บันทึกช่วยจำเป็นรูปแบบมาตรฐานของการติดต่อทางธุรกิจ พวกเขาถูกเขียนขึ้นเพื่อให้ข้อมูลหรือร้องขอการกระทำ คุณสามารถเขียนบันทึกภายในหรือภายนอก บันทึกภายนอกจะถูกส่งไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจส่งบันทึกช่วยจำให้คำปรึกษาแก่ที่ปรึกษามืออาชีพเพื่อขอข้อเสนอสำหรับโครงการบางโครงการ คุณอาจขอให้ที่ปรึกษาส่งการเสนอราคาสำหรับโครงการกรอบเวลาสำหรับการทำให้สมบูรณ์และตัวอย่างงานผ่านบันทึกช่วยจำ
เขียนหัวเรื่องสำหรับบันทึกช่วยจำของคุณ ส่วนหัวมีสี่บรรทัดแต่ละบรรทัดมีป้ายกำกับเฉพาะ: ถึง, จาก, วันที่และหัวเรื่อง ชื่อและชื่อ บริษัท ของคุณจะอยู่ในบรรทัดแรก บรรทัดที่สองมีชื่อของที่ปรึกษามืออาชีพทั้งหมดที่คุณส่งบันทึกไป บรรทัดที่สามคือวันที่คุณวางแผนที่จะส่งออกและบรรทัดที่สี่ควรอธิบายหัวเรื่องของบันทึกในเวลาไม่กี่คำเช่น "คำขอออกแบบข้อเสนอของเว็บ"
อธิบายวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำของคุณในวรรคหนึ่ง บันทึกช่วยจำมักจะกระชับและตรงประเด็น แจ้งให้ที่ปรึกษาทราบว่าคุณต้องการโครงการประเภทใดและคุณกำลังมองหาข้อเสนอจากผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
พูดคุยรายละเอียดของโครงการของคุณในวรรคสามต่อไป รายละเอียดเหล่านี้อาจรวมถึงงบประมาณหรือกำหนดเวลาที่คุณมีภายในวันที่คุณต้องการรับข้อเสนอสิ่งที่คุณต้องการรวมอยู่ในข้อเสนอและกระบวนการที่คุณจะใช้ในการเลือกที่ปรึกษา
รายการข้อมูลการติดต่อของคุณที่จุดเริ่มต้นของวรรคปิด แจ้งให้ที่ปรึกษาทราบว่าวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณคืออะไรและคุณต้องการรับข้อมูลที่คุณร้องขอเช่นผ่านทางอีเมลหรือทางอีเมล เตือนที่ปรึกษาของกำหนดเวลาให้ตอบกลับ อย่าลืมขอบคุณที่ปรึกษาสำหรับเวลาของพวกเขา
