วิธีการเขียนขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน

เงินเดือนเป็นสิ่งสำคัญของธุรกิจกับพนักงาน เพื่อให้พนักงานและภาษีเงินเดือนได้รับการจ่ายตรงเวลาและถูกต้องแผนกบัญชีเงินเดือนจะต้องได้รับการจัดโครงสร้าง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพภายในแผนกนายจ้างควรจัดทำเอกสารขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน ไม่ว่าเงินเดือนนั้นจะใหญ่หรือเล็กก็ตามขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนเป็นลายลักษณ์อักษรนั้นมีความสำคัญต่อการจ่ายเงินเดือนที่สำเร็จ

สร้างแบบฟอร์มขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน แผนกบัญชีเงินเดือนมักจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกทรัพยากรมนุษย์เพื่อให้มั่นใจในการตรวจสอบเงินเดือนและผลประโยชน์ของพนักงานอย่างเหมาะสม มีการใช้แบบฟอร์มหลายอย่างในกระบวนการนี้: ใบบันทึกเวลา / บัตรเวลา, แบบฟอร์ม W-2, ตารางการจ่ายเงินเดือนและ / หรือปฏิทิน, แบบฟอร์มคำขอวันหยุดพักผ่อน, แบบฟอร์มการอนุมัติเงินฝากโดยตรงและแผ่นตรวจสอบวันป่วย คุณสามารถซื้อแบบฟอร์มเหล่านี้ได้ที่ร้านเครื่องเขียนหรือให้ บริษัท การพิมพ์กำหนดเอง

จัดทำเอกสารขั้นตอนการจับเวลา กระทรวงแรงงานของสหรัฐอเมริการะบุว่าคุณสามารถใช้ระบบจับเวลาใด ๆ ที่คุณต้องการหากถูกต้องและครบถ้วน ขั้นตอนการจับเวลาควรรวมกำหนดเวลาการส่งใบบันทึกเวลาและวิธีการที่ใช้ในการคำนวณเวลาของพนักงาน

ตัวอย่างเช่นจดขั้นตอนสำหรับการคำนวณบัตรลงเวลาของพนักงานด้วยตนเองเช่นการปัดเศษขึ้นและลงไปยังชั่วโมงที่ใกล้ที่สุด หากคุณมีระบบบอกเวลาที่ส่งพนักงานกด / swipes ลงในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนโดยอัตโนมัติให้จัดทำเอกสารขั้นตอนการแก้ไข ซึ่งอาจรวมถึงการมีหัวหน้างานส่งอีเมลถึงคุณการเปลี่ยนแปลงก่อนกำหนด

เขียนขั้นตอนการประมวลผลเงินเดือน ปรับแต่งกระบวนการประมวลผลเงินเดือนของคุณเพื่อให้ตรงกับระบบบัญชีเงินเดือนของคุณ ระบบบัญชีเงินเดือนสามารถใช้คอมพิวเตอร์ในบ้านหรือภายนอก (outsourced) ระบุขั้นตอนการประมวลผลเงินเดือนทั้งหมดสำหรับระบบเฉพาะของคุณ

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีระบบคอมพิวเตอร์ในบ้านซึ่งมีพนักงานเงินเดือนและซอฟท์แวร์บัญชีเงินเดือนใช้ในการประมวลผลเงินเดือน เอกสารวิธีการใช้ซอฟต์แวร์ ระบุวิธีการป้อนค่าจ้างของพนักงานและวิธีประมวลผลการปรับค่าจ้างเงินฝากโดยตรงภาษีเงินเดือนวันสวัสดิการผลประโยชน์การประกันและค่าล่วงเวลา รวมขั้นตอนในการตรวจสอบเงินเดือนอีกครั้งก่อนพิมพ์เงินเดือนและก่อนปิดเงินเดือน

หากคุณมีความถี่ในการจ่ายหลายครั้ง (เช่นรายสัปดาห์และรายปักษ์) ให้บันทึกวิธีดำเนินการแต่ละรายการ ขั้นตอนการประมวลผลเงินเดือนควรรวมถึงขั้นตอนการประมวลผลทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นของแต่ละเงินเดือนจนถึงจุดสิ้นสุด

รวมถึงกระบวนการหลังการประมวลผล ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีแผนกบัญชีหรือ บริษัท ภาษีภายนอกที่จัดการเรื่องภาษีเงินเดือนของ บริษัท ระบุไฟล์และรายงานที่จำเป็นที่ควรส่งต่อและบุคคลใด รัฐที่ควรได้รับเงินเดือน / ต้นขั้วจ่ายเพื่อจำหน่ายและรวมถึง บริษัท / บุคคลอื่น ๆ ที่คุณต้องติดต่อด้วย ตัวอย่างเช่นหากแผนกเงินเดือนส่งต่อเงินสมทบกองทุนเกษียณอายุไปยังผู้ให้บริการแผนเงินบำนาญทันทีหลังจากการประมวลผลเงินเดือนแต่ละครั้งให้ระบุขั้นตอนที่จำเป็น

ขั้นตอนการเก็บบันทึกเอกสาร นายจ้างต้องเก็บบันทึกการจ่ายเงินเดือนเป็นเวลาอย่างน้อยสามปีตามที่กระทรวงแรงงานระบุ ขั้นตอนการจัดเก็บและจัดเก็บข้อมูลของรัฐสำหรับการลงทะเบียนเงินเดือน W-2s รายงานภาษีเงินเดือนบัตรเวลาและบันทึกการจ่ายเงินเดือนอื่น ๆ