สิ่งสำคัญคือการรู้วิธีการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างดี หากคุณสมัครงานขอประชุมหรือส่งข้อเสนอคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจที่ถูกต้องและจดหมายของคุณปราศจากข้อผิดพลาดและเขียนชัดเจน คุณต้องการทำให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นถูกต้อง วิธีหนึ่งที่ดีในการทำเช่นนี้คือการเพิ่ม "บรรทัดความสนใจ" ในจดหมายของคุณ
บรรทัดความสนใจไปที่ใด
จดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการเริ่มต้นด้วยชื่อและที่อยู่ของคุณที่มุมบนซ้ายจากนั้นตามวันที่และที่อยู่ของผู้รับ หากคุณตัดสินใจที่จะรวมบรรทัดความสนใจให้ใส่มันทันทีหลังจากที่อยู่ที่สอง
บรรทัดความสนใจแตกต่างจากหัวเรื่อง บรรทัดความสนใจนำจดหมายไปยังผู้รับโดยใช้ชื่อเต็มหรือชื่อเรื่อง มันสมเหตุสมผลที่สุดที่จะใช้บรรทัดความสนใจเมื่อคุณทราบเฉพาะชื่อผู้รับและไม่ใช่ชื่อเต็ม
ในทางกลับกันหัวเรื่องประกาศเจตนาของจดหมาย บางครั้งสิ่งเหล่านี้มีประโยชน์หากคุณไม่ทราบชื่อหรือชื่อผู้รับ จากนั้นคุณอาจใช้หัวเรื่องเช่น Subject: Letter of application สำหรับฝึกงานด้านการตลาด
ตัวอย่างของ Attention Line
เค้าโครงสำหรับจดหมายธุรกิจที่มีบรรทัดความสนใจมีลักษณะดังนี้:
ตัวอย่าง:
ชื่อของคุณ
ที่อยู่ของคุณ
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
วันนี้วันที่
ชื่อ บริษัท
ที่อยู่ บริษัท
เรียนผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด
จดหมายจะตามมา
เมื่อคุณต้องการสายการเรียนรู้
มีเหตุผลบางประการที่เหตุใดบรรทัดความสนใจจึงเป็นแนวคิดที่ดีสำหรับจดหมายธุรกิจ
- คุณไม่รู้ชื่อของบุคคลที่ควรได้รับจดหมาย แต่คุณรู้จักชื่อของเขาหรือเธอ ในกรณีนี้บรรทัดความสนใจจะมีชื่อเรื่องเท่านั้น เรียนผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด
- คุณต้องการให้จดหมายส่งถึงบุคคลใน บริษัท
- คุณต้องการให้จดหมายเข้าถึงผู้รับเร็วขึ้น
เมื่อไม่ต้องการสายการเรียน
บรรทัดความสนใจมีประโยชน์มากที่สุดหากคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลที่ควรได้รับจดหมายของคุณ จากนั้นจึงสมเหตุสมผลที่จะเขียนข้อควรระวัง: ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด ดูเหมือนโง่ที่จะเขียน Dear Director of Marketing บรรทัดความสนใจเหมาะสมกว่าเมื่อใช้ชื่อเรื่องเพียงอย่างเดียว
เมื่อคุณทราบชื่อและชื่อเต็มของผู้รับมันเป็นมาตรฐานในการละเว้นบรรทัดความสนใจและเพียงรวมชื่อและชื่อของพวกเขาทั้งในบรรทัดที่อยู่ของ บริษัท และในคำทักทาย
ตัวอย่าง:
ชื่อและที่อยู่ของคุณ
วันที่
Barry Botts
ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด
ชื่อและที่อยู่ของ บริษัท
เรียนนายบอทส์:
ใช้เส้นความสนใจเมื่อจำเป็นเท่านั้น พวกเขาไม่ใช่แบบมาตรฐาน แต่สามารถทำงานได้ดีหากคุณไม่รู้จักชื่อผู้รับ แต่รู้จักชื่อของผู้รับ
