รายงานการเบิกจ่ายเงินสดคืออะไร?

เมื่อ บริษัท ใช้จ่ายเงินเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายไม่ว่าจะเป็นเงินสดเช็คการโอนทางอิเล็กทรอนิกส์หรือวิธีอื่นใดก็ตามสิ่งนี้เรียกว่าการจ่ายเงินในโลกของการบัญชี รายงานการเบิกจ่ายเงินสดเป็นบันทึกของการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินสดที่จ่ายโดย บริษัท ไม่ว่าด้วยเหตุผลใด ๆ โดยทั่วไปแล้วรายงานจะถูกสร้างขึ้นโดยแพ็คเกจซอฟต์แวร์การบัญชีของ บริษัท เช่น QuickBooks

เคล็ดลับ

• รายงานการเบิกจ่ายเงินสดเป็นบันทึกของการทำธุรกรรมแต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับเงินสดที่จ่ายโดย บริษัท

การเบิกจ่ายเงินสดคืออะไร?

การเบิกจ่ายเงินสดเป็นรายการธุรกรรมค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลที่รวมยอดรวมค่าใช้จ่ายที่แสดงในงบกำไรขาดทุนของ บริษัท ซึ่งรวมถึงการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนสินค้าคงคลังบริการด้านกฎหมายภายนอกค่าเช่าอาคารและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ทุกอย่างที่ บริษัท เกิดขึ้น เมื่อ บริษัท จ่ายใบแจ้งหนี้ บริษัท จะบันทึกการชำระเงินลงในบัญชีรายจ่ายเงินสดในระบบซอฟต์แวร์บัญชีของ บริษัท

งบกำไรขาดทุนของ บริษัท แสดงการจ่ายเงินสดในระดับสูงและค่าใช้จ่ายจะแสดงในช่วงเวลาที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่า บริษัท ใช้การบัญชีเงินสดหรือเกณฑ์คงค้าง

สมุดรายวันการเบิกเงินสด

ในการบัญชีคำว่า "วารสาร" ใช้เพื่ออธิบายรายการธุรกรรมที่บันทึกไว้ซึ่งแยกตามประเภท โดยทั่วไปธุรกิจจะใช้วารสารหลายฉบับในระบบบัญชีเช่นสมุดรายวันเพื่อขายใบเสร็จรับเงินการเบิกจ่ายเงินสดและวารสารทั่วไป ในซอฟต์แวร์บัญชีจำนวนมากผู้ใช้จะไม่เห็นวารสารแต่ละเล่ม

ธุรกรรมเหล่านี้ถูกโพสต์ลงในสมุดรายวันทั่วไปของ บริษัท เนื่องจากเมื่อผู้ใช้สร้างเช็คหรือป้อนใบแจ้งหนี้ไปยังระบบรายการจะถูกทำโดยอัตโนมัติไปยังแต่ละวารสารเฉพาะแล้วโอนไปยังวารสารทั่วไป สิ่งนี้ได้ขจัดความจำเป็นในการบันทึกธุรกรรมด้วยตนเองในสมุดรายวันเช่นสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด เมื่อมีการบันทึกธุรกรรมทางบัญชีด้วยมือรายการจะได้รับการบันทึกลงในบัญชีรายจ่ายการชำระเงินด้วยตนเองก่อนแล้วจึงโอนไปยังบัญชีรายวันทั่วไป

ปกป้องเงินสดของ บริษัท

หนึ่งในการใช้งานที่สำคัญที่สุดสำหรับการรายงานการจ่ายเงินสดคือการช่วยในการควบคุมภายในอย่างเข้มงวดเกี่ยวกับเงินสดที่ออกจาก บริษัท เพื่อที่จะไม่สิ้นสุดในมือผิด นี่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการควบคุมเงินสดภายในที่มีขนาดใหญ่ขึ้นซึ่งรวมถึงหลายขั้นตอนเช่นการแยกหน้าที่ซึ่งหมายความว่าไม่มีการทำธุรกรรมทางการเงินตั้งแต่ต้นจนจบโดยพนักงานเพียงคนเดียว

รายงานการเบิกจ่ายเงินสดสามารถให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่เจ้าของธุรกิจเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเพื่อช่วยในการจัดการได้ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่นมันแสดงจำนวนเงินที่ใช้ไปกับสินค้าคงคลังสำหรับเดือนจำนวนเงินที่ใช้กับค่าจ้างบุคลากรค่าเช่าและสัญญาเช่าและค่าใช้จ่ายสำหรับบริการภายนอกใด ๆ สมุดรายวันการเบิกเงินสดสามารถใช้เป็นทรัพยากรในการวางแผนการตัดสินใจการจัดการเงินสดในอนาคต รายงานยังให้รายละเอียดในระดับที่จำเป็นเพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ใครก็ตามใน บริษัท จากการยักยอกเงินหรือนำเงินสดไปในทางที่ผิด ตัวอย่างเช่นการตรวจสอบรายงานเมื่อเวลาผ่านไปสามารถช่วยติดตามรูปแบบการชำระเงินเพื่อสังเกตเห็นกิจกรรมที่ผิดปกติหรือตรวจสอบและตรวจสอบการเบิกจ่ายจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องตามกฎหมาย

เมื่อ บริษัท จ่ายเงินสด บริษัท ควรใช้เช็คที่มีหมายเลขกำกับไว้ล่วงหน้าและมีนโยบายในการกำหนดว่าใครใน บริษัท สามารถอนุมัติการจ่ายเช็ค นอกจากนี้เมื่อ บริษัท จ่ายใบแจ้งหนี้ก็ควรทำเครื่องหมายพวกเขาเป็นเงินเพื่อป้องกันการจ่ายเงินสองเท่าที่ไร้ยางอายหรือผิดพลาด การตรวจสอบรายงานการเบิกจ่ายเงินสดทุกเดือนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามปัญหานี้และปัญหาอื่น ๆ

เป็นเรื่องสำคัญที่ บริษัท จะต้องมีจำนวน จำกัด มากที่สุดอาจจะสามหรือสี่คนที่มีอำนาจลงชื่อในเช็ค บริษัท หากการจ่ายเงินผิดปกติแสดงในรายงานการชำระเงินสดมันเป็นเรื่องง่ายที่จะติดตามสำเนาเช็คและพูดคุยกับบุคคลที่ลงนามในเช็คเพื่อตรวจสอบการทำธุรกรรม ตรวจสอบผู้ลงนามควรมีระดับอำนาจที่สำคัญและเหมาะสมภายใน บริษัท