การบัญชีสำหรับสินค้าคงคลังมีความซับซ้อนด้วยกฎเฉพาะสำหรับเดบิตและเครดิตที่มีผลกระทบต่อบัญชีต่างๆ โชคดีที่ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ช่วยในกระบวนการนี้ลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุดในขณะที่ทำงานหลายอย่างโดยอัตโนมัติ กฎสำหรับการบัญชีสินค้าคงคลังในสหรัฐอเมริกาถูกควบคุมโดยหลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไปหรือที่เรียกว่า GAAP
บัญชี
บริษัท ต้องมีอย่างน้อยหนึ่งบัญชีสำหรับสินค้าคงคลัง - บัญชีสินทรัพย์ที่มียอดเงินเดบิตปกติ บริษัท ผู้ผลิตอาจมีบัญชีสินค้าคงคลังมากกว่าหนึ่งบัญชีเช่นสินค้าคงคลังระหว่างการผลิตและสินค้าสำเร็จรูป บาง บริษัท ใช้บัญชีซื้อ (บัญชีเดบิต) เพื่อรับรู้การซื้อสินค้าคงคลัง ธุรกิจการผลิตและการขายสินค้าอาจใช้บัญชีที่ชื่อว่าต้นทุนขายหรือต้นทุนการผลิตสินค้า เช่นเดียวกับบัญชีเดบิตบัญชีเหล่านี้ทั้งหมดจะเพิ่มขึ้นโดยเดบิตและลดลงด้วยเครดิต
เพิ่มขึ้นในสินค้าคงคลัง
การเพิ่มขึ้นของสินค้าคงคลังมักเกิดจากการซื้อ รายการบันทึกประจำวันเพื่อเพิ่มสินค้าคงคลังเป็นเดบิตสินค้าคงคลังและเครดิตเป็นเงินสด หากธุรกิจใช้บัญชีการซื้อรายการจะหักบัญชีบัญชีการซื้อและเงินสดเครดิต ในตอนท้ายของรอบระยะเวลาบัญชีการซื้อจะถูกทำให้เป็นศูนย์โดยมีการย้ายยอดคงเหลือไปยังสินค้าคงคลัง การเพิ่มขึ้นอาจเนื่องมาจากผลตอบแทนการขายและในสถานการณ์นั้นรายการบันทึกที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังคือการตัดบัญชีสินค้าคงคลังและต้นทุนเครดิตของสินค้าที่ขาย บ่อยครั้งที่มีการใช้บัญชีสินค้าคงคลังแยกต่างหากสำหรับสินค้าส่งคืนนอกเหนือจากสินค้าคงคลังปกติ
ลดลงในสินค้าคงคลัง
สินค้าคงคลังลดลงตามยอดขาย รายการที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังคือการเดบิต / เพิ่มต้นทุนการขายและเครดิต / ลดสินค้าคงคลัง แทนที่จะทำรายการบันทึกประจำวันนี้บาง บริษัท คำนวณต้นทุนของสินค้าที่ขายตามการนับสินค้าคงคลัง ณ สิ้นงวด โปรดทราบว่าส่วนลดจากการขายจะไม่มีผลกับบัญชีสินค้าคงคลัง - ส่วนลดใด ๆ ที่รับรู้เป็นส่วนหนึ่งของการขาย / เงินสดหรือการขาย / บัญชีลูกหนี้เท่านั้น
การปรับ
บัญชีสินค้าคงคลังสามารถปรับได้สำหรับการสูญเสียหรือการแก้ไขหลังจากการนับสินค้าคงคลังที่มีอยู่จริง นักบัญชีอาจลดมูลค่าของสินค้าคงคลังสำหรับล้าสมัยตัวอย่างเช่น รายการบันทึกประจำวันเพื่อลดยอดสินค้าคงเหลือคือเครดิตสินค้าคงคลังและหักค่าใช้จ่ายเช่นการสูญเสียสำหรับการลดลงในบัญชีมูลค่าตลาด การปรับปรุงเพื่อเพิ่มสินค้าคงคลังเกี่ยวข้องกับการเดบิตสินค้าคงคลังและเครดิตไปยังบัญชีที่เกี่ยวข้องกับเหตุผลของการปรับปรุง ตัวอย่างเช่นเครดิตสามารถไปสู่บัญชีเจ้าหนี้หรือเงินสดหากการปรับปรุงเกี่ยวข้องกับการซื้อที่ไม่ได้รับการยอมรับในหนังสือ
