมให้เสร็จสมบูรณ์และใช้เวลานานที่สุดในกิจกรรม

การวิเคราะห์เส้นทางวิกฤต

การวิเคราะห์เส้นทางที่สำคัญเป็นเครื่องมือที่ใช้สำหรับโครงการที่ต้องการความสมบูรณ์ของกิจกรรมการพึ่งพาซึ่งกันและกัน เส้นทางที่สำคัญรวมรายการกิจกรรมของโครงการที่ระบุไว้ในโครงสร้างการแบ่งงานเวลาดำเนินการสำหรับแต่ละกิจกรรมและการระบุภารกิจการพึ่งพาซึ่งกันและกันและจุดสิ้นสุดรวมถึงเหตุการณ์สำคัญและรายการที่ส่งมอบ

เวลาที่เสร็จสิ้นสำหรับชุดของกิจกรรมในเส้นทางที่สำคัญจะถูกรวมและเท่ากับจำนวนเวลาสูงสุดที่โครงการอาจต้องทำให้เสร็จ กิจกรรมตามลำดับจะต้องเสร็จสิ้นตรงเวลาเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ตามกำหนดเวลา

เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบ

เมทริกซ์การกำหนดความรับผิดชอบหรือเครื่องมือ RACI แจ้งเตือนผู้มีส่วนได้เสียในโครงการให้กับสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมายความรับผิดชอบโครงการโดยเฉพาะและสำหรับสิ่งที่ทำงานบุคคลที่จะต้องรับผิดชอบ

ในฐานะที่เป็นเครื่องมือชื่อ infers, เมทริกซ์ RACI ระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำงานให้เสร็จหรือใครจะเป็นผู้ทำภารกิจและบุคคลที่จะมีส่วนร่วมในการทำภารกิจให้สำเร็จ เมทริกซ์ยังระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานและใครมีอำนาจในการตัดสินใจเกี่ยวกับงานนั้น ระบุไว้ด้วยว่าเป็นชื่อของคนเหล่านั้นที่อาจได้รับการปรึกษาหารือเกี่ยวกับภารกิจและผู้ที่ควรได้รับการแจ้งเกี่ยวกับความคืบหน้าของการทำงานของทีมเมื่อเสร็จสิ้นภารกิจ

โครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เป็นรูปแบบโครงการหรือกราฟที่แบ่งงานโครงการออกเป็นงานต่างๆ WBS ของโครงการแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างงานและระหว่างงานกับผลิตภัณฑ์สุดท้ายของโครงการ

WBS รวมโครงการย่อยและชี้ให้เห็นความรับผิดชอบของโครงการทรัพยากรที่ต้องการและข้อกำหนดด้านเวลาเพื่อให้งานแต่ละงานเสร็จสมบูรณ์