วิธีการเขียนจดหมายอ้างอิงทางธุรกิจ

คุณอาจถูกขอให้จัดทำจดหมายอ้างอิงทางธุรกิจสำหรับ บริษัท ที่คุณเคยร่วมงานด้วยในอดีต ความคิดเห็นของคุณอาจจำเป็นต้องยืนยันความแข็งแรงในการปฏิบัติงานของ บริษัท และความสามารถในการทำงานที่น่าพอใจ เทมเพลตตัวอักษรพื้นฐานสามารถช่วยคุณวางแผนและจัดทำจดหมายอ้างอิงทางธุรกิจที่รอบคอบ คุณควรแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับคุณภาพและความสามารถขององค์กรธุรกิจอย่างแท้จริงและอย่างละเอียดและให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ความซื่อสัตย์เป็นนโยบายที่ดีที่สุด แต่ให้ความเห็นที่รอบคอบและเป็นมืออาชีพเสมอในจดหมายของคุณ

แสดงรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของคุณกับธุรกิจเรื่องเช่นบริการที่คุณใช้เมื่อใดและนานเท่าไหร่ ชี้แจงว่าทำไมคุณถึงเขียนจดหมาย ตัวอย่างเช่น“ ฉันยินดีที่จะแนะนำ XYZ Catering Service XYZ จัดสัมมนาพิเศษสำหรับมื้อกลางวันและเรียนรู้และสัมมนาสำหรับผู้บริหารสำหรับสามปีครึ่งที่ผ่านมา”

ให้ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของ บริษัท และข้อมูลอื่นใดที่อาจเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียน“ มากกว่าผู้ขาย XYZ เป็นพันธมิตรที่น่าเชื่อถือและสร้างสรรค์สำหรับเรา บริษัท ได้ช่วยเราวางแผนและดำเนินการเมนูอาหารคุณภาพสูงราคาสมเหตุสมผลกว่าร้อยรายการซึ่งเราใช้เป็นเจ้าภาพอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งสำหรับผู้บริหารลูกค้าและพนักงานของเรา ลูกค้า XYZ รายอื่นในพื้นที่ของเราเช่น ABC และ DEF ได้ขอบคุณเราซ้ำ ๆ สำหรับการแนะนำ XYZ ให้พวกเขา”

อธิบายถึงจุดแข็งของ บริษัท อย่างเป็นรูปธรรม ยิ่งคุณแสดงความคิดเห็นมากเท่าไรการสรรเสริญอย่างไม่มีเงื่อนไขก็สามารถบูมเมอแรงและแนะนำความไม่จริงใจอคติหรือไม่จริงได้ แทนที่จะบอกว่าธุรกิจนำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการที่มีคุณภาพเขียน“ เมนูของ XYZ นั้นได้รับการวางแผนมาอย่างดีจัดเตรียมอย่างดีและได้รับการเติมเต็มอย่างมีรสนิยม พวกเขาทำให้มันง่ายสำหรับเราในการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเช่นการเพิ่มกล่องอาหารกลางวันมังสวิรัติพิเศษสำหรับแขกที่ไม่คาดคิด ตลอดหลายปีที่ผ่านมาพนักงานของ XYZ ไม่เคยทำให้เราผิดหวัง พวกเขามาถึงก่อนเวลา 15 นาทีเพื่อเตรียมการแพร่กระจายก่อนที่กลุ่มของเราจะมาถึงพร้อมด้วยเครื่องอุ่นอาหารพิเศษเครื่องทำความเย็นเครื่องดื่มและแม้แต่ดอกไม้เมื่อต้องการ”

ปิดด้วยบทสรุปจุดแข็งของ บริษัท ตามด้วยคำแนะนำที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนว่า“ เราใช้บริการจัดเลี้ยงหลายคนในประวัติศาสตร์ 12 ปีของเรา - XYZ ยกระดับการให้บริการอย่างแน่นอน เราจะรู้สึกกดดันอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณา บริษัท อื่น ๆ สำหรับความต้องการด้านการจัดเลี้ยงของเราและแนะนำ XYZ อย่างไม่ได้รับการบริการ”

เคล็ดลับ

• อย่าสั้นเกินไปหรืออย่าเดินเล่น หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาสุดยอดทั่วไปหรือภาษาที่แตกออก แทนที่จะอธิบายลักษณะที่มีคำคุณศัพท์เพียงอย่างเดียวให้เป็นตัวอย่างของวิธีการที่ บริษัท แสดงให้เห็นถึงลักษณะ

  ระบุที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ในการปิดของคุณหากคุณต้องการให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกิจหากจำเป็น

  จัดรูปแบบจดหมายของคุณในรูปแบบบล็อก จากนั้นพิสูจน์และตรวจการสะกดคำก่อนส่งสัญญาณ

การเตือน

บางครั้งคุณอาจถูกขอให้แนะนำหรือแนะนำ บริษัท ที่คุณไม่สามารถแนะนำได้อย่างแท้จริง ปฏิเสธคำขออย่างมีชั้นเชิงเท่าที่จะทำได้ หากคุณไม่สามารถออกไปจากนั้นอารมณ์ความคิดเห็นของคุณด้วยการเจรจาต่อรอง เน้นความคิดเชิงบวกโดยเน้นความคิดเห็นของคุณในสิ่งที่ บริษัท สามารถทำได้มากกว่าสิ่งที่ไม่สามารถทำได้