การสร้างสเปรดชีตการติดตามเพื่อบันทึกการประหยัดต้นทุนและการหลีกเลี่ยงต้นทุนช่วยให้องค์กรของคุณสามารถรายงานการประหยัดทั้ง“ ยาก” และ“ อ่อน” ได้อย่างแม่นยำ ประหยัดอย่างหนักแสดงเป็นค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่าเมื่อเทียบกับปีที่แล้ว การออมที่อ่อนนุ่มนั้นเป็นรูปธรรมน้อยลงและอาจรวมถึงการเจรจาต่อรองการเพิ่มขึ้นของต้นทุนจากซัพพลายเออร์หรือการฝึกอบรม "ฟรี" ที่มาพร้อมกับการเพิ่มอัตรา การพัฒนาสเปรดชีตเพื่อติดตามการออมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการให้สิ่งจูงใจแก่ผู้ที่รับผิดชอบในการซื้อ
รายการที่คุณจะต้อง
-
โปรแกรมสเปรดชีต
-
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ผ่านมา
-
สัญญา
กลุ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเป็นหมวดหมู่ตรรกะ หมวดหมู่สามารถแยกตามประเภทเช่นการจัดกลุ่มยูทิลิตี้ทั้งหมดเข้าด้วยกัน หากพนักงานหลายคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดซื้อให้ใช้ค่าใช้จ่ายกลุ่มโดยผู้รับผิดชอบ
พิมพ์หัวข้อ "ค่าใช้จ่าย" ในเซลล์แรกของสเปรดชีต ด้านล่างให้ป้อนชื่อหมวดหมู่จากนั้นระบุชื่อค่าใช้จ่ายในเซลล์ด้านล่าง ทำซ้ำสำหรับแต่ละหมวดหมู่
ในคอลัมน์ถัดไปพิมพ์ในหัวข้อคอลัมน์“ จริง” และปี ด้านล่างป้อนดอลลาร์ที่ใช้ในเซลล์ทางด้านขวาของชื่อค่าใช้จ่ายแต่ละชื่อ ติดป้ายคอลัมน์ถัดไป“ การปรับปรุง” และป้อนการเพิ่มหรือลดตามสัญญาใด ๆ ในแถวค่าใช้จ่ายเดียวกันกับที่ใช้ ติดป้ายคอลัมน์ถัดไป "เกณฑ์มาตรฐาน" และป้อนสูตรเพื่อคูณจำนวนเงินจริงด้วยการบวกด้วยการปรับ: (จริง * (1 + การปรับค่า))
ระบุปริมาณของสินค้าที่ผลิตในปีที่แล้วและการผลิตตามแผนสำหรับปีถัดไป ที่ด้านบนของแถวถัดไปพิมพ์ใน“ ต่อหน่วย” สำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องเช่นวัสดุและแรงงานให้ป้อนสูตรเพื่อปรับเกณฑ์มาตรฐานให้เป็นปริมาณใหม่: (เกณฑ์มาตรฐาน / ปริมาณปีที่แล้ว * ปริมาณปีนี้)
พิมพ์“ Actuals” และปีปัจจุบันในแถวบนสุดของคอลัมน์ถัดไปและปล่อยว่างไว้จนกว่าจะทราบจำนวนค่าใช้จ่ายจริง ตั้งชื่อคอลัมน์ถัดไปว่า "ความแตกต่าง" สำหรับแต่ละค่าใช้จ่ายให้ป้อนสูตรการลบค่าใช้จ่ายจริงของปีนี้จากตัวเลขในคอลัมน์มาตรฐาน
หลังจากแต่ละหมวดหมู่ให้แทรกสองบรรทัดว่าง ในบรรทัดแรกพิมพ์ใน“ ผลรวมย่อย” ในเซลล์ถัดจากพิมพ์สูตรเพื่อเพิ่มค่าใช้จ่ายทั้งหมดในหมวดนั้นเข้าด้วยกันแล้วคัดลอกลงในคอลัมน์ทั้งหมดในสเปรดชีต หลังจากหมวดหมู่สุดท้ายให้พิมพ์“ ผลรวม” ในคอลัมน์แรกและในเซลล์ถัดจากป้อนสูตรเพื่อเพิ่มผลรวมย่อยหมวดหมู่ทั้งหมดเข้าด้วยกัน คัดลอกสิ่งนี้ข้ามคอลัมน์ทั้งหมดในสเปรดชีต
ป้อนค่าใช้จ่ายเมื่อมีการเซ็นสัญญาใหม่หรือได้รับใบแจ้งหนี้จริง ใส่แถวเพิ่มเติมสำหรับค่าใช้จ่ายใหม่ใด ๆ หรือเพื่อบันทึกการประหยัดค่าใช้จ่ายหลีกเลี่ยง
เคล็ดลับ
-
ปรับปรุงความเป็นเจ้าของต้นทุนทั้งหมดโดยการตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะให้รางวัลการออมอย่างไร การตัดสินใจที่สำคัญรวมถึงการที่พนักงานจะได้รับผลตอบแทนการออมสุทธิสำหรับค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือไม่และการจัดการการออมที่ไม่มีตัวตนที่ส่งผลกระทบต่อหมวดหมู่อื่น คอลัมน์การปรับสามารถใช้เพื่อกำหนดเป้าหมายได้ การใส่เปอร์เซ็นต์การออมที่ต้องการสำหรับแต่ละหมวดหมู่จะสร้างเป้าหมายมาตรฐานสำหรับแต่ละค่าใช้จ่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมการปรับปรุงกระบวนการที่ทำให้ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานลดลงหรือลดชั่วโมงแรงงาน
