การให้คำปรึกษาแก่พนักงานเกี่ยวกับกลิ่นตัวเป็นหนึ่งในงานที่ไม่สบายใจที่สุดที่ผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลประสบ บทสนทนากลิ่นตัวนั้นไม่ค่อยง่าย อย่างไรก็ตามความล้มเหลวในการจัดการกับกลิ่นตัวสามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่สบายใจสำหรับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า การพูดคุยเรื่องกลิ่นตัวจะต้องได้รับการเอาใจใส่เอาใจใส่และเป็นความลับโดยรวม เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่ากลิ่นตัวอาจเกิดจากปัจจัยหลายประการไม่ใช่แค่สุขอนามัยที่ไม่ดี
เตรียมการประชุมส่วนตัว
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคำอธิบายที่ถูกต้องของปัญหา มันเป็นเหตุการณ์ปกติหรือเป็นระยะ ๆ ?
รักษาความปลอดภัยพื้นที่ส่วนตัวเพื่อดำเนินการประชุม
พิมพ์นโยบายการแต่งกายขององค์กรของคุณและเน้นพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง
กำหนดการประชุม
สร้างแผนปฏิบัติการ
อธิบายวัตถุประสงค์ของการประชุมให้กับพนักงาน สนทนาโดยทั่วไปเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณได้รับ อย่าเปิดเผยชื่อของพนักงานที่รายงานปัญหา
ขอความคิดเห็นจากพนักงาน พวกเขาตระหนักถึงปัญหาและ / หรือพวกเขารู้ว่าสิ่งที่อาจทำให้เกิดกลิ่นตัว?
หากกลิ่นเป็นเงื่อนไขทางการแพทย์คุณจำเป็นต้องหาที่พักตามกฎหมายของคนอเมริกัน "เมื่อบุคคลที่มีกลิ่นตัวไม่สามารถลดกลิ่นตัวที่น่ารังเกียจให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้นายจ้างอาจพิจารณาจัดให้มีระบบฟอกอากาศในสำนักงานส่วนตัวโดยใช้ผลิตภัณฑ์ดูดซับกลิ่นในสภาพแวดล้อมการทำงานหรืออนุญาตให้ทำงานที่บ้าน" ไปที่นโยบายการจ้างงานคนพิการของแผนกหนึ่งของกระทรวงแรงงานสหรัฐ
หากกลิ่นไม่ได้เป็นผลมาจากสภาพทางการแพทย์ให้ระบุสาเหตุผ่านทางการสื่อสารกับพนักงานของคุณ
หากพนักงานไม่ทราบสาเหตุให้ขอให้เขาทบทวนอาหารเสื้อผ้าและสุขอนามัยของเขาในอีกสองถึงสามวันข้างหน้า กำหนดเวลาการประชุมติดตามผล เมื่อคุณระบุสาเหตุที่เป็นไปได้แล้วให้สร้างแผนปฏิบัติการ
ปัญหาสามารถแก้ไขได้ด้วยบางสิ่งที่ง่ายเหมือนยาดับกลิ่นตัวใหม่หรือห้องน้ำแตกหักได้หรือไม่? การเปลี่ยนแปลงในอาหาร? ติดตามพนักงานที่แจ้งปัญหาเบื้องต้น ทำให้มั่นใจได้ว่าขั้นตอนได้รับการแก้ไขแล้ว
ติดตามผล 14 วัน
กำหนดเวลาการประชุมติดตามผลกับพนักงานโดยไม่คำนึงถึงสาเหตุของปัญหา หากกลิ่นตัวเป็นผลมาจากสภาพทางการแพทย์ให้ปรึกษาขั้นตอนที่ บริษัท ดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา หากไม่ใช่เงื่อนไขทางการแพทย์ให้หารือขั้นตอนที่พนักงานทำเพื่อแก้ไขปัญหา ตรวจสอบความช่วยเหลือที่ บริษัท ได้ให้ไว้ เตือนพนักงานว่าคุณยังคงสามารถใช้งานได้หากพวกเขาต้องการการสนับสนุนในการแก้ไขปัญหา
ติดตามกับพนักงานรายงานเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว
จัดทำเอกสารการร้องเรียนต้นฉบับบทสรุปการประชุมขั้นตอนใด ๆ ที่นำไปสู่การแก้ไขและบันทึกการติดตามผลของคุณ บันทึกทุกอย่างในไฟล์ที่เป็นความลับห่างจากไฟล์บุคลากร
เคล็ดลับ
-
เมื่อใดก็ตามที่ทำได้ให้จัดการประชุมของคุณนอกเวลาทำการเพื่อให้มั่นใจว่าได้รับการรักษาความลับสูงสุด
การเตือน
การพยายามดึงดูดความสนใจเนื่องจากอาจเป็นการเพิกเฉยต่อการร้องเรียนของกลิ่นตัวการไม่ทำเช่นนั้นอาจส่งผลให้ขวัญกำลังใจของพนักงานลดลง นอกจากนี้หากพนักงานอยู่ในบทบาทการบริการลูกค้าคุณเสี่ยงต่อการร้องเรียนของลูกค้า
