ทำไมบัญชีลูกหนี้จะเป็นลบ

บัญชีลูกหนี้เป็นบัญชีสินทรัพย์ มันเป็นตัวแทนของจำนวนเงินทั้งหมดที่ลูกค้าเป็นหนี้กับธุรกิจของคุณสำหรับการขายในบัญชี ในฐานะที่เป็นสินทรัพย์จะมียอดเงินเดบิตปกติ หากการทำธุรกรรมได้รับเครดิตไปยังบัญชีลูกหนี้ไม่ถูกต้องซึ่งเรียกว่า A / R อาจส่งผลให้ยอดคงเหลือติดลบในหนังสือ

เคล็ดลับ

วิธีหนึ่งที่บัญชีลูกหนี้สามารถกลายเป็นติดลบได้คือหากบันทึกรายได้จ่ายล่วงหน้าไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อลูกค้าชำระเงินหลังจากที่คุณตัดบัญชีของพวกเขา

พื้นฐาน

เมื่อคุณขายให้กับลูกค้าและตั้งใจที่จะรวบรวมการชำระเงินในภายหลังคุณจะบันทึกธุรกรรมโดยหักบัญชีลูกหนี้และเครดิตบัญชีรายได้ หากธุรกรรมเกี่ยวข้องกับสินค้าที่จับต้องได้มากกว่าบริการคุณจะหักค่าใช้จ่ายของสินค้าที่ขายและเครดิตบัญชีสินค้าคงคลัง ต่อมาเมื่อคุณได้รับการชำระเงินในบัญชีคุณจะหักบัญชีเงินสดและบัญชีเครดิตลูกหนี้ ซึ่งจะทำให้ยอดคงเหลือเดบิตตามปกติในบัญชีสินทรัพย์และเครดิตในบัญชีหนี้สินและรายได้ ลูกหนี้การค้ามียอดคงเหลือติดลบเมื่อมีเครดิตมากกว่าเดบิตเพราะมันจะตรงกันข้ามกับยอดคงเหลือปกติ

รายได้ชำระล่วงหน้าที่บันทึกไว้ไม่ถูกต้อง

วิธีหนึ่งที่บัญชีลูกหนี้สามารถกลายเป็นติดลบได้คือหากบันทึกรายได้จ่ายล่วงหน้าไม่ถูกต้อง เมื่อคุณได้รับการชำระเงินสำหรับหน้าที่ที่ยังไม่ได้ดำเนินการหรือสินค้าที่ยังไม่ได้ส่งมอบคุณจะต้องเป็นหนี้ลูกค้า สิ่งนี้สร้างความรับผิดสำหรับธุรกิจของคุณและเรียกว่ารายได้แบบชำระล่วงหน้า หากคุณใช้การชำระเงินแทนกับบัญชีของลูกค้าและสร้างยอดคงเหลือเครดิตในลูกหนี้คุณสามารถทำให้ A / R เป็นลบได้ เนื้อหาต้องไม่ติดลบ คุณมีพวกเขาหรือคุณไม่ได้ บัญชีนี้ควรเป็นบัญชีความรับผิดชอบแทนโดยแสดงว่าคุณเป็นหนี้จำนวนสินค้าหรือบริการแก่ลูกค้า

การชำระเงินหลังจากการตัดจำหน่าย

ในการดำเนินธุรกิจและรับชำระเงินหลังจากที่คุณให้บริการสินค้าหรือบริการแก่ลูกค้าของคุณคุณจะมีปัญหาในการชำระเงินเป็นครั้งคราว ธุรกิจมีอายุบัญชีหรือตรวจสอบว่าผ่านมานานแค่ไหนเนื่องจากบัญชีเป็น พวกเขาใช้รายงานการชราภาพนี้และประสบการณ์ก่อนหน้าเพื่อพิจารณาว่าเป็นไปได้อย่างไรในการเก็บหนี้ เกณฑ์อาจแตกต่างจากธุรกิจกับธุรกิจ แต่อาจเป็นเดือนหรือปี เมื่อถือว่าหนี้ไม่สามารถชำระได้คุณจะหักค่าใช้จ่ายหนี้สูญและเครดิต A / R เพื่อนำจำนวนเงินออกจากสินทรัพย์ของคุณ การไม่ตัดหนี้สูญเกินจำนวน A / R ซึ่งอาจทำให้ดูเหมือนว่าคุณมีสินทรัพย์มากกว่าที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและพบกับการชำระหนี้

บางครั้งลูกค้าจะชำระเงินหลังจากที่คุณตัดบัญชีของพวกเขา ยอดคงเหลือ A / R เชิงลบอาจเกิดขึ้นหากคุณยอมรับการชำระเงินโดยไม่ต้องย้อนกลับรายการที่ตัดหนี้สูญก่อน คุณจะหักบัญชี A / R เพื่อเพิ่มกลับไปที่ยอดคงเหลือก่อนการตัดจำหน่ายและเครดิตค่าใช้จ่ายหนี้สูญเพื่อลดจำนวนตามจำนวนที่สามารถรวบรวมได้ในขณะนี้ จากนั้นคุณจะยอมรับการชำระเงินตามปกติหักบัญชีเงินสดและเพิ่มเครดิต A / R