ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์อาจอยู่ในรูปของระบบการจัดการข้อมูล องค์กรใช้ HRMS เพื่อจัดการข้อมูลเกี่ยวกับกำลังงานของมัน ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลทำการตัดสินใจเกี่ยวกับพนักงาน หากไม่มีข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจ HRMS มีแอปพลิเคชั่นไม่กี่ตัวที่นอกเหนือจากการบันทึกและการรายงาน
การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต
เมื่อองค์กรรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงานใน HRMS ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอาจเกิดขึ้นได้ องค์กรใช้จ่ายเงินเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนตัวของพนักงานจากภัยคุกคามทั้งภายในและภายนอก ข้อเสียอย่างหนึ่งของ HRMS อิเล็กทรอนิกส์ก็คือองค์กรต้องรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่เข้าถึงข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ข้อมูลนี้ต้องมีการติดตามกระบวนการตรวจสอบซึ่งอาจส่งผลให้มีการลงโทษทางวินัยหรือดำเนินคดีกับพนักงานที่เข้าถึงข้อมูลพนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่มีวัตถุประสงค์ที่เป็นทางการ
ความรู้เฉพาะทาง
ความจำเป็นในการควบคุมข้อมูลเป็นข้อเสียที่เป็นไปได้อีกประการหนึ่งของ HRMS การควบคุมข้อมูลนี้ครอบคลุมมากกว่าการเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวของพนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาต องค์กรที่ใช้ HRMS เช่น PeopleSoft ต้องจ้างเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคของตนเองเพื่อเขียนโปรแกรมแก้ไขปัญหาอัปเดตและสนับสนุนระบบ ในขณะที่ HRMS อาจช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายของบุคลากรทรัพยากรบุคคลมันสามารถเพิ่มข้อกำหนดสำหรับเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคที่มีความรู้เฉพาะเกี่ยวกับโซลูชั่น HRMS
ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล
HRMS นั้นดีพอ ๆ กับโปรแกรมเมอร์มนุษย์และผู้ใช้ทั่วไป ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับสูงเช่นคนที่อัปเดตไฟล์ HR หลักอาจป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องโดยเจตนาหรือมีข้อผิดพลาด หากข้อมูลมีการอัพเดทเปลี่ยนแปลงหรือสูญหายอย่างไม่เหมาะสมองค์กรสามารถเผชิญกับค่าปรับของรัฐบาลและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความเสียหายของไฟล์ต้นแบบ HR เลือกระบบที่มีการควบคุมภายในจำนวนมากเพื่อให้พนักงานคนหนึ่งไม่สามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์หลักของ บริษัท ได้
