ความประทับใจแรกจะถูกนับดังนั้นคุณควรสร้างความดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อขอการประชุมทางธุรกิจ ไม่ว่าคุณจะวางแผนที่จะเขียนถึงพันธมิตรทางธุรกิจที่มีศักยภาพข้าราชการหรือลูกค้าการเลือกใช้คำพูดของคุณสามารถสร้างความแตกต่างได้ทั้งหมด จดหมายขอนัดเขียนไม่ดีอาจมีผลต่อภาพของคุณ - และแบรนด์ของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถทำลายโอกาสในการได้รับการตอบกลับในเชิงบวก
ใช้หัวเรื่องที่เหมาะสม
เมื่อคุณส่งจดหมายขอนัดหมายให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรทัดหัวเรื่องเน้นความตั้งใจของคุณในการพบปะผู้รับ ทำให้สั้นและง่าย นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- การเรียกประชุม
- ขอนัดประชุม
- จดหมายขอประชุม
- ขอพบกันใน (วันของสัปดาห์)
- กำหนดเวลาการประชุม
คุณสามารถวางหัวเรื่องในบรรทัดด้านบนหรือด้านล่างที่อยู่ผู้รับ หากคุณต้องการติดต่อผู้รับทางออนไลน์คุณสามารถใช้หัวเรื่องเดียวกันสำหรับอีเมลและจดหมายของคุณ
แนะนำตัวเอง
เริ่มจดหมายด้วยการแนะนำตัวเอง ในกรณีที่คุณพบผู้รับในบางจุด ให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับองค์กรหรือภารกิจของคุณหากจำเป็น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดบางสิ่งเช่น:
เรียนผู้แทน (นามสกุล)
ฉันชื่อ (ชื่อของคุณ) และฉันกำลังติดต่อคุณในนามของ (ชื่อ บริษัท) เรามีความสนใจร่วมกันใน … และฉันต้องการจะพูดคุยเพิ่มเติม
หากคุณมีผู้อ้างอิงคุณสามารถเริ่มต้นด้วย: (ชื่อผู้อ้างอิง) กล่าวว่าคุณสนใจที่จะรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการของเรา ฉันต้องการเชิญคุณเพื่อหารือเพิ่มเติมเกี่ยวกับสำนักงานของเราใน (วันที่และเวลา)
ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุม
บอกให้ผู้รับทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากการประชุมรวมถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ จัดตารางเวลาคร่าวๆและครอบคลุมประเด็นหลัก ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดได้:
ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการพิจารณาคำขอนี้ ฉันจะขอบคุณโอกาสที่จะได้พบคุณและหารือเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถเข้าร่วมกองกำลังในโครงการในอนาคต
การประชุมของเราจะครอบคลุมภาพรวมโดยย่อเกี่ยวกับเทคโนโลยีและทรัพยากรของเรารวมถึงตัวอย่างงานของเราในพื้นที่นี้ นอกจากนี้เรายังสนใจที่จะพูดคุยถึงความร่วมมือที่อาจเกิดขึ้นซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่าย
พยายามอธิบายสิ่งที่คุณกำลังมองหาและสาเหตุที่คุณขอประชุมครั้งแรก แนะนำสองหรือสามวันที่และเวลาจากนั้นกรุณาขอให้ผู้รับยืนยันความพร้อมของพวกเขา
จดหมายของคุณอาจพูดได้ว่า:
กรุณาแนะนำวันและเวลาซึ่งเป็นไปตามตารางเวลาของคุณ
คุณพร้อมใช้งานใน วันที่และเวลา หรือไม่ หากไม่มีโปรดติดต่อเราที่ (หมายเลขโทรศัพท์) หรือ (ที่อยู่อีเมล) เพื่อกำหนดเวลาการประชุม
เราจะติดตามผลเร็ว ๆ นี้เพื่อยืนยันการรับจดหมายนี้และตั้งวันและเวลาที่สะดวกสำหรับคุณ
ใช้รูปแบบที่เหมาะสม
จดหมายธุรกิจมีรูปแบบเฉพาะ เขียนชื่อและที่อยู่ของคุณที่มุมด้านขวาบนของหน้า พิมพ์ข้อมูลติดต่อของผู้รับทางมุมซ้ายของหน้าหรือใต้ที่อยู่ของคุณ
เว้นระยะขอบให้กว้างและใช้ช่องว่างที่เป็นแบรนด์หากเป็นไปได้ ทำให้ตัวอักษรสั้นและตรงประเด็น; นึกคิดมันไม่ควรเกินหนึ่งหน้า ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการเช่น “ เรียนคุณนาย (ชื่อผู้รับ) ถ้าคุณไม่รู้ชื่อผู้รับที่แน่นอนคุณสามารถใช้ "ถึงคุณหรือคุณนาย." จบจดหมายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" "ด้วยความเคารพ" "ขอแสดงความนับถือ" หรือการปิดอย่างเป็นทางการอื่น ๆ ตามด้วยชื่อของคุณ
จดหมายขอนัดหมายควรชัดเจนและรัดกุม ตัดคำที่ไร้ประโยชน์และข้อมูลที่ไม่จำเป็นออก ใช้แบบอักษรที่อ่านง่ายเช่น Times New Roman หรือ Arial จำไว้ว่าให้อ่านตัวอักษรก่อนส่ง
