วิธีการอนุมัติรายงานการประชุมคณะกรรมการ

รายงานการประชุมคณะกรรมการเป็นเอกสารทางกฎหมายและพร้อมสำหรับการตรวจสอบโดยสาธารณะทำให้เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับธุรกิจหรือองค์กรประเภทอื่น ยิ่งพวกเขาเป็นทางการยิ่งสำคัญก็คือพวกเขาจะได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการก่อนที่จะเผยแพร่ การใช้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดง่ายๆสองสามข้อในการบันทึกและอนุมัตินาทีจะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการนี้และลดงานเอกสาร

ทบทวนกระบวนการสำหรับการบันทึกรายงานการประชุมที่ได้รับคำสั่งจากองค์กร หลายคนปฏิบัติตามกฎระเบียบของโรเบิร์ตซึ่งทำให้เลขาการบันทึกสามารถใช้และติดตามเทมเพลตสำหรับจดบันทึกและสร้างนาทีสุดท้าย ถามเวลาและถ้าคุณควรรวมชื่อของสมาชิกในบอร์ดที่แสดงความคิดเห็นหรือถามคำถามหรือถ้าคุณควรปกป้องความเป็นส่วนตัวของพวกเขา ตัวอย่างเช่นคุณอาจจำเป็นต้องเขียน“ มีการกล่าวกันว่าคู่แข่งของเรา XYZ Corporation กำลังใช้โฆษณาที่ทำให้เข้าใจผิดและควรติดต่อ FTC” แทนที่จะเป็น“ บ็อบสมิ ธ กล่าวว่าเขาเชื่อว่าคู่แข่งของเรา XYZ Corporation กำลังใช้งาน โฆษณาที่ทำให้เข้าใจผิดและ FTC ควรได้รับการติดต่อ Debbie Jones และ Hank Johnson เห็นด้วย”

ให้แน่ใจว่าได้บันทึกนาทีอย่างถูกต้อง ขอให้สมาชิกในคณะกรรมการหยุดพูดหรือประธานจะต้องรอก่อนที่จะเริ่มการสนทนาใหม่เมื่อใดก็ตามที่คุณกำลังจดบันทึก ขอให้สมาชิกทำซ้ำหรือชี้แจงข้อมูลใด ๆ ที่คุณไม่เห็นชัดเจน สมาชิกคณะกรรมการภาพเคลื่อนไหวทำซ้ำรวมทั้งการเคลื่อนไหวเดิมและรุ่นแก้ไขเพิ่มเติมสุดท้ายเมื่อมีการแนะนำการเคลื่อนไหว ทำสิ่งนี้โดยไม่คำนึงว่าการเคลื่อนไหวนั้นเกิดขึ้นหรือไม่และผ่านหรือไม่ บันทึกผลรวมของการลงคะแนนเสียงใด ๆ มากกว่าเพียงแค่ระบุว่าการลงคะแนนผ่านไปแล้ว

ส่งรายงานการประชุมไปยังประธานคณะกรรมการผู้อำนวยการบริหารหรือคณะผู้บริหารก่อนส่งให้คณะกรรมการบริหารอย่างเต็มที่หากเป็นขั้นตอนขององค์กรของคุณ หลังจากที่คุณได้รับการอนุมัติให้ส่งรายงานไปยังคณะกรรมการแบบเต็มให้ส่งเอกสารไปยังสมาชิกทุกคนในคณะกรรมการไม่ว่าเธอจะเข้าร่วมประชุมหรือไม่และเธอจะเข้าร่วมประชุมหรือไม่ซึ่งจะมีการอนุมัติรายงานการประชุม ส่งรายงานให้เร็วพอเพื่อให้คณะกรรมการสามารถอ่านถามคำถามเกี่ยวกับหัวข้อวิจัยที่ได้อภิปรายและขอคำชี้แจง

ในการประชุมคณะกรรมการครั้งต่อไปที่มีการประชุมครบองค์ประชุมให้ประธานหรือสมาชิกคณะกรรมการคนใดกำลังดำเนินการประชุมครั้งต่อไปเพื่อให้คณะกรรมการอนุมัติรายงานการประชุม ครบองค์ประชุมคือจำนวนสมาชิกขั้นต่ำของคณะกรรมการที่ต้องดำเนินการอย่างเป็นทางการ รอให้การเคลื่อนไหวได้รับความสนใจจากนั้นให้ผู้นำการประชุมเปิดพื้นเพื่ออภิปราย ในระหว่างการสนทนาต้องการให้มีการเคลื่อนไหวทำตามและส่งต่อหากมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขใด ๆ ที่ต้องทำในนาที หลังจากการอภิปรายหรือหากไม่มีการสนทนาให้หัวหน้าประชุมเรียกคำถามหรือลงคะแนนเพื่อรับรองรายงานการประชุม