ความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจกับอีเมลธุรกิจ

การทราบเวลาที่จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการเมื่อเทียบกับอีเมลธุรกิจอาจทำให้ผู้ที่รู้สึกสะดวกสบายในการส่งข้อความในรูปแบบต่างๆ อย่างไรก็ตามมีหลายปัจจัยที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกสื่อ ปัจจัยต่างๆเช่นความรวดเร็วความเป็นทางการความลับและแม้กระทั่งอันดับหรือสถานะของผู้รับควรได้รับการพิจารณาเมื่อคุณตัดสินใจที่จะเขียน

ความแตกต่างหลัก

สิ่งแรกที่แยกจดหมายธุรกิจจากอีเมลธุรกิจคือจดหมายโดยทั่วไปถือว่าเป็นฉบับสำเนาและอีเมลธุรกิจเป็นสำเนาที่อ่อนนุ่ม - ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ หลังจากที่คุณเขียนจดหมายธุรกิจคุณพิมพ์ประทับตราในซองจดหมายติดไปรษณีย์และใช้บริการเช่นบริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกาหรือ บริษัท จัดส่งข้ามคืนเพื่อส่งจดหมายไปยังผู้รับ ในทางกลับกันอีเมลธุรกิจมักจะใช้คอมพิวเตอร์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนประกอบ แต่มันจะถูกส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้รับในเวลาเพียงไม่กี่วินาที

ระยะเวลาของการจัดส่ง

โดยทั่วไปจดหมายธุรกิจที่จะมาถึงเร็วที่สุดคือวันที่คุณส่งทางไปรษณีย์หอยทากหรือบริการจัดส่งเช่น FedEx หากคุณต้องการจดหมายมาถึงเร็วคุณสามารถจ้างผู้ให้บริการจัดส่งเพื่อจัดส่งในวันเดียวกัน คุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายด้วยตัวเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งไม่ว่าจะเป็นตราประทับไปรษณีย์หรือค่าธรรมเนียมการจัดส่ง หากคุณต้องการให้ข้อความด่วนมาถึงทันทีตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือส่งอีเมลธุรกิจ ไฟร์วอลล์เป็นเพียงอุปสรรคเล็กน้อยที่อาจทำให้การส่งมอบล่าช้า แต่ถึงอย่างนั้นการหน่วงเวลาก็ไม่สำคัญเท่าที่ควร

เนื้อหาของการสื่อสารทางธุรกิจ

หากคุณเขียนการสื่อสารที่เป็นทางการเป็นไปได้ว่าคุณต้องการส่งข้อความของคุณในจดหมายธุรกิจ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนเกี่ยวกับปัญหาทางสัญญาคุณควรมีสำเนาจดหมายโต้ตอบของคุณ ข้อเสียของเรื่องนี้ก็คือกระดาษอาจสูญหายได้และอีเมลธุรกิจก็ยังคงอยู่ในโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ตลอดไป อีเมลธุรกิจสามารถส่งข้อความเดียวกัน แต่ถ้าเป็นเรื่องร้ายแรงอีเมลธุรกิจมักจะถูกมองว่าเป็นทางการน้อยกว่าจดหมายธุรกิจ หากการสื่อสารของคุณต้องการลายเซ็นหมึกคุณจะไม่สามารถลงชื่ออีเมลธุรกิจด้วยหมึกได้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถแนบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัลไปกับข้อความอีเมลได้

รูปแบบจดหมายกับอีเมล

ตามศูนย์การเขียนมหาวิทยาลัยมิชิแกนเหนือรูปแบบที่ใช้กันทั่วไปสำหรับจดหมายธุรกิจคือรูปแบบบล็อก ทุกส่วนของตัวอักษรจะถูกล้างออกด้วยระยะห่างด้านซ้ายในสไตล์บล็อกแบบดั้งเดิม บล็อกที่ถูกแก้ไขจะจัดตำแหน่งคำทักทายปิดและลายเซ็นต์ที่ส่วนตรงกลางด้านล่างของตัวอักษร รูปแบบกึ่งบล็อกหมายถึงย่อหน้าที่เยื้อง หากคุณกำลังเขียนอีเมลธุรกิจเป็นเรื่องง่ายที่จะทำซ้ำรูปแบบบล็อกแบบดั้งเดิมโดยการพิมพ์คำทักทายร่างกายและปิดคำทักทายล้างด้วยระยะขอบซ้ายเพราะถ้าคุณแท็บเยื้องย่อหน้าและปิดคำขึ้นต้นรูปแบบอาจดูแปลกทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ ตามขนาดของจอภาพหรือหน้าจอที่ผู้รับอ่านการสื่อสาร

การรักษาความลับ

คุณสามารถใช้ลายน้ำบนตัวอักษรคัดลอกเพื่อระบุว่า "เป็นความลับ" หรือคุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลธุรกิจได้ ลับ โดยคลิกหนึ่งในตัวเลือกที่โปรแกรมอีเมลของคุณมีให้ ไม่ว่าจะเป็นจดหมายธุรกิจหรืออีเมลธุรกิจก็ไม่สามารถรับประกันการรักษาความลับได้อย่างสมบูรณ์เพราะผู้รับสามารถถ่ายสำเนาจดหมายหรือส่งต่ออีเมลไปยังผู้ที่ไม่ได้รับการติดต่อสื่อสารเบื้องต้น ในทั้งสองกรณีคุณต้องพึ่งพาความซื่อสัตย์ของผู้รับเพื่อรักษาความลับของการติดต่อของคุณ

สถานะสามารถสร้างความแตกต่าง

หัวหน้างานที่เขียนรายงานโดยตรงมีแนวโน้มที่จะใช้อีเมลเพื่อสื่อสารข้อความที่ไม่เป็นทางการเช่นการแจ้งเตือนว่าเธอจะออกจากสำนักงาน เธอไม่ต้องการให้เจ้าหน้าที่ของเธอมีจดหมายอย่างเป็นทางการสำหรับการโต้ตอบแบบปกติ ในทางกลับกันหากเธอกำลังสื่อสารคำสั่งนโยบายหรือออกคำสั่งหรือการลงโทษทางวินัยสำเนาอาจเป็นรูปแบบที่ต้องการและนั่นคือถ้า บริษัท เก็บรักษาบันทึกกระดาษ ในกรณีของสำนักงานไร้กระดาษอีเมลธุรกิจเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ต้องการโดยไม่คำนึงถึงหัวข้อ ในอีกกรณีหนึ่งหากมีการเขียนรายงานโดยตรงถึงหัวหน้างานของเธอเพื่อขอลาออกจดหมายธุรกิจที่ส่งด้วยมือจะเปิดประตูสำหรับการสนทนาสั้น ๆ (ถ้าต้องการ) เกี่ยวกับสาเหตุที่เธอลาออกเพราะจดหมายอาจไม่มีรายละเอียดดังกล่าว