วิธีการเขียนข้อเสนอของแผนก

โดยทั่วไปข้อเสนอของแผนกจะถูกใช้เพื่อรับทรัพยากรสำหรับโครงการใหม่หรือขยายบริการใหม่หรือวิธีการทำธุรกิจปัจจุบันที่ต้องได้รับการอนุมัติสำหรับการใช้จ่ายงบประมาณของแผนก ต้องสั้นพอที่จะเคารพเวลาของผู้ตัดสินใจ แต่ครอบคลุมเพียงพอที่จะได้รับการอนุมัติ ข้อเสนออาจเป็นการตอบสนองต่อคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) หรืออาจไม่ได้รับการร้องขอ

การเตรียมข้อเสนอ

ทำวิจัยของคุณ อ่าน RFP หรือคู่มือข้อเสนอของแผนกอย่างละเอียด รู้ว่าพวกเขาต้องการอะไร (รูปแบบความยาวจำนวนส่วน) ทำตามคำแนะนำอย่างแม่นยำ อย่าโพล่งออกมา

รู้ว่าคุณกำลังเสนอข้อเสนอถึงใคร: ซีอีโอคณะผู้บริหารหรือผู้จัดการแผนก คุณจะต้องส่งข้อเสนอให้กับมุมมองของพวกเขา CEO จะต้องมีมุมมองเชิงกลยุทธ์มากขึ้นในขณะที่ผู้จัดการจะต้องการรายละเอียดขั้นตอนเพิ่มเติม คณะกรรมการจัดการจะประกอบด้วยทั้งสองอย่างดังนั้นทั้งสองเป้าหมายควรได้รับการบันทึกไว้อย่างดี

อ่านแผนกลยุทธ์ของแผนกหรือเทียบเท่า คุณจะต้องแสดงให้เห็นว่าข้อเสนอของคุณบรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์หรือผลลัพธ์ที่สำคัญอย่างไร อ่านเอกสารอื่น ๆ ของแผนกที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะเอกสารที่อ้างอิงถึงพื้นที่ที่คุณกำลังทำงาน

การพัฒนาข้อเสนอ

เริ่มต้นด้วยประวัติของปัญหาที่คุณจะแก้ไขหรือบริการที่คุณจะแสดง อธิบายความต้องการหรือให้การวิเคราะห์ความต้องการ แสดงความเข้าใจโครงสร้างแผนกและสถานที่ที่ข้อเสนอนี้เหมาะสม

ระบุประโยชน์ของข้อเสนอของคุณ - หากเป็นไปได้ในเชิงปริมาณ เน้นจุดแข็งและโอกาสเชิงปริมาณและแสดงวิธีแก้ปัญหาจุดอ่อนและภัยคุกคาม อธิบายตัวเลือกและทางเลือกที่เป็นไปได้ในแง่ของต้นทุนและผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้อง ทำการวิเคราะห์ความเสี่ยง รวมถึงข้อพิจารณาทางกฎหมายและระบุวิธีแก้ไขความเสี่ยงที่ระบุไว้ ระบุตัวเลือกที่คุณต้องการและแสดงเหตุผล

ระบุทรัพยากรมนุษย์และวัสดุที่จะต้องใช้สำหรับตัวเลือกที่แนะนำในแง่ของจำนวนและค่าใช้จ่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเรียกร้องทั้งหมดของคุณถูกต้องและคุณมีทรัพยากรที่จะให้ผลลัพธ์ที่คุณสัญญา

ระบุกรอบเวลาของงานอย่างชัดเจน รวมโครงสร้างการแบ่งงานขั้นพื้นฐานหรือแผนภูมิแกนต์ซึ่งเป็นทั้งเครื่องมือการจัดการโครงการ หากคุณไม่คุ้นเคยกับพวกเขาให้หาเพื่อนร่วมงานที่เป็น ต้องแน่ใจว่าได้รวมชื่อของเพื่อนร่วมงานที่ให้ความช่วยเหลือที่สำคัญไม่ว่าจะด้วยวาจาหรือในข้อเสนอ

ก่อนที่จะส่งข้อเสนอให้แยกกันเป็นเวลา 24 ชั่วโมง อ่านอย่างละเอียดและระบุจุดอ่อนใด ๆ กระชับไวยากรณ์ ถามคนที่คุณไว้ใจเพื่อพิสูจน์อักษรและเขียนใหม่ถ้าจำเป็น

สร้างบทสรุปผู้บริหาร ในหนึ่งหน้าหรือน้อยกว่าให้ระบุส่วนที่สำคัญของข้อเสนอ ใส่สิ่งนี้เป็นหน้าแรก หน้าสองควรเป็นดัชนีที่ถูกต้องหรือสารบัญ

เคล็ดลับ

• หากคุณต้องการนำเสนอด้วยตนเองให้ฝึกการนำเสนอของคุณต่อหน้ากระจกหรือนำเสนอต่อเพื่อนร่วมงานว่าเป็นคนแห้ง

  อย่าสัญญาในสิ่งที่คุณไม่สามารถส่งมอบหรืออ้างสิทธิ์ที่ไม่มีมูลความจริงหรือไม่จริง