เครื่องมือการจัดการโครงการเป็นอุปกรณ์ทั่วไปสำหรับการติดตามกิจกรรมกำหนดเวลาและทรัพยากรในโครงการ โดยปกติแล้วพวกเขาเป็นเครื่องมือทางสายตาที่ออกแบบมาเพื่อแสดงถึงเป้าหมายและกิจกรรมของโครงการเช่นแผนภูมิแกนต์หรือความรับผิดชอบของผู้ที่ทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการเช่นไดอะแกรมว่ายน้ำ
Pro: องค์กร
เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ ด้วยการระบุกิจกรรมทั้งหมดและระยะเวลาทรัพยากรและคนที่รับผิดชอบคุณจะไม่ต้องสงสัยว่าจะทำอย่างไรต่อไปหรือผู้ที่รับผิดชอบ รายละเอียดง่ายต่อการติดตามเพราะพวกเขาจดบันทึกและทำเครื่องหมายเมื่อเสร็จสมบูรณ์ ตลอดโครงการโครงการที่ดีกว่าช่วยประหยัดเวลาและความเครียดและหลีกเลี่ยงการทะเลาะในนาทีสุดท้าย
Pro: แชร์ได้อย่างง่ายดาย
เครื่องมือการจัดการโครงการมักจะสร้างเอกสารหนึ่งที่ทำหน้าที่เป็น "โครงการได้อย่างรวดเร็ว" โครงการนี้ใช้ร่วมกันได้อย่างง่ายดายกับทุกคนที่ทำงานกับองค์ประกอบที่แตกต่างกัน ทุกคนรู้สถานะของกิจกรรมที่อาจส่งผลกระทบต่อการทำงานของพวกเขา ซอฟต์แวร์บางอย่างอนุญาตให้มีการแก้ไขแบบเปิดเพื่อให้ทุกคนสามารถดูรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับสถานะของโครงการได้เช่นกัน
คอนดิชั่น: การลงทุนเวลา
อาจมีการลงทุนครั้งสำคัญในการเรียนรู้และสร้างเครื่องมือการจัดการโครงการเริ่มต้นของทางเลือกสำหรับโครงการ เครื่องมือบางอย่างนั้นง่ายต่อการเรียนรู้ แต่เครื่องมืออื่น ๆ นั้นมีรายละเอียดและเทคนิค ทุกคนในโครงการจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีตีความเครื่องมือ บางคนต้องรับผิดชอบในการเรียนรู้วิธีสร้างเครื่องมือด้วย บางครั้งการเรียนรู้ซอฟต์แวร์พิเศษอาจใช้เวลานานเท่ากับการสร้างเอกสารเอง
คอนดิชั่น: บำรุงรักษา
เครื่องมือการจัดการโครงการมีประโยชน์เฉพาะเมื่ออัปเดตเป็นประจำ แผนเริ่มต้นมีค่า แต่ในความเป็นจริงแล้วโครงการต่างๆไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ เมื่อการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเช่นงานใหม่หรือความล่าช้าเอกสารจะต้องได้รับการปรับปรุงให้สอดคล้อง บางคนต้องรับผิดชอบงานนี้ตามปกติ
