วิธีเขียนรายงานรายไตรมาส

หากงานของคุณมีการบรรยายสรุปเป็นระยะให้กับผู้จัดการหรือผู้นำระดับสูงในฝ่ายงานของคุณโอกาสที่คุณอาจแบ่งงานนี้ออกเป็นไตรมาสหรือส่วนงานสามเดือน องค์กรหลายแห่งใช้ช่วงเวลารายไตรมาสสำหรับการดำเนินงานด้านบัญชีและการเงินดังนั้นพวกเขาจะต้องมีการบรรยายสรุปที่ตรงกับกรอบเวลานี้ รายงานรายไตรมาสควรรวมถึงบทสรุปผู้บริหารและข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของธุรกิจไฮไลท์ความท้าทายและเป้าหมายที่ทำได้ในช่วงเวลานั้น คุณอาจรวมถึงการอ้างอิงประวัติที่สามารถทำให้รายงานของคุณมีชีวิตชีวาผ่านเหตุการณ์จริงที่เกิดขึ้นในระหว่างไตรมาส

ศึกษารายงานประจำไตรมาสก่อนหน้า

หากนี่เป็นรายงานรายไตรมาสแรกที่คุณเขียนให้ตรวจสอบรายงานก่อนหน้านี้ - รายงานประจำไตรมาสหรือรายปี อาจมีข้อมูลสิ้นปีที่คุณต้องการนำไปใช้กับรายงานรายไตรมาสนี้ นอกจากนี้อาจมีรูปแบบที่ต้องการสำหรับรายงานรายไตรมาสของคุณ อาจเป็นเรื่องดีถ้าคุณจะใส่ข้อมูลเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตามควรใช้รูปแบบเดียวกันเว้นแต่จะได้รับคำแนะนำเป็นอย่างอื่น หากคุณยังไม่มีเทมเพลตจากรายงานก่อนหน้าให้สร้างขึ้นใหม่ดังนั้นคุณจะไม่สร้างขั้นตอนนี้ในไตรมาสถัดไป

กำหนดแหล่งข้อมูลของคุณ

หากรายงานรายไตรมาสไม่ได้อยู่ในขอบเขตของคุณเพียงอย่างเดียวก็เป็นไปได้ว่าคุณจะต้องการข้อมูลจากแหล่งข้อมูลหรือแผนกอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นหากรายงานของคุณต้องการข้อมูลทางการเงินโปรดไปที่ส่วนการบัญชีหรือการเงินและขอข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับไตรมาสนั้น หากมีข้อมูลสำหรับไตรมาสก่อนหน้าขอให้ทำเช่นนั้นในกรณีที่คุณต้องการเปรียบเทียบระหว่างสองไตรมาส

ทบทวนหัวข้อธุรกิจสำหรับการรายงาน

รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อธุรกิจที่คุณกำลังตรวจสอบในรายงานรายไตรมาสของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ บริษัท ที่ปรึกษาและวัตถุประสงค์ของรายงานคือการอัปเดตทีมผู้นำที่กำลังดำเนินการสำหรับภารกิจที่แตกต่างกันหลายรายการพิจารณารายชื่อลูกค้าแต่ละรายตามด้วยประเภทของการมีส่วนร่วมเป็นหัวข้อย่อยเช่นนี้:

1. ชื่อลูกค้า, ประเภทของการมีส่วนร่วม; เช่นการฝึกสอนผู้บริหาร
2. ชื่อลูกค้า, ประเภทของการมีส่วนร่วม; เช่นการประชุมเชิงปฏิบัติการการพัฒนาทีม
3. ชื่อลูกค้า, ประเภทของการมีส่วนร่วม; เช่นการประเมินองค์กร

สำหรับแต่ละหัวข้อย่อยให้คำอธิบายสั้น ๆ ของการมีส่วนร่วมรวมถึงบุคลากรที่ได้รับมอบหมายให้แต่ละคน หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการให้ระบุชื่อและชื่อลูกค้าที่คุณสื่อสารด้วยในช่วงเวลานี้รวมถึงคำอธิบายกิจกรรมของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ อธิบายกิจกรรมอื่น ๆ เกี่ยวกับการมีส่วนร่วมเช่นจำนวนชั่วโมงที่ที่ปรึกษาที่ได้รับมอบหมายแต่ละคนทำงานและเป้าหมายวัตถุประสงค์และความสำเร็จสำหรับการมีส่วนร่วมแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน

"ที่ปรึกษา ABC John Doe สร้างกิจกรรมการพัฒนาทีมสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2019 เป้าหมายของการประชุมเชิงปฏิบัติการคือการทบทวนผลลัพธ์จากการประเมินองค์กรที่ดำเนินการในวันที่ 1 ธันวาคม 2018 และอำนวยความสะดวกในกิจกรรมต่างๆเพื่อแนะนำสมาชิกในทีม "

คุณเป็นผู้ตัดสินว่าคุณควรให้รายละเอียดมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับความยาวและรูปแบบของรายงานรายไตรมาสของคุณ ส่วนนี้เป็นองค์ประกอบการเล่าเรื่องของรายงานของคุณ

สเปรดชีตมีประโยชน์

นอกจากจะเป็นประโยชน์ในการนำเสนอภาพทางการเงินสำหรับรายงานรายไตรมาสของคุณแล้วสเปรดชีตยังได้รับการชื่นชมจากผู้อ่านที่เกี่ยวข้องกับบรรทัดล่าง คุณไม่จำเป็นต้องรวมหลายหน้าเข้ากับรายงานการเล่าเรื่องของคุณ แต่การแสดงเชิงปริมาณของกิจกรรมรายไตรมาสทำให้ผู้อ่านของคุณมีภาพรวมของความคืบหน้าทางธุรกิจในพื้นที่ของคุณ โดยใช้ตัวอย่างเดียวกันหากคุณรายงานเกี่ยวกับภารกิจหลายครั้งสเปรดชีตของคุณอาจสะท้อนถึงงบประมาณเริ่มต้นการวิเคราะห์การเผาไหม้ต้นทุนจนถึงปัจจุบันและงบประมาณโดยประมาณสำหรับการดำเนินการให้เสร็จในทั้งดอลลาร์และเปอร์เซ็นต์

เขียนคำนำและข้อสรุป

เมื่อคุณรวบรวมข้อมูลทั้งหมดสำหรับรายงานของคุณและจัดทำร่างแล้วให้เขียนคำแนะนำและข้อสรุปของคุณ การแนะนำควรมีระยะเวลาสำหรับรายงานของคุณแหล่งข้อมูลแผนกหรือโครงการและผู้ชม หากรายงานของคุณมีความยาวหรือซับซ้อนให้เขียนบทสรุปผู้บริหารที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในการสรุปแบบหน้าเดียว ข้อสรุปควรเน้นย้ำประเด็นสำคัญในช่วงไตรมาสนี้รวมถึงอธิบายประเด็นเด่น ๆ ที่พบในช่วงไตรมาสดังกล่าวและการคาดการณ์สำหรับไตรมาสถัดไป