แม้แต่ในสำนักงานเดียวการจัดระเบียบการทำงานของสำนักงานเป็นสิ่งจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ การสร้างชุดของขั้นตอนการจัดระเบียบจะช่วยให้การดำเนินธุรกิจง่ายขึ้นและลดระยะเวลาที่จำเป็นสำหรับงานที่ต้องดำเนินการเช่นการจัดเก็บการจัดซื้อและการทำเอกสารขั้นพื้นฐาน
รายการที่คุณจะต้อง
-
ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ
-
เครื่องพิมพ์
-
แฟ้มสามแหวน
สร้างรายการขั้นตอนที่จำเป็นต้องจัดระเบียบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุขั้นตอนสำนักงานทั้งหมดที่คุณคาดว่าจะทำในอนาคตแม้ว่าจะทำไม่บ่อยนักก็ตาม
กำหนดบุคคลที่รับผิดชอบงานแต่ละสำนักงานในขณะนี้ หากมีผู้รับผิดชอบมากกว่าหนึ่งคนให้ระบุบุคคลที่ดำเนินการตามขั้นตอนอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดหรือเป็นผู้ที่ชัดเจนที่สุดเกี่ยวกับการอธิบายขั้นตอน
ขอให้แต่ละคนเขียนคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอนของสำนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคนทำตามรูปแบบทีละขั้นตอนชัดเจนโดยจัดทำเทมเพลตหรือตัวอย่างของวิธีการเขียนคำอธิบายขั้นตอนเกี่ยวกับสำนักงานแต่ละอัน ขอให้แต่ละคนให้สำเนาคำอธิบายของพวกเขาในรูปแบบเอกสารการประมวลผลคำทั่วไป
รวมคำอธิบายขั้นตอนสำนักงานทั้งหมดไว้ในเอกสารหลักเดียวจัดเป็นบทตามฟังก์ชั่น ตัวอย่างเช่นจัดกลุ่มขั้นตอนการบัญชีทั้งหมดไว้ในบทเดียวทุกขั้นตอนการจัดส่งลงในบทอื่น
พิมพ์เอกสารที่สมบูรณ์และมอบเครื่องผูกสามแหวนอย่างน้อยหนึ่งอันพร้อมขั้นตอนการทำงานทั้งหมดให้กับพนักงานของคุณ จัดเตรียมเอกสารแยกต่างหากให้กับพนักงานแต่ละคนซึ่งครอบคลุมขั้นตอนการทำงานทั้งหมดที่พวกเขารับผิดชอบและให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนอ่านเอกสารเกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงานที่พวกเขาปฏิบัติอยู่เป็นประจำ
