การสื่อสารทางธุรกิจที่ใช้คำพูดอย่างมีประสิทธิภาพนั้นมีจุดประสงค์เป็นมืออาชีพและเข้าใจได้ง่าย พวกเขาอนุญาตให้ผู้รับข้อความโดยไม่ต้องคาดเดาตามเจตนาของผู้เขียนการส่งคำที่ถูกวางผิดหรือถอดรหัสประโยคที่สร้างไม่ดี ข้อความที่มีข้อผิดพลาดเป็นข้อความปิดสำหรับผู้อ่านทั้งภายในและภายนอก ไวยากรณ์ที่ไม่ดีมักจะเกี่ยวข้องกับความไม่รู้หรือไม่สนใจกฎที่กำหนดไว้รวมถึงความเกียจคร้านหรือความรีบเร่ง ธุรกิจควรพยายามสร้างข้อความที่รอบคอบและขัดเกลาซึ่งแสดงถึงความมุ่งมั่นในความถูกต้องและทั่วถึง
การส่งข้อความที่ถูกต้อง
การเลือกคำที่มีประสิทธิภาพหมายถึงความแตกต่างระหว่างความเข้าใจที่ชัดเจนของข้อความและความสับสน ประโยคที่ทำให้ผู้อ่านต้องอ่านซ้ำเพื่อความชัดเจนอาจเป็นจุดสิ้นสุดของการอ่านที่ใช้งานอยู่ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการเขียนเชิงธุรกิจ การเขียนเชิงธุรกิจไม่ได้เกี่ยวกับการสร้างความประทับใจให้ผู้อ่านด้วยคำขนาดใหญ่และโครงสร้างประโยคที่ซับซ้อน มันเกี่ยวกับการหาจุดโดยใช้วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุด ให้ขั้นตอนที่กระชับและดำเนินการได้เมื่อให้คำแนะนำช่วยลดความยุ่งยากและเพิ่มความสอดคล้องของผู้อ่าน การทิ้งข้อความที่เปิดไว้เพื่อการตีความมักหมายถึงปัญหาเนื่องจากผู้อ่านอาจสร้างกฎของตนเองหรือเพิกเฉยคำสั่งที่สับสน
สร้างความน่าเชื่อถือ
ความประทับใจครั้งแรกมีความหมายมาก ลองนึกภาพว่าได้รับโฆษณาสำหรับ "บริการสอนพิเศษเพื่อความสบายใจ" ซึ่งอ่านว่า "บริการสอนการใช้มายด์" การอนุญาตให้มีเอกสารพิสูจน์อักษรไม่เพียงพอที่จะหลบหนีจากการตรวจสอบขั้นสุดท้ายทำให้เกิดความประทับใจในแง่ลบ ง่ายกว่าสำหรับคู่แข่งที่เข้าใจผิดในการใช้ประโยชน์จากข้อผิดพลาดเหล่านี้ในขณะที่ข้อผิดพลาดในการใช้งานเช่นการพิมพ์“ ทะเลทรายบุฟเฟ่” แทน“ บุฟเฟ่ต์บุฟเฟ่ต์ขนม” อาจหลบหลีกการตรวจสอบการสะกด
การสื่อสารภายใน
พนักงานต้องการความโปร่งใสและเปิดเผยจากนายจ้าง พวกเขาต้องการข้อมูลที่ถูกต้องในครั้งแรก การส่งอีเมลจำนวนมากที่มีข้อผิดพลาดการขนย้ายในวันฝึกอบรมหรือแจกจ่ายคู่มือที่มีศัพท์แสงสร้างความโกลาหล นอกจากนี้ยังเป็นการเสียเวลาเพราะการแก้ไขข้อผิดพลาดนั้นนำไปใช้กับหน้าที่ทางธุรกิจอื่น ๆ แม้เมื่อความผิดพลาดสามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายผลกระทบของมันยังคงเป็นจริง ไวยากรณ์ไม่ดีในการสื่อสารทางธุรกิจภายในอาจลดขวัญกำลังใจของพนักงานและแรงจูงใจในการรักษารายละเอียดในขณะที่ทำหน้าที่งานให้สำเร็จ
การสื่อสารภายนอก
คุณภาพของการสื่อสารทางธุรกิจภายนอกช่วยให้ลูกค้าสร้างความประทับใจเกี่ยวกับธุรกิจ ลูกค้าต้องการดำเนินธุรกิจกับองค์กรมืออาชีพ โฆษณาที่ดึงดูดสายตาหรือตัวอักษรที่มีรูปแบบถูกต้องจะสูญเสียประกายเมื่อลูกค้าพบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ในขณะที่ลูกค้าส่วนใหญ่จะไม่ท่วมธุรกิจที่มีสายโทรศัพท์เกี่ยวกับไวยากรณ์ที่ไม่ดีในการติดต่อพวกเขาจะจำความผิด บางคนอาจทำภารกิจของพวกเขาเพื่อเตือนให้ลูกค้ารายอื่นหลีกเลี่ยงการกระทำผิด
