การบันทึกการกระทำในระหว่างการประชุมช่วยให้สามารถจดจำหัวข้อและการตัดสินใจที่สำคัญได้ในอนาคต ควรบันทึกการโต้ตอบที่สำคัญทั้งหมดในการประชุมรวมถึงเวลาที่มีการเคลื่อนไหวแม้ว่าการเคลื่อนไหวจะล้มเหลวในที่สุด
วัตถุประสงค์ของรายงานการประชุม
รายงานการประชุมบันทึกการตัดสินใจและการอภิปรายที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรนาทียังสามารถทำหน้าที่เป็น เอกสารทางกฎหมาย ของการประชุม การประชุมทุกประเภทสามารถบันทึกรายงานการประชุมตั้งแต่คณะกรรมการ บริษัท อย่างเป็นทางการไปจนถึงการประชุมพนักงานขององค์กรไปจนถึงการประชุมชุมชนเกี่ยวกับนโยบายสาธารณะ
จดรายงานการประชุม
ความสามารถในการจัดองค์กรการฟังและการจดบันทึกที่ดีเยี่ยมช่วยให้การบันทึกนาทีในการประชุมดีขึ้น ไม่ใช่ทุกสิ่งที่กล่าวระหว่างการประชุม ควรจัดทำเป็นเอกสาร ให้เน้นที่ประเด็นสำคัญเช่น:
- วันที่เวลาและที่ตั้งของการประชุม
- รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
- หัวข้อหลักที่กล่าวถึง
- การเคลื่อนไหวทำ
- การตัดสินใจที่ได้ข้อสรุป
- การดำเนินการเสร็จสมบูรณ์
- ขั้นตอนใด ๆ ที่ควรตราขึ้นก่อนการประชุมครั้งต่อไป
การเคลื่อนไหวที่ล้มเหลว
เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมต้องการแนะนำเรื่องเพื่อประกอบการพิจารณา โดยทั่วไปแล้วการเคลื่อนไหวจะต้องได้รับการรอง - หมายถึงผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นเห็นด้วยกับเรื่องที่ควรพิจารณา - เพื่อให้การเคลื่อนไหวเคลื่อนที่ไปข้างหน้าและพูดคุยกัน หากการเคลื่อนไหวไม่ได้เป็นรองมันถูกเรียกว่า การเคลื่อนไหวล้มเหลว. อย่างไรก็ตามการเคลื่อนไหวที่ล้มเหลวควรมีการบันทึกไว้ในรายงานการประชุม เขียนผู้สร้างการเคลื่อนไหวสิ่งที่ประกอบด้วยการเคลื่อนไหวและมันล้มเหลว ตัวอย่างเช่นวิธีการหนึ่งในการบันทึกอาจมีลักษณะดังนี้:
- การเคลื่อนไหว: คอมพิวเตอร์ทั้งหมดในไลบรารีควรถูกแทนที่ด้วยรุ่นใหม่และปัจจุบัน ท่าทางนำโดย Bill Smith ไม่เคลื่อนไหวตามลำดับ; การเคลื่อนไหวล้มเหลว
การเคลื่อนไหวที่ได้รับการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องอาจล้มเหลวได้หากพวกเขามีคะแนนเสียงไม่เพียงพอ หลังจากที่มีการเคลื่อนไหวเป็นที่สองและก้าวไปข้างหน้าผู้เข้าร่วมประชุมอภิปรายปัญหาในมือ การเคลื่อนไหวล้มเหลวหากผู้ลงคะแนนเสียงส่วนใหญ่ไม่เห็นด้วยกับการผ่านปัญหา ควรบันทึกสิ่งนี้ไว้ในรายงานการประชุมเช่น:
- การเคลื่อนไหว: คอมพิวเตอร์ทั้งหมดในไลบรารีควรถูกแทนที่ด้วยรุ่นใหม่และปัจจุบัน ท่าทางนำโดย Bill Smith การเคลื่อนไหวที่สองโดยบ๊อบโจนส์ โหวต 5-2 ต่อต้าน; การเคลื่อนไหวล้มเหลว
