วิธีการเริ่มต้นธุรกิจคอลเซ็นเตอร์

หากคุณวางแผนที่จะเริ่มต้นศูนย์บริการลูกค้าคุณสามารถแยกคำแนะนำแบบเก่า ๆ ได้อย่างปลอดภัยว่าสถานที่นั้นเป็นทุกอย่าง เนื่องจากการติดต่อกับลูกค้าของคุณเท่านั้นหรือส่วนใหญ่จะไม่มาเยี่ยมคุณด้วยตัวเองพื้นที่ที่เพียงพอนั้นสำคัญกว่าสถานที่ ข้อกำหนดด้านโครงสร้างพื้นฐานและการจัดเก็บข้อมูลก็เป็นข้อพิจารณาที่สำคัญเช่นกัน นอกจากนี้เนื่องจากสภาพแวดล้อมในการทำงานอาจมีเสียงดังมากรูปแบบทางกายภาพไม่เพียง แต่จะสะดวกสบายสำหรับพนักงานของคุณเท่านั้น แต่ยังควรลดเสียงรบกวนด้วย

ข้อกำหนดของวิดีโอสแควร์

Response Design Corp. - ซึ่งเชี่ยวชาญในการออกแบบ call center - กล่าวถึงความต้องการพื้นที่ในแง่ของ "ตารางฟุตต่อที่นั่ง" แนะนำให้คุณอนุญาตพื้นที่ 125 ถึง 150 ตารางฟุตต่อที่นั่ง "หมายเลขวิดีโอสแควร์นี้ใช้กับความต้องการพื้นที่ส่วนกลางทั้งหมดไม่ใช่แค่ลูกบาศก์" บันทึกการออกแบบการตอบสนอง สำหรับพื้นที่กุฏิมันอ้างอิงหนึ่งศูนย์บริการที่ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าแต่ละรายได้รับห้องขนาด 33 ตารางฟุต หากคุณวางแผนที่จะเริ่มต้นด้วยโทรศัพท์ 10 เครื่องคุณจะต้องใช้พื้นที่ประมาณ 330 ตารางฟุตสำหรับห้องเล็ก ๆ และอีก 920 ถึง 1,170 ตารางฟุตสำหรับห้องประชุมห้องน้ำและที่เก็บข้อมูล

กำหนดความต้องการโครงสร้างพื้นฐาน

ทำงานกับที่ปรึกษาด้านธุรกิจโทรคมนาคมเพื่อกำหนดความต้องการโครงสร้างพื้นฐาน การเดินสายภายในระบบโทรศัพท์และข้อกำหนดเกี่ยวกับแบนด์วิดท์เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด ตัวอย่างเช่นตัดสินใจว่าสายโทรศัพท์แบบดั้งเดิมที่ใช้วงจรสวิตช์หรือ Voice Over Internet Protocol เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดหรือไม่ หากคุณเลือก VoIP ให้ตรวจสอบเพื่อดูว่ามีเว็บไซต์ที่มีศักยภาพได้ถูกติดตั้งไว้สำหรับบริการเครือข่ายใยแก้วนำแสงแล้วหรือไม่และคุณสามารถสร้างค่าใช้จ่ายสำหรับการปรับเปลี่ยนใด ๆ ที่จำเป็นในการชำระค่าเช่าหรือไม่ แบนด์วิดธ์หมายถึงอัตราการส่งข้อมูลซึ่งจะกำหนดความเร็วและประสิทธิภาพของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณ

ปรับสภาพแวดล้อมการจัดเก็บข้อมูลให้เหมาะสม

เพื่อให้มั่นใจถึงเวลาและความเชื่อถือได้ของระบบให้ติดตั้งอุปกรณ์ข้อมูลในห้องปิดที่มีระบบปรับอากาศแยกต่างหากและอุปกรณ์ตรวจสอบความชื้น Avtech Software, Inc. บริษัท ที่เชี่ยวชาญด้านการควบคุมอุณหภูมิของศูนย์ข้อมูลและการควบคุมสิ่งแวดล้อมขอแนะนำอุณหภูมิห้องโดยรอบระหว่าง 68 องศาถึง 75 องศาฟาเรนไฮต์และความชื้นสัมพัทธ์ระหว่าง 45 เปอร์เซ็นต์ถึง 55 เปอร์เซ็นต์

ซื้อซอฟต์แวร์และอุปกรณ์

ในหนังสือ“ Comdex Call Center Training Course Kit” ผู้แต่งและผู้ประกอบการ Vikas Gupta แนะนำให้ทุกศูนย์บริการใหม่เริ่มต้นด้วยเทคโนโลยีพื้นฐานห้าประการ เหล่านี้รวมถึงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผู้จัดจำหน่ายโทรศัพท์อัตโนมัติระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบการรวมระบบโทรศัพท์คอมพิวเตอร์และเครื่องมือติดต่อลูกค้า หากโฟกัสอยู่ที่การโทรออกคุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์การคาดคะเนการโทรด้วย ตัวแทนแต่ละคนจะต้องใช้คอมพิวเตอร์และชุดหูฟัง ราคาของซอฟต์แวร์และอุปกรณ์มีความแตกต่างกันอย่างมากดังนั้นเปรียบเทียบร้านค้าและรับใบเสนอราคาอย่างน้อยสามใบก่อนตัดสินใจซื้อ

ลดเสียงรบกวน

เสียงโทรศัพท์การสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่และอุปกรณ์ที่ใช้งานทั้งหมดล้วนส่งผลต่อสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีเสียงดัง สิ่งนี้ทำให้การวางแผนพื้นการวางผังและเวิร์กสเตชันเพื่อลดเสียงรบกวนที่สำคัญ ตัวเลือกสำหรับการดำเนินการนี้รวมถึงการเว้นระยะห่างเวิร์กสเตชันแทนการรวมกลุ่มตัวแทนเข้าด้วยกันเพิ่มแผงกั้นเสียงระหว่างเวิร์กสเตชันการสร้างสำนักงานส่วนตัวหนึ่งหรือสองแห่งเพื่อใช้สำหรับการประชุมและการโทรที่ต้องการความเป็นส่วนตัวและที่อยู่อาศัย ต้นไม้และเฟอร์นิเจอร์ที่นุ่มและลดเสียงรบกวนเช่นมู่ลี่พรมเบาะรองนั่งและเก้าอี้เบาะสามารถลดเสียงรบกวนได้มากยิ่งขึ้น