วลี“ บันทึกภายใน” นั้นสั้นสำหรับ“ บันทึกภายใน” บันทึกช่วยจำภายในใช้เพื่อกระจายข้อมูลรวมทั้งส่งคำขอจำนวนมากของผู้คนใน บริษัท แผนกหรือทีม บันทึกช่วยจำภายในให้ความสนใจกับปัญหาและพวกเขาแก้ปัญหาในหน้าที่ที่มีประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมายในองค์กร
เคล็ดลับ
-
เมื่อเขียนบันทึกภายในให้ง่ายและตรงประเด็น
ทำไมคุณควรเขียนบันทึกภายใน
บันทึกภายในเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเข้าถึงผู้คนจำนวนมากในองค์กรได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ด้วยบันทึกช่วยจำคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:
- ชี้แจงหรือวิเคราะห์หัวเรื่อง
- ให้คำแนะนำ
- ตั้งระบบเตือนความจำ
- ให้คำแนะนำ.
- ส่งวัสดุ
- ทำการประกาศ
- ออกรายงาน
- ขอความช่วยเหลือ
- ขออนุมัติ
กุญแจสำคัญในการบันทึกภายในที่มีประสิทธิภาพคือทำให้มันง่าย ข้อความของคุณควรกระชับและส่งในรูปแบบที่ไม่ซับซ้อนซึ่งทำให้ข้อความชัดเจน ตัวอย่างหนังสือบริคณห์สนธิภายในสามารถส่งผลการสำรวจทั่วทั้ง บริษัท สำหรับมื้อกลางวันที่โรงอาหารและเมนูใหม่ที่ได้รับการปรับปรุง
คุณฟอร์แมตบันทึกภายในได้อย่างไร
คุณสามารถสร้างเทมเพลตบันทึกของคุณได้อย่างรวดเร็วใน Word หรือค้นหาตัวอย่างบันทึกภายในออนไลน์ ส่วนหัวของบันทึกภายในมีสี่องค์ประกอบหลัก คนแรกคือผู้รับหรือผู้รับบันทึกช่วยจำนำหน้าด้วย“ ถึง” ข้อที่สองคือที่มาของบันทึกช่วยจำนำโดย“ FROM” ส่วนที่สามคือวันที่นำหน้าด้วย“ DATE” และองค์ประกอบที่สี่เป็นหัวข้อ ของบันทึกนำหน้าด้วย“ SUBJECT”
คุณควรใช้ชื่อและชื่อที่ถูกต้องของผู้รับ ตัวอย่างเช่นหากทอมแมกซ์เวลล์เป็นประธานเขาควรจะถูกระบุว่าเป็น "ทอมแมกซ์เวลล์ประธาน" หากมีชื่อมากเกินไปคุณสามารถใช้ "พนักงานทั้งหมด" หรือ "หัวหน้าแผนก" เพื่อความกระชับ คุณควรระบุตัวเองว่าเป็นแหล่งที่มาของบันทึก ชื่อและชื่อของคุณทำตามหัวข้อ“ จาก” คุณไม่จำเป็นต้องออกจากระบบในตอนท้ายของบันทึกช่วยจำ แต่สามารถเพิ่มชื่อย่อของคุณถัดจากชื่อของคุณเป็นรูปแบบของการรับรองความถูกต้อง
หัวเรื่องของบันทึกช่วยจำควรอธิบายเนื้อหาของมัน แทนที่จะใช้คำทั่วไปเช่น“ นโยบาย” คุณควรเขียนวลีสั้น ๆ เช่น“ นโยบายใหม่มีผล 1 มิถุนายน 2018”
คุณเขียนข้อความของบันทึกภายในได้อย่างไร
เทมเพลตบันทึกช่วยจำใน Word สามารถให้คำแนะนำในการจัดรูปแบบได้ แต่จะไม่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับเนื้อหา ตามกฎจะรัดกุมเสมอ บันทึกภายในของคุณควรมีบทนำหนึ่งย่อหน้าซึ่งสรุปวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำ จากนั้นคุณควรอธิบายสิ่งที่กระตุ้นให้บันทึก มุ่งเน้นเฉพาะสิ่งที่ผู้รับต้องรู้และการกระทำใด ๆ ที่พวกเขาต้องการเพื่อตอบสนองต่อบันทึก ยังไม่แน่ใจว่าจะเขียนอะไรดี? ทำตามตัวอย่างบันทึกภายในนี้ด้านล่าง:
วันที่: 1 ธันวาคม 2018
จาก: Maria Ruben
ถึง: พนักงาน
เรื่องเวลาใหม่มีผลบังคับใช้วันที่ 1 มกราคม 2019
วัตถุประสงค์ของบันทึกนี้คือเพื่อเตือนพนักงานว่าชั่วโมงการออกกำลังกายของ บริษัท เปลี่ยนไป หลังจากที่ได้รับการร้องขอจากพนักงานจำนวนมากเราได้ตัดสินใจขยายเวลาทำงานนอกเหนือเวลาทำงานปกติสำหรับผู้ที่อาจทำงานล่วงเวลาในโครงการพัฒนาใหม่ โรงยิมจะเปิดให้บริการตั้งแต่ 18.00 น. ถึง 23.00 น. โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามหรือความคิดเห็น
มาเรียรูเบน
ผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจบบันทึกของคุณด้วยโน้ตที่สุภาพและให้ความช่วยเหลือหากจำเป็น จบบันทึกภายในของคุณด้วยการสรุปย่อย้ำถึงจุดสำคัญและปิดด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการ
ไม่ว่าบันทึกจะส่งข่าวดีหรือข่าวร้ายก็ควรที่จะสุภาพเรียบร้อยถูกต้องตรงประเด็นและเสนอความช่วยเหลือแก่พนักงานที่ทำงานหนักซึ่งอาจต้องการ หากคุณกำลังดิ้นรนกับการจัดรูปแบบหรือข้อความลองดูเทมเพลตบันทึกออนไลน์สำหรับ Word แล้วไปจากที่นั่น
