วิธีเขียนจดหมายธุรกิจไปยังสถานกงสุลต่างประเทศ

มีเหตุผลหลายประการในการเขียนจดหมายธุรกิจไปยังสถานกงสุลต่างประเทศแห่งใดแห่งหนึ่งจากหลายร้อยแห่งทั่วโลก ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการขอวีซ่าหรือข้อมูลการเดินทางเพื่อสอบถามเกี่ยวกับโอกาสทางการค้าต่างประเทศเพื่อทำการวิจัยต่างประเทศหรือเขียนจดหมายแนะนำสำหรับนักเรียนที่เดินทางไปต่างประเทศเพื่อฝึกงาน

ระบุชื่อชื่อเรื่องและที่อยู่ของบุคคลที่คุณจะใช้จดหมาย สถานกงสุลต่างประเทศแต่ละแห่งมีเว็บไซต์ที่มีรายละเอียดที่ให้บริการทำเนียบบุคลากรพร้อมลิงค์ไปยังแผนกต่าง ๆ ซึ่งสามารถช่วยให้คุณระบุบุคคลที่คุณควรจะติดต่อกับจดหมายของคุณ

ทำตามโปรโตคอลธุรกิจแบบดั้งเดิมเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจไปที่สถานกงสุล ใช้ชื่อและชื่อเต็มของแต่ละแผนกและที่อยู่สถานกงสุลจัดรูปแบบตามระบบจดหมายระหว่างประเทศของประเทศ แต่ละประเทศแตกต่างกันไปดังนั้นโปรดปฏิบัติตามคำสั่งที่ระบุไว้ในส่วน "ติดต่อเรา" ของเว็บไซต์ของสถานกงสุล หากคุณกำลังส่งจดหมายฉบับจริงให้ระบุวันที่ที่มุมบนขวาของจดหมาย หากคุณกำลังส่งอีเมลให้ระบุวัตถุประสงค์ของการติดต่อของคุณอย่างชัดเจนในหัวเรื่อง

เขียนจดหมายแนะนำตัวที่มีคำอธิบายว่าคุณเป็นใครมาจากสาเหตุที่คุณเขียนและไม่ว่าคุณจะเขียนในนามของบุคคลอื่นหรือตัวคุณเอง หากคุณเขียนในนามของ บริษัท หน่วยงานรัฐบาลองค์กรระหว่างประเทศหรือสถาบันการศึกษาให้จดบันทึกความร่วมมือตามชื่อและระบุชื่อและข้อมูลรับรองของคุณ

เขียนข้อความที่ตรงไปตรงมาสั้น ๆ แต่สั้นกระชับถึงจุดประสงค์ของการโต้ตอบของคุณ ภาษาที่แปลหรือตีความมักจะมีความหมายสองอย่างดังนั้นโปรดระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงคำศัพท์สแลงหรือภาษาพูดที่ผู้อ่านต่างประเทศไม่เข้าใจ ตัวอย่างเช่นวลี“ ฉันต้องการสัมผัสฐานกับคุณ” ควรถูกแทนที่ด้วย“ ฉันเขียนเพื่อถามคุณเกี่ยวกับ…”

จำกัด จดหมายของคุณไว้ที่หัวข้อเดียวและเจาะจงเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คุณต้องการจากการโต้ตอบ

ปิดท้ายจดหมายด้วยหมายเหตุขอบคุณและให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถติดต่อได้ รวมชื่อเต็มของคุณเสมอ อย่าปลอมแปลงหรือสร้างความเข้าใจผิดหรือคุกคามข้อความในจดหมายถึงสถานกงสุลต่างประเทศ

ปรึกษาที่ทำการไปรษณีย์ในพื้นที่ของคุณเกี่ยวกับข้อกำหนดด้านไปรษณีย์และเวลาส่งมอบโดยประมาณ หากคุณใส่ซองจดหมายที่ประทับตราด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าตอบกลับจดหมายของคุณได้อย่างรวดเร็วตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีไปรษณีย์สหรัฐอเมริกาในจำนวนที่เหมาะสมบนซองส่งคืน

เคล็ดลับ

• เว็บไซต์สถานกงสุลสหรัฐอเมริกาในต่างประเทศเขียนเป็นภาษาอังกฤษส่วนสถานกงสุลต่างประเทศในต่างประเทศมักเขียนเป็นภาษาท้องถิ่นของประเทศพร้อมลิงค์ไปยังเวอร์ชันภาษาอังกฤษ