ในการติดต่อทางธุรกิจเป็นลายลักษณ์อักษรการใช้คำทักทายเมื่อคุณเริ่มต้นและจบจดหมายหรืออีเมล คำทักทายที่คุณใช้เพื่อเริ่มต้นข้อความจะกำหนดเสียงสำหรับการโต้ตอบที่เหลือ
ก่อนเริ่มการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความเข้าใจในสิ่งที่คุณเขียนและสิ่งที่คุณต้องใช้ในการสื่อสารประเภทนี้ ในขณะที่หลาย ๆ องค์กรใช้ภาษาที่เป็นทางการในการสื่อสารทางธุรกิจของพวกเขา แต่ก็มีหลาย บริษัท ที่ภาษาทางธุรกิจทั่วไปเป็นที่ยอมรับและได้รับการสนับสนุน
เลือกการทักทายจดหมายธุรกิจ
คำยกย่องทางธุรกิจที่คุณใช้เพื่อเริ่มข้อความจะขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักชื่อของบุคคลที่คุณเขียนถึงหรือไม่ เมื่อใดก็ตามที่ทำได้ควรส่งจดหมายหรืออีเมลถึงบุคคลที่ระบุ วิธีนี้ข้อความดึงดูดความสนใจของพวกเขา อย่างไรก็ตามหากคุณไม่ทราบชื่อของพวกเขามีตัวเลือกที่เป็นทางการบางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้:“ สำหรับผู้ที่อาจกังวล”“ Dear Sir or Madam,”“ สวัสดี” และ“ สวัสดี”
หากคุณรู้จักชื่อของบุคคลที่คุณกำลังติดต่อด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าสะกดถูกต้อง การสะกดชื่อของใครบางคนในการตั้งค่าทางธุรกิจนั้นแสดงให้เห็นถึงความประมาทหรือแม้แต่การขาดความเคารพ
นี่คือตัวอย่างคำทักทายอย่างเป็นทางการที่คุณสามารถใช้เมื่อคุณทราบชื่อของบุคคลที่คุณเขียนถึง:“ ที่รัก ชื่อ,”“ ถึง ชื่อ” และ“ สวัสดี ชื่อ” ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับ ผู้รับคุณอาจจะสามารถใช้ชื่อของพวกเขา หากเป็นความสัมพันธ์ที่เป็นทางการคุณอาจใช้ "นาย" "นาง" หรือ "นางสาว" ได้ตามด้วยนามสกุล
ตัวอย่างธุรกิจทั่วไปทั่วไป ได้แก่ “ สวัสดี ชื่อ” และ“ เฮ้ ชื่อ.” ใช้สิ่งเหล่านี้เฉพาะเมื่อคุณรู้วัฒนธรรมขององค์กรเป็นอย่างดีและสามารถยืนยันได้ว่ามันเป็นธุรกิจที่ไม่เป็นทางการ คุณไม่ควรใช้คำปราศรัยประเภทนี้ในการโต้ตอบอย่างเป็นทางการเช่นจดหมายปะหน้าจดหมายแนะนำหรือจดหมายสอบถามโดยไม่คำนึงว่าองค์กรนั้นมีความสะดวกสบายเพียงใด เป็นการดีที่สุดที่จะใช้คำทักทายแบบไม่เป็นทางการเหล่านี้เฉพาะในกรณีที่คุณมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มั่นคง
ลองปิดจดหมายธุรกิจเหล่านี้
เมื่อลงชื่อออกในจดหมายหรืออีเมลของคุณโปรดใช้การปิดที่ตรงกับเสียงที่คุณใช้ในคำทักทายและเนื้อหาของจดหมาย ตัวอย่างเช่นหากคุณเริ่มใช้อีเมลชั่วคราว“ สวัสดี ชื่อ” คุณอาจไม่ควรปิดจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการเช่น“ ขอแสดงความนับถือด้วยความเคารพ”
การปิดจดหมายธุรกิจเหล่านี้สามารถใช้ในจดหมายและอีเมลที่เป็นทางการมากขึ้น:“ ขอแสดงความนับถือ,““ ขอแสดงความนับถือ,”“ ขอแสดงความนับถือ,”“ ขอแสดงความนับถือ,”“ ขอแสดงความนับถือ,”“ ขอบคุณมาก”“ ขอแสดงความนับถือ” น้ำเสียงที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรที่มีการติดต่ออย่างเป็นทางการเป็นบรรทัดฐานหรือสำหรับเอกสารที่มีลักษณะเป็นทางการมากขึ้นเช่นจดหมายปะหน้า
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการปิดการลองใช้การติดต่อแบบไม่เป็นทางการ:“ ขอบคุณ”“ ขอบคุณมาก”“ ดีที่สุด” และ“ ความปรารถนาดีที่สุด” การปิดจดหมายธุรกิจประเภทนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดที่ใช้ใน บริษัท ที่มีบรรยากาศสบาย ๆ ทางธุรกิจ คนที่คุณมีพันธะมั่นคง อย่าใช้โทนเสียงปกติในการลงชื่อเอกสารสำคัญที่เป็นทางการ
