วิธีการออกแบบระบบควบคุมภายใน

การออกแบบระบบการควบคุมภายในสำหรับธุรกิจของคุณต้องใช้การวางแผนและความเข้าใจในการปฏิบัติงานอย่างละเอียดของ บริษัท การควบคุมภายในมีจุดประสงค์หลายประการ แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจดำเนินไปตามที่ตั้งใจไว้และเพื่อป้องกันไม่ให้โอกาสสำหรับพนักงานในการใช้สินค้าหรือเงินที่ไม่เหมาะสม การควบคุมภายในช่วยให้เจ้าของธุรกิจมีความมั่นใจในการรู้ว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องควบคุมดูแลทุกด้านของการดำเนินงาน

ตรวจสอบแต่ละกระบวนการสำคัญในธุรกิจของคุณ: การผลิต, การจัดการสินค้าคงคลัง, ลูกหนี้, เจ้าหนี้, การกระทบยอดธนาคารและกระบวนการอื่น ๆ ที่อาจเป็นไปได้ที่จะกระทำการทุจริตโดยการขโมยหรือการปกปิด ใส่ชื่อหรือตำแหน่งงานในแต่ละส่วนของกระบวนการที่แต่ละคนรับผิดชอบ หากคุณไม่แน่ใจว่ากระบวนการทำงานอย่างไรให้ใช้เวลา "ในช่อง" และดูกระบวนการหรือถามคำถามของผู้ที่รับผิดชอบ

ประเมินแต่ละขั้นตอนของแต่ละกระบวนการเพื่อหาจุดอ่อนในการควบคุมที่จะเปิดโอกาสให้ขโมยทรัพย์สินของ บริษัท มุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่บุคคลเดียวมีทั้งการดูแลทรัพย์สินและการบัญชีสำหรับพวกเขา ตัวอย่างเช่นหากพนักงานคนหนึ่งมีอำนาจควบคุมการลงทะเบียนเงินสดและยังมีหน้าที่รับผิดชอบในการคืนดีกันในตอนกลางคืนพนักงานก็มีโอกาสที่จะขโมยเงินและซ่อนมันด้วยการปลอมแปลงการกระทบยอด อีกตัวอย่างหนึ่งคือการมีพนักงานคนเดียวที่รับผิดชอบในการเปิดจดหมายขาเข้าและยังรับผิดชอบในการบันทึกการตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ที่มาถึงในจดหมาย

เปลี่ยนขั้นตอนสำหรับพื้นที่ที่คุณประเมินการควบคุมภายในที่อ่อนแอ แยกฟังก์ชั่นการดูแลออกจากฟังก์ชั่นการรายงานหากทำได้ ในขณะที่คุณอาจมีพนักงานไม่เพียงพอที่จะให้คนละคนทำงานแต่ละอย่าง แต่หน้าที่อื่น ๆ ในหมู่พนักงานที่คุณต้องแยกหน้าที่ที่ไม่สามารถทำงานร่วมกันได้ทุกที่ที่เป็นไปได้

จัดทำเอกสารขั้นตอนใหม่โดยละเอียดและทำความคุ้นเคยกับพนักงาน ขอความคิดเห็นจากพนักงานว่าขั้นตอนใหม่นั้นมีประสิทธิภาพเพียงใด มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้แน่ใจว่าขั้นตอนนั้นเหมาะสมจากมุมมองทางธุรกิจและการดำเนินงานไม่ใช่แค่การควบคุม ปรับขั้นตอนตามความคิดเห็น แต่โปรดจำไว้เสมอวัตถุประสงค์ของการควบคุม

ใช้นโยบายการลาพักร้อนที่บังคับถ้าคุณยังไม่ได้ดำเนินการ ปัญหาขโมยส่วนใหญ่ในธุรกิจได้รับอนุญาตให้ดำเนินการต่อเพราะไม่มีใครทำหน้าที่ของโจรเมื่อพนักงานที่ถูกขโมยถูกบังคับให้ลาพักร้อนและมีคนอื่นเติมให้พวกเขาพวกเขาไม่สามารถปกปิดอาชญากรรมได้ นโยบายนี้สามารถป้องกันการโจรกรรมและเปิดเผยหากเกิดขึ้น

เคล็ดลับ

• ประเมินประสิทธิผลของการควบคุมภายในของคุณอย่างน้อยปีละครั้งและปรับปรุงหากจำเป็น

การเตือน

อย่ากลัวที่จะใช้การควบคุมภายในที่แข็งแกร่งเพราะคุณกลัวว่าพนักงานของคุณจะคิดว่าคุณไม่ไว้ใจพวกเขา พนักงานที่ซื่อสัตย์ต้องการทำงานในสภาพแวดล้อมที่ออกแบบมาอย่างเหมาะสม