วิธีเขียนจดหมายเกี่ยวกับการต่ออายุสัญญา

เมื่อถึงเวลาต่ออายุสัญญากับลูกค้าหรือผู้ขายคุณต้องทำการวิจัยก่อน ป่าวประกาศสัญญาเดิมของคุณและจดบันทึกสิ่งที่ต้องการแก้ไขหรือล้าสมัย คุณอาจต้องการรีเซ็ตข้อกำหนดของสัญญาเดิมหรืออัปเดตการกำหนดราคาและรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ จากนั้นหากคุณยังต้องการที่จะต่ออายุก็ถึงเวลาที่จะเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการสำหรับการต่ออายุสัญญา

รีวิวอะไร

ต่อไปนี้เป็นรายการที่ควรพิจารณาเมื่อดูสัญญาเดิม:

ระยะเวลาและเงื่อนไขการต่ออายุ: ระยะเวลาของสัญญาเดิมนานเท่าไร เวลาทำงานให้กับธุรกิจของคุณหรือคุณต้องการสัญญาที่ยาวขึ้นหรือสั้นลงในเวลานี้?
วัตถุประสงค์ / การส่งมอบ: บรรลุวัตถุประสงค์ในสัญญาเดิมหรือไม่ สมมติว่านี่คือผู้ขายที่ควรจะส่งกาแฟให้สำนักงานของคุณเป็นรายสัปดาห์ จำนวนที่ถูกต้องจัดส่งในเวลาที่เหมาะสมในแต่ละสัปดาห์?
ราคา: ราคาของกาแฟปรับตัวสูงขึ้นตั้งแต่สัญญาฉบับจริงเริ่มขึ้น เนื่องจากคุณเป็นลูกค้าที่น่าเชื่อถือลองขอราคาเดียวกันหรือส่วนลด ข้อดีอย่างหนึ่งของการสร้างความสัมพันธ์ตามสัญญากับผู้ขายคือโอกาสที่เพิ่มขึ้นสำหรับอัตราคิดลด
ผู้ขายที่เป็นไปได้อื่น ๆ: หากถึงเวลาต่ออายุสัญญานี่เป็นโอกาสของคุณในการวิจัยและเปรียบเทียบอัตราของผู้ขายรายอื่น คุณอาจมีความสุขกับผู้ขายของคุณ แต่ถ้าคุณพบว่าอัตราที่ต่ำกว่าที่อื่นการสลับผู้ขายอาจคุ้มค่า หรือคุณสามารถนำราคาของผู้ขายรายอื่นไปยังผู้ขายปัจจุบันของคุณและพวกเขาอาจตัดสินใจลดราคา

ตัวอย่างจดหมายต่ออายุสัญญา

จดหมายต่ออายุสัญญาอาจสั้นและรัดกุม นี่ไม่ใช่สัญญาซึ่งยาวกว่าและต้องใช้ความคิดมากขึ้น เป็นเพียงจดหมายขอให้ต่ออายุ ดังนั้นเป้าหมายคือเพื่อเปิดสายการสื่อสาร เลย์เอาต์ออกมาเหมือนจดหมายธุรกิจ

ชื่อและที่อยู่ของคุณ วันที่ ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย

เรียน x:

ระบุวันที่ที่สัญญาของคุณลงนามและบันทึกเมื่อจะสิ้นสุด: สัญญาการส่งมอบกาแฟของเราที่สถานที่ X ซึ่งเราลงนามเมื่อวันที่ 15 เมษายน 2017 มีกำหนดหมดอายุในวันที่ 15 เมษายนของปีนี้

ขอต่ออายุและขอข้อกำหนดใหม่: เราสนใจที่จะต่ออายุสัญญานี้ แต่มีคำขอน้อย เราต้องการขยายระยะเวลาของสัญญาเป็นสองปี เนื่องจากส่วนขยายนี้และการอุทิศต่อธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่องเราจึงขอส่วนลดจากการชำระเงินรายเดือน

ขอการประชุมหรือโทรศัพท์: หากต้องการดูข้อกำหนดที่เสนอใหม่นี้ฉันอยากจะนั่งคุยกันในสัปดาห์หน้าถ้าเป็นไปได้ ลองเรียงรายละเอียดแล้วเซ็นสัญญาใหม่ เราหวังว่าจะทำธุรกิจกับคุณ

ขอแสดงความนับถือ

ตรวจสอบเสมอก่อนที่จะต่ออายุ

การต่ออายุสัญญาเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ มันเป็นเรื่องน่าดึงดูดที่จะต่ออายุสัญญาในแต่ละปีหากสิ่งต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบเงื่อนไขและปรับปรุงให้ดีขึ้น คุณอาจรู้สึกราวกับว่าคุณไม่มีเวลาที่จะทำเช่นนี้กับทุกสัญญา แต่เวลาที่คุณใช้ในการตรวจสอบข้อกำหนดของคุณกับผู้ขายทุกรายจะชำระในระยะยาว