คำว่า "ต้นทุนโครงการ" และ "งบประมาณโครงการ" มักจะถูกโยนลงไปอย่างหลวม ๆ ระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ ในขณะที่บางคนเชื่อว่าทั้งสองคำนี้ใช้แทนกันได้ แต่บางคนก็รู้ว่ามีความแตกต่างระหว่างสองคำนี้ สิ่งสำคัญคือผู้จัดการโครงการเข้าใจความหมายของข้อกำหนดเหล่านี้และรู้วิธีใช้อย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเมื่อจัดการโครงการและสื่อสารกับผู้บริหารของ บริษัท เกี่ยวกับความก้าวหน้าของมัน
งบประมาณโครงการ
คำว่า "งบประมาณโครงการ" หมายถึงงบประมาณที่แสดงให้เห็นว่าเงินที่ได้รับสำหรับโครงการจะถูกใช้ไปอย่างไร มันแบ่งรายละเอียดทางการเงินเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายและการซื้อที่จำเป็นเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ งบประมาณจะแสดงค่าจ้างพนักงานการซื้อเครื่องจักรอุปกรณ์เครื่องมือและค่าเช่าสำหรับที่ตั้งสำนักงานชั่วคราวเป็นต้น กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้จัดการโครงการจะสามารถบัญชีสำหรับทุกเพนนีที่ใช้ในโครงการ
ต้นทุนโครงการ
คำว่า "ต้นทุนโครงการ" หมายถึงยอดรวมทั้งหมดของโครงการที่สงสัยจะทำให้ บริษัท เสียค่าใช้จ่าย ผู้บริหารใช้ตัวเลขนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงงบประมาณอื่น ๆ ของ บริษัท เช่นงบประมาณการดำเนินงานงบประมาณหลักและงบประมาณค่าใช้จ่ายเพื่อให้มีพื้นที่สำหรับโครงการที่เป็นปัญหา ต้นทุนโครงการทั้งหมดนั้นคำนวณโดยการบวกต้นทุนทั้งหมดในงบประมาณของโครงการดังนั้นเจ้าของธุรกิจจึงรู้ว่าจะต้องเก็บเงินไว้เท่าไหร่
การพัฒนาโครงการและการเปลี่ยนแปลง
แผนต้นทุนโครงการโดยรวมจะได้รับผลกระทบหากมีการปรับงบประมาณโครงการในระหว่างการพัฒนาและการดำเนินการโครงการ ตัวอย่างเช่นโครงการอาจได้รับผลกระทบจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันเช่นสภาพอากาศไม่ดีหรือขาดแรงงานในพื้นที่ งบประมาณอาจเปลี่ยนแปลงได้หากเครื่องจักรหยุดพักและจำเป็นต้องเปลี่ยนใหม่ ถ้างบประมาณมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากได้รับอนุมัติแผนต้นทุนโครงการโดยรวมจะถูกปรับด้วย
การใช้ต้นทุนและงบประมาณ
ผู้บริหารของ บริษัท จะรักษาต้นทุนโครงการตามแผนและต้นทุนโครงการสุดท้ายสำหรับการวางแผนในอนาคต ความแตกต่างของค่าใช้จ่ายจะแสดงว่าการวางแผนมีข้อบกพร่องซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับโครงการในอนาคต นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในแง่ของการจัดการความเสี่ยงและมาตรการป้องกันเพื่อให้งบประมาณสามารถแม่นยำมากขึ้นสำหรับโครงการหรืองานในอนาคต
