ในระหว่างวันทำงานพนักงานปฏิบัติตามกระบวนการหลายอย่างเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เป้าหมายเหล่านี้แตกต่างกันไปตามตำแหน่งและรวมถึงหน้าที่เช่นบันทึกรายการบันทึกการตอบสนองต่อการสอบถามลูกค้าหรือแก้ไขปัญหาคอมพิวเตอร์ แต่ละแผนกทำงานไปสู่เป้าหมายที่แตกต่างกันและใช้กระบวนการต่าง ๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น บาง บริษัท ไม่มีเวลาที่จะให้รายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้อย่างละเอียด อย่างไรก็ตามการเขียนกระบวนการของธุรกิจเสนอผลประโยชน์มากมายให้กับ บริษัท เมื่อ บริษัท ทำเอกสารกระบวนการทางธุรกิจ บริษัท จะสร้างขั้นตอนอย่างละเอียดซึ่งสามารถแนะนำพนักงานปัจจุบันและฝึกอบรมพนักงานใหม่
เขียนวัตถุประสงค์ของกระบวนการทางธุรกิจ คำสั่งนี้แสดงรายการเหตุผลและความสำคัญของการทำตามกระบวนการที่อธิบายไว้ เมื่อพัฒนาวัตถุประสงค์ของคุณให้คิดว่าเหตุใดพนักงานต้องปฏิบัติตามกระบวนการและขอให้ฝ่ายจัดการทราบว่าผลลัพธ์ของการติดตามกระบวนการควรเป็นอย่างไร วัตถุประสงค์ของคุณควรถ่ายทอดความเข้าใจเหล่านี้
ระบุแต่ละขั้นตอนที่เกิดขึ้นตลอดทั้งกระบวนการและเขียนแต่ละขั้นตอนเป็นประโยคเดียว
ตรวจสอบแต่ละขั้นตอนเพื่อพิจารณาว่าจะเพิ่มความสำเร็จของกระบวนการหรือใช้ทรัพยากรโดยไม่ต้องเพิ่มมูลค่าหรือไม่ กำจัดขั้นตอนเหล่านั้นที่ไม่นำไปสู่วัตถุประสงค์
ระบุและทำรายการงานที่จำเป็นเพื่อให้แต่ละขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์ รวมข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากรใด ๆ ที่จำเป็นในการดำเนินการตามขั้นตอนและวิธีรับทรัพยากรเหล่านั้น เขียนรายละเอียดตามลำดับที่ควรดำเนินการ
วาดผังงาน พนักงานบางคนเรียนรู้เพิ่มเติมโดยการมองเห็นแผนภาพของกระบวนการมากกว่าขั้นตอนการอ่าน รวมแต่ละขั้นตอนและรายละเอียดที่เขียนในกระบวนการในผังงาน
ตรวจสอบกระบวนการโดยรวมเพื่อระบุขั้นตอนที่ไม่ได้รับ หลังจากสร้างกระบวนการทางธุรกิจเบื้องต้นอ่านเอกสารตั้งแต่ต้น ฝึกฝนแต่ละขั้นตอนทั้งทางสายตาและทางร่างกายเพื่อให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนที่จำเป็นรวมอยู่ หลังจากสรุปว่ากระบวนการทางธุรกิจเสร็จสมบูรณ์ให้พิมพ์สำเนาสุดท้ายของเอกสาร
เคล็ดลับ
-
สมมติว่าพนักงานที่อ่านกระบวนการทางธุรกิจไม่มีความรู้มาก่อนเกี่ยวกับ บริษัท หรือทรัพยากรของ บริษัท และรวมถึงขั้นตอนที่ดูเหมือนจะชัดเจนสำหรับคนงานที่มีประสบการณ์
สร้างเอกสารกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ สิ่งนี้ช่วยให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายเมื่อกระบวนการทางธุรกิจวิวัฒนาการ
