การเขียนจดหมายเสนอเป็นวิธีการเตรียมข้อเสนอในรูปแบบตัวอักษรสั้น ๆ ข้อเสนอการบริการเป็นการชักชวนทางธุรกิจจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ควรทำการวิจัยที่สำคัญก่อนที่จะเสนอบริการใด ๆ แก่ลูกค้าที่มีศักยภาพ หากจดหมายนั้นกว้างเกินไปหรือหากจดหมายไม่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าจดหมายนั้นสามารถม้วนเก็บในถังรีไซเคิลได้อย่างรวดเร็ว กุญแจสู่จดหมายข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จ ได้แก่ การเขียนรัดกุมชัดเจนและคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับคำศัพท์ผลประโยชน์และงบประมาณ
ระบุลูกค้าเป้าหมายและทำการวิจัยอย่างละเอียด ตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับบริการที่ผ่านมารวมถึงบริการที่ใช้อยู่ในปัจจุบันราคาที่จ่ายเป็นรายปีและระดับความพึงพอใจกับบริการปัจจุบัน การสอบสวนดังกล่าวสามารถทำได้โดยจ้าง บริษัท สำรวจอิสระเพื่อถามคำถามที่คล้ายกันในระหว่างการโทรสั้น ๆ ตรวจสอบว่าธุรกิจของคุณสามารถตอบสนองความต้องการบริการนี้ได้อย่างไร ตรวจสอบสิทธิประโยชน์ของการใช้บริการของ บริษัท ของคุณผ่านบริการอื่นหรือโดยทั่วไป
สรุปขอบเขตของข้อเสนอของคุณในหนึ่งถึงสองประโยค ข้อมูลสรุปควรมีชื่อองค์กรของคุณสิ่งที่คุณทำลักษณะเฉพาะของคุณความคาดหวังที่ลูกค้าสามารถมีเกี่ยวกับบริการของคุณราคาที่คาดหวังและผลลัพธ์
อธิบายว่าทำไมคุณจึงเข้าหาลูกค้า ระบุสิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับลูกค้าเช่น "เราเข้าใจว่าคุณใช้จ่าย $ 9,000 เมื่อปีที่แล้วในบริการจัดการเอกสารข้อมูลนี้รวบรวมจากการสำรวจล่าสุดที่เราดำเนินการผ่าน บริษัท สำรวจอิสระ"
อธิบายถึงปัญหาสำหรับลูกค้า หากเขาจ่ายเงินมากเกินไปให้อธิบายวิธีและเหตุผล หากเขาไม่ได้ใช้บริการให้อธิบายว่าทำไมเขาถึงต้องการ จัดทำสถิติหรือผลการศึกษาเพื่อยืนยันการเรียกร้องของคุณ ระบุว่าลูกค้าจะได้รับประโยชน์จากการใช้บริการของคุณอย่างไร
สรุปความสามารถของธุรกิจของคุณในการบรรลุบริการที่เสนอ อธิบายวิธีการใด ๆ ที่คุณใช้เทคนิคผลิตภัณฑ์ระดับทักษะของพนักงานและวัตถุประสงค์หลักในการให้บริการ กำหนดวิธีที่คุณแตกต่างจากคู่แข่งอย่างชัดเจนโดยไม่พูดว่า: "เราดีกว่าคู่แข่ง"
อภิปรายการกำหนดราคาด้วยการจัดหาต้นทุนที่คาดหวังให้กับลูกค้า นำเสนอบริการเพิ่มเติมที่ลูกค้าสามารถเพิ่มและต้นทุนสำหรับบริการเพิ่มเติมเหล่านั้น
ปิดจดหมายโดยขอบคุณลูกค้า รายการชื่อและหมายเลขสำหรับไคลเอนต์เพื่อตอบจดหมายของคุณหรือสอบถามเพิ่มเติม ลงนามในจดหมายพร้อมชื่อและลายเซ็นต์ของผู้มีอำนาจสูงสุดใน บริษัท
