คุณสามารถส่งข่าวร้ายให้กับพนักงานลูกค้าหรือผู้บริหารผ่านวิธีการที่หลากหลาย หลายคนชอบที่จะส่งข้อความเชิงลบตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมา คนอื่นชอบแนวทางที่ละเอียดกว่าการใช้ข้อความในภาษาที่ไม่เหมาะสมที่สุด ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดคุณต้องส่งข่าวสารที่ไม่พึงประสงค์และไม่เป็นที่พอใจมากที่สุดอย่างชัดเจนกระชับ
รักษาความสัมพันธ์
เพียงเพราะคุณมีข้อมูลที่ไม่ต้องการถ่ายทอดไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องทำลายความสัมพันธ์กับฝ่ายที่ได้รับ ไม่ว่าคุณจะเลิกจ้างพนักงานปิดคำขอบริจาคหรือปฏิเสธการจ่ายเงินชดเชยให้กับการเดินทางโปรดทราบว่าสถานการณ์อาจเปลี่ยนแปลงในอนาคตและการตัดสินใจของคุณอาจถูกยกเลิก เพิ่มส่วนประกอบในบันทึกเช่นบอกพนักงานว่าคุณเห็นคุณค่าของการมีส่วนร่วมของพวกเขามากแค่ไหน อธิบายกับผู้ระดมทุนว่าขณะนี้งบประมาณของคุณไม่อนุญาตให้มีการใช้จ่าย การเพิ่มจะทำให้การโจมตีช้าลงและเปิดสายการสื่อสารสำหรับความสัมพันธ์ที่เป็นไปได้ในอนาคต
กรอบข้อความด้วยภาษาที่เป็นบวก
คำที่คุณเลือกในบันทึกช่วยจะรักษาคำตอบที่เป็นบวกแม้ว่าคุณจะส่งข้อความเชิงลบ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถขอข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อดำเนินการตามคำขอทางการเงินแทนที่จะเขียนว่าข้อมูลที่ให้นั้นไม่เป็นที่ยอมรับ บอกพนักงานว่าพวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้างแทนที่จะทำอะไรไม่ได้ ตัวอย่างเช่นเขียน“ โปรดแต่งตัวในชุดลำลองธุรกิจในวันศุกร์” แทน“ อย่าใส่กางเกงยีนส์ในวันศุกร์ที่เป็นทางการ” ส่งข้อความถึงลูกค้าของคุณว่า "คุณสามารถหยิบสินค้าของคุณในวันจันทร์" แทนที่จะ "สั่งซื้อของคุณ จะไม่พร้อมจนกว่าจะถึงวันจันทร์หน้า”
ป้องกันไม่ให้เกิดผลทางกฎหมาย
บันทึกช่วยจำของ บริษัท มักจะออกนอกกรอบธุรกิจของคุณและอยู่ในมือของสื่อหรือฝ่ายอื่น ๆ หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาใด ๆ ที่บอกใบ้ว่าเป็นการกระทำที่ผิดกฎหมายหรือเลือกปฏิบัติ ตัวอย่างเช่นแทนที่จะเขียน“ นักบัญชีของเรากำลังออกจาก บริษัท เพราะเขาทำข้อผิดพลาดมากมายในรายงานสิ้นปี” เขียน“ หลังจากบริการที่ได้รับการยอมรับมานานหลายปีนักบัญชีของเรากำลังก้าวไปสู่โอกาสอื่น ๆ ” ความชัดเจนช่วยป้องกันข่าวลือที่ไม่ต้องการ การแพร่กระจายที่อาจเป็นอันตรายต่อชื่อเสียงของ บริษัท คุณ ข้อความเชิงลบที่ไม่ชัดเจนคือ“ เนื่องจากการประพฤติมิชอบสมาชิกเจ้าหน้าที่การเงินบางคนกำลังจะออกไป” บันทึกที่ดีกว่าอ่าน“ เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะประกาศว่าสมาชิกเจ้าหน้าที่การเงินคนใหม่ถูกตั้งค่าให้แทนที่สมาชิกขาออกของแผนกบัญชี”
บัฟเฟอร์ข่าวร้าย
บันทึกช่วยจำเชิงลบมักส่งผลให้เกิดความรู้สึกเจ็บปวดและการตอบสนองที่โกรธ คุณสามารถบรรเทาหรืออย่างน้อยก็ลดปริมาณการหลุดออกจากข่าวร้ายเมื่อคุณบัฟเฟอร์มันด้วยข่าวดี ตัวอย่างเช่นเริ่มบันทึกเชิงลบด้วย“ คุณจะประทับใจกับจำนวนสิทธิประโยชน์เพิ่มเติมที่รวมอยู่ในนโยบายการประกันของคุณ” เมื่อคุณต้องขึ้นอัตราการประกัน เก็บบัฟเฟอร์ที่เกี่ยวข้องกับข้อความอย่างไรก็ตามเพื่อรักษาความชัดเจน กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าพูดว่า "ลานจอดรถใหม่เปิดให้บริการในสัปดาห์หน้า" เมื่อคุณส่งข้อความเกี่ยวกับประโยชน์ที่ได้รับ
