หลายคนจะไม่อ่านคำแนะนำยกเว้นวิธีสุดท้าย เมื่อผู้คนอ่านพวกเขาพวกเขามีประโยชน์ก็ต่อเมื่อพวกเขาเขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม เมื่อคุณเข้าใจผู้ชมของคุณคุณจะพร้อมที่จะให้การแนะนำที่ดีขึ้นตามด้วยคำแนะนำ
ศึกษากลุ่มเป้าหมายของคุณ
คำแนะนำมักจะบอกผู้อ่านว่าจะทำสร้างใช้งานหรือบำรุงรักษาผลิตภัณฑ์หรือขั้นตอน ขั้นแรกให้ผู้ชมที่คุณต้องการมีคุณสมบัติรู้ว่าพวกเขาเข้าใจหัวข้อได้ดีเพียงใด ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนคำแนะนำสำหรับการจ้างงานใหม่พวกเขาควรเขียนเป็นภาษาธรรมดาในขณะที่คำแนะนำสำหรับผู้บริหารระดับสูงอาจรวมถึงศัพท์แสงอุตสาหกรรมมากขึ้น ใช้ภาษาที่เหมาะสมกับผู้อ่านและรวมถึงรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จำเป็นในการทำงาน
สร้างคำนำ
บ่อยครั้งที่ผู้อ่านข้ามบทแนะนำและเลื่อนไปทางคำแนะนำ วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้อ่านผ่านบทแนะนำคือการเขียนคำอธิบายหรือเหตุผลสำหรับคำแนะนำในรายการที่มีหมายเลขแทนรูปแบบย่อหน้า ผู้อ่านมีแนวโน้มที่จะตรวจสอบรายการ รวมถึงวัตถุประสงค์ของคำแนะนำผู้ที่ควรอ่านเอกสารและสิ่งที่รวมอยู่ภายใต้หัวข้อที่ต่างกัน การแนะนำนี้ยังช่วยให้ผู้อ่านได้ทราบถึงสิ่งที่ไม่ครอบคลุม
ใช้เสียงที่ใช้งานอยู่
หลีกเลี่ยงการใช้เสียงแฝงเช่น "ควรใส่สายสีขาวลงในปลั๊ก A" แทนให้เขียนคำสั่งเป็นคำสั่งที่ต้องการเสียงที่ใช้งานอยู่เช่น "ใส่สายสีขาวเข้ากับปลั๊ก A" ไม่ว่าคุณจะเขียนรายการ การเล่าเรื่องหรือหนังสือเล่มเล็ก ๆ แบ่งประโยคยาว ๆ ที่มีหลายขั้นตอนเป็นคำแนะนำสั้น ๆ ที่ระบุไว้ภายใต้ส่วนหัว แยกประโยคที่มีคำว่า“ และ” เป็นประโยคที่สั้นกว่า แทนที่จะเขียน“ ควรต่อสายเคเบิลและต่อเข้ากับเต้าเสียบสีแดง” เขียนประโยคสองประโยคที่เริ่มต้นด้วยคำกริยาแอ็คชั่นเช่น“ ต่อสายเคเบิล วางสายเคเบิลที่ต่อเข้ากับเต้าเสียบสีแดง” หัวเรื่องที่ชัดเจนและชัดเจนอาจพูดอะไรบางอย่างเช่น“ ขอสายไฟ”
แยกการกระทำออกจากข้อมูลที่อธิบาย
บ่อยครั้งที่คำแนะนำยังต้องการคำอธิบาย เขียนความคิดเห็นที่อธิบายด้วยหนึ่งในสองวิธี คำแนะนำที่แท้จริงเป็นตัวหนาเพื่อให้โดดเด่นหรือให้คำอธิบายในคอลัมน์แยกต่างหากสำหรับการอ้างอิง ชั้นเชิงหนึ่งคือการวางขั้นตอนในด้านหนึ่งของเอกสารโดยมีคำอธิบายในย่อหน้าสั้น ๆ ในคอลัมน์แบบเคียงข้างกัน อีกวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการทำตามคำแนะนำจริงและทำตามขั้นตอนโดยเขียนคำอธิบาย ตัวอย่างเช่น“ กดปุ่มสีแดงเป็นเวลาสามวินาที (ตัวหนา) สิ่งนี้จะช่วยให้แสงเปิดใช้งานได้”
