การเริ่มต้นหรือดำเนินธุรกิจเป็นการผจญภัยที่น่าตื่นเต้นที่นำมาซึ่งโฮสต์ของงานเช่นการติดตามสุขภาพทางการเงินขององค์กรของคุณ มีวิธีการมากกว่าหนึ่งวิธีในการจัดการทางการเงินดังนั้นการเลือกพื้นฐานที่ถูกต้องของการบัญชีสำหรับองค์กรของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่จะได้รับภาพที่ถูกต้องของแนวโน้มทางการเงินและประมาณการธุรกิจของคุณ วิธีการบัญชีที่คุณเลือกอาจมีผลต่อเมื่อสินทรัพย์ของคุณลื่นไหล ไม่ว่าคุณจะใช้นักบัญชีหรือติดตามรายได้และค่าใช้จ่ายด้วยตัวเองให้เลือกวิธีการบัญชีเพียงวิธีเดียวและทำตามเพื่อความสอดคล้องและความถูกต้อง
พื้นฐานการบัญชี
การบัญชีสองประเภทที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เป็นวิธีการรับรู้รายได้และเงินสด ธุรกิจบางแห่งใช้วิธีเงินสดพื้นฐานที่แก้ไขซึ่งรวมหลักการจากทั้งวิธีการค้างรับและเงินสด
ในขณะที่วิธีการบัญชีแต่ละวิธีบันทึกสินทรัพย์หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้นจะแตกต่างกันเมื่อบันทึกแต่ละวิธีซึ่งจะส่งผลกระทบต่อภาพรวมทางการเงินของธุรกิจ ณ จุดใดก็ตาม
ส่วนประกอบหลักสามประการของสูตรการบัญชีขั้นพื้นฐาน (ซึ่งต้องสมดุลตลอดเวลา) มีดังนี้:
- สินทรัพย์: สินทรัพย์หมายถึงสินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตนของธุรกิจเช่นเงินสด, ที่ดิน, สินค้าคงคลัง, อาคาร, ลูกหนี้, การลงทุนและรายการทางการเงินอื่น ๆ สินทรัพย์เท่ากับหนี้สินบวกส่วนของผู้ถือหุ้น
- หนี้สิน: หนี้สินหมายถึงภาระผูกพันทางการเงินของธุรกิจเพื่อชำระเจ้าหนี้สำหรับบัญชีเจ้าหนี้ค่าจ้างและเงินกู้ยืมที่ค้างชำระ
- ส่วนผู้ถือหุ้น: ส่วนของเจ้าของหรือส่วนของผู้ถือหุ้นหมายถึงกำไรที่มีอยู่ ส่วนของผู้ถือหุ้นบวกหนี้สินเท่ากับสินทรัพย์
วิธีการบัญชีคงค้าง
วิธีคงค้างของการบัญชีรายงานรายได้ในงบกำไรขาดทุนเมื่อได้รับและตรงกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นไม่ใช่เมื่อชำระค่าใช้จ่าย ผลการบัญชี Accrual ในงบกำไรขาดทุนที่แสดงการทำกำไรของธุรกิจของคุณอย่างแม่นยำในช่วงเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่นหากตัวแทนขายทำการขายจำนวนมากในวันที่ 15 ธันวาคม แต่ไม่คาดว่าจะได้รับการชำระเงินจนถึงวันที่ 15 มกราคมของปีปฏิทินถัดไปวิธีการรับรู้บันทึกการขายเป็นรายได้ในเดือนธันวาคม
ในทำนองเดียวกันหากโครงการขนาดใหญ่ต้องการสั่งซื้อวัสดุในเดือนนี้วิธีการรับรู้บัญชีจะบันทึกใบแจ้งหนี้เป็นค่าใช้จ่ายแทนที่จะรอจนกว่าจะชำระเงิน วิธีนี้ช่วยติดตามเงินที่คุณต้องสำรองเพื่อชำระใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่คุณตั้งใจซื้อบางอย่างด้วยเงินที่กำหนดไว้แล้วเพื่อวัตถุประสงค์อื่น
หากค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นเนื่องจากรายได้ที่เข้ามาเช่นอุปกรณ์ที่จำเป็นในการติดตั้งเฟอร์นิเจอร์ที่ลูกค้าสั่งซื้อค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะถูกจับคู่และบันทึกไว้กับรายได้แทนการจดทะเบียนแยกต่างหากให้ภาพที่ถูกต้องสมเหตุสมผล สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะช่วยป้องกันไม่ให้สินทรัพย์และหนี้สินสูงเกินจริงซึ่งสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อมีการบันทึกแยกกัน นอกจากนี้ยังทำให้การติดตามอัตรากำไรง่ายและรวดเร็วเนื่องจากรายได้และค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการเดียวกันนั้นถูกติดตามด้วยกัน
ในขณะที่การรักษามุมมองที่กว้างและระยะยาวเกี่ยวกับการเงินจะเป็นประโยชน์ในการบัญชีธุรกิจวิธีการรับรู้ไม่ได้โดยไม่มีข้อเสีย การบัญชีคงค้างจำเป็นต้องมีการประมาณการและการคาดเดามากกว่าบัญชีเงินสดซึ่งเกี่ยวข้องกับรายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่นเป็นไปได้ที่จะนับรายได้ก่อนที่มันจะอยู่ในบัญชีธนาคารของคุณแล้วใช้มันส่งธุรกิจใหม่เข้าสู่ธุรกิจสีแดงหรือล้มละลาย
วิธีการค้างรับใช้เวลามากกว่าและดูแลโดยนักบัญชีมืออาชีพที่รู้ดีถึงวิธีการใช้วิธีการทางบัญชีอย่างถูกต้อง หนึ่งในพื้นที่เหนียวของบัญชีที่ดีที่สุดสำหรับมืออาชีพคือการประเมินหนี้เสียหรือรายได้ที่ไม่น่าจะผ่าน ในขณะที่ธุรกิจของคุณอาจมีลูกค้าที่น่าเชื่อถือส่วนใหญ่ที่ชำระค่าใช้จ่ายของพวกเขาทันทีจะมีผู้จ่ายค่าของพวกเขาช้าหรือไม่เลย นักบัญชีมืออาชีพรู้วิธีประเมินความสูญเสียเหล่านี้เพื่อให้เห็นภาพทางการเงินของธุรกิจคุณได้อย่างแม่นยำ
เกณฑ์เงินสดทางบัญชี
เกณฑ์เงินสดที่บันทึกทางบัญชีจะบันทึกรายได้เมื่อได้รับเงินและค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับชำระ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าธุรกิจของคุณซื้อรางน้ำ 75 ยูนิตสำหรับโครงการก่อสร้างที่กำลังจะมา แต่ใบแจ้งหนี้จะไม่มาถึงจนกว่าจะถึงเดือนหลังจากที่คุณได้รับสินค้า บัญชีธนาคารของคุณค่อนข้างเพรียวบางดังนั้นคุณจึงรออีกหนึ่งสัปดาห์เพื่อชำระใบแจ้งหนี้หลังจากได้รับแล้ว คุณไม่ได้บันทึกค่าใช้จ่ายจนกว่าจะถึงเวลานั้นแม้ว่าธุรกิจของคุณอาจวางรางน้ำไว้ในโครงการก่อสร้างแล้ว สำหรับธุรกิจขนาดเล็กคุณสามารถรู้สึกโล่งใจที่ไม่ต้องบันทึกค่าใช้จ่ายจนกว่าจะได้รับการจ่ายเงิน แต่มันอาจทำให้คุณใช้จ่ายเกินงบประมาณโดยไม่ตั้งใจและท้ายไม่สามารถจ่ายเงินคุณเป็นหนี้เจ้าหนี้ทันที
หลักการเดียวกันนี้ใช้กับรายได้ ตัวอย่างเช่นคุณลงนามในสัญญากับลูกค้าใหม่ที่ตกลงที่จะชำระธุรกิจของคุณหลายพันดอลลาร์เมื่อโครงการใหญ่เสร็จสมบูรณ์ซึ่งจะใช้เวลาสองสามเดือน ในระหว่างนี้ธุรกิจของคุณต้องซื้อวัสดุและทำงานให้เสร็จซึ่งเป็นค่าใช้จ่าย การใช้พื้นฐานเงินสดของการบัญชีคุณมีเงินทุนที่อยู่ในบัญชีธนาคารของคุณเท่านั้นที่สามารถซื้อเสบียงได้ ในขณะที่คุณจะไม่เข้าไปในธนาคารสีแดงโดยไม่ได้ตั้งใจคุณจะเห็นภาพของค่าใช้จ่ายที่สูงเกินจริงและภาพรายได้ที่สูงเกินจริงภายในสองเดือนเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้ทำให้บันทึกเงินสดใด ๆ ที่ธุรกิจของคุณไม่ถูกต้องและไม่น่าเชื่อถือ
ในขณะที่วิธีการบัญชีแบบเงินสดนั้นไม่ถูกต้องเท่ากับเกณฑ์คงค้างในระยะทางไกล แต่ข้อดีอย่างหนึ่งก็คือว่ามันไม่จำเป็นต้องมีห้องกระดิกมากเท่ากับเกณฑ์คงค้าง การประมาณการตามเกณฑ์คงค้างนั้นใช้อย่างปลอดภัยที่สุดโดยธุรกิจที่มีกำไรโดยมีวงเงินทางการเงินเพียงพอที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายก่อนที่จะได้รับรายได้ ธุรกิจของคุณอาจเริ่มต้นด้วยวิธีการทางบัญชีเงินสดแล้วด้วยความช่วยเหลือของนักบัญชีมืออาชีพให้ย้ายไปที่เกณฑ์คงค้างเมื่อส่วนของคุณเพิ่มขึ้น
แก้ไขเกณฑ์การบัญชีเงินสด
การเปลี่ยนแปลงพื้นฐานเงินสดของการบัญชีเป็นการรวมจุดแข็งของทั้งเกณฑ์คงค้างและเกณฑ์เงินสดของการบัญชี ในวิธีนี้รายได้จะได้รับการบันทึกไว้ตามที่ได้รับโดยใช้วิธีคงค้าง ในเวลาเดียวกันค่าใช้จ่ายจะได้รับการบันทึกเมื่อมีการชำระเช่นเดียวกับวิธีการบัญชีเงินสด แม้ว่าวิธีการแบบเงินสดพื้นฐานที่ปรับเปลี่ยนนั้นไม่ได้เป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือ GAAP แต่เจ้าของธุรกิจบางคนเชื่อว่าวิธีการทำบัญชีที่สำคัญทั้งสองวิธีนี้เป็นการผสมผสานที่ดีที่สุด
ตัวอย่างเช่นหากคุณสัญญาที่จะสร้างบ้านในเดือนตุลาคมซึ่งจะแล้วเสร็จในเดือนมกราคมรายได้จะถูกบันทึกในเดือนตุลาคม วัสดุก่อสร้างที่ซื้อไปจนแล้วเสร็จของโครงการจะถูกบันทึกอย่างค่อยเป็นค่อยไปตลอดทั้งโครงการด้วยวิธีนี้ธุรกิจของคุณรักษาบันทึกรายได้และการขายที่ถูกต้องในขณะที่มีความยืดหยุ่นในการรักษาสินทรัพย์ให้ได้นานที่สุดระหว่างกระบวนการสร้างตัวเอง ดังนั้นการปรับปรุงเกณฑ์การบัญชีเงินสดจึงมีประโยชน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งที่มีโครงการขนาดใหญ่เข้ามาโดยไม่ต้องมีบัญชีธนาคารขนาดใหญ่ให้ตรงกัน
ข้อเสียที่สำคัญที่สุดของวิธีการบัญชีแบบเงินสดที่แก้ไขคือเมื่อตัวแทนภายนอกหรือผู้ตรวจสอบบัญชีตรวจสอบบันทึกทางการเงินของธุรกิจของคุณ เนื่องจากวิธีนี้ไม่สอดคล้องกับ GAAP คุณจะต้องย้อนกลับและแปลงบันทึกทั้งหมดของคุณเป็นวิธีเงินสดและวิธีการบัญชีตามเกณฑ์คงค้าง งานส่วนเกินนี้จะเสียเวลาและเงินขององค์กรในระยะยาว
