ไม่ว่าจะส่งทางไปรษณีย์หรือทางอีเมลจดหมายธุรกิจจะเป็นไปตามรูปแบบและสไตล์เฉพาะ ตามรูปแบบจะไปถึงจุดที่รวดเร็วและแจ้งให้ผู้อ่านของคุณทราบเกี่ยวกับเอกสารที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมที่คุณได้รวมไว้เช่นประวัติย่อสัญญาที่ลงนามหรือสำเนาใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงิน รายละเอียดสิ่งที่แนบมาในเนื้อความของจดหมายของคุณและสังเกตที่ด้านล่างของจดหมายของคุณเป็นวิธีที่เป็นมืออาชีพในการช่วยให้ผู้รับเข้าใจว่าทำไมคุณกำลังเขียนและวัสดุเพิ่มเติมที่คุณส่ง
บอกผู้อ่านว่าทำไมคุณถึงเขียน
จดหมายธุรกิจที่เขียนอย่างดีเริ่มต้นด้วยประโยคเดียวที่อธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียน บอกผู้รับว่าคุณแนบเอกสารอะไรบ้างและทำไมและทำไมคุณถึงรวมเอกสารเหล่านั้น คุณควรเริ่มต้นด้วยวลีเช่น“ ฉันกำลังแนบประวัติย่อของฉันสำหรับตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการ” หรือ“ แนบเป็นสำเนาของจดหมายที่ฉันได้รับเพื่อยืนยันการชำระเงินล่าสุดของฉัน”
หลีกเลี่ยงการเป็นทางการเกินไป
การเขียนจดหมายธุรกิจของคุณไม่ควรรวมวลีที่เป็นทางการว่า“ โปรดหาสิ่งที่แนบมา…” แม้ว่าจะไม่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ แต่ภาษาเขียนเชิงรูปแบบนั้นส่วนใหญ่จะใช้ในวารสารวิชาการเอกสารทางการและสถานที่ที่ต้องการระดับความรุนแรงที่เพิ่มขึ้น ตามกฎทั่วไปควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาทางการมากเกินไปในการติดต่อธุรกิจและอีเมลในชีวิตประจำวันของคุณ
รายการสิ่งที่แนบมาหรือสิ่งที่แนบมาด้านล่างลายเซ็นของคุณ
ที่ด้านล่างของตัวอักษรหลังจากบรรทัดลายเซ็นเป็นสถานที่ที่เหมาะสมในการแสดงรายการสิ่งที่แนบมา หากคุณกำลังส่งอีเมลให้เว้นวรรคหลังลายเซ็นจากนั้นอ้างอิงไฟล์แนบพร้อมด้วยสัญกรณ์สั้น ๆ เช่น“ Attachment: Resume for Jane K. Doe” หากคุณส่งจดหมายผ่านทางบริการไปรษณีย์คุณจะต้องเพิ่มเอกสารอธิบายสั้น ๆ เปลือกสองบรรทัดภายใต้ลายเซ็น คุณสามารถเขียนคำว่า“ สิ่งที่แนบมา” (ตัวอย่าง:“ สิ่งที่แนบมา: สรุปตลาดรายเดือน”) หรือใช้ตัวย่อธุรกิจทั่วไป“ enc.” (“ Enc: Resume สำหรับ John K. Doe)
เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับอีเมลธุรกิจ
วิธีตั้งชื่อไฟล์แนบ: การจัดรูปแบบเป็นสิ่งสำคัญเมื่อส่งอีเมลธุรกิจ ชื่อไฟล์ของไฟล์แนบควรเกี่ยวข้องกับอีเมลของคุณ รวมชื่อของคุณคำอธิบายสั้น ๆ ของหัวเรื่องและวันที่ของอีเมล หากมีสิ่งที่แนบมากกว่าหนึ่งหน้าให้ระบุด้วยเช่นกัน
แนบรูปถ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ: หากคุณกำลังส่งภาพถ่ายตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบตัดรูปภาพเพื่อแสดงเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องและในขนาดเล็กหรือขนาดกลางที่จะดาวน์โหลดได้อย่างรวดเร็วบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ของผู้รับ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมทุกอย่างแล้ว: ก่อนที่คุณจะปิดผนึกซองจดหมายหรือกดปุ่มส่งตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่แนบมาของคุณอยู่ในซองจดหมายหรือแนบเอกสารของคุณไปกับอีเมล นายหน้าหลายคนและธุรกิจอื่น ๆ อาจทิ้งจดหมายที่ไม่รวมเอกสารแนบที่ร้องขอ นอกจากนี้ยังให้ความประทับใจแก่ผู้ส่งที่ประมาท
