ระบบการออกใบแจ้งหนี้เป็นหัวใจสำคัญของลูกหนี้การค้าของธุรกิจ ใบแจ้งหนี้จัดทำขึ้นตามผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ขาย ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้สอดคล้องกับสมุดรายวันการขาย, บันทึกบัญชีของลูกค้า, ยอดลูกหนี้การค้าและวารสารบัญชีเงินสดในหมู่บันทึกธุรกิจอื่น ๆ
อิเล็กทรอนิกส์และคู่มือ
ระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการแจ้งหนี้กำหนดให้ธุรกิจขนาดเล็กป้อนข้อมูลเริ่มต้นก่อนพิมพ์ใบแจ้งหนี้ แต่ละระบบต้องการตัวแปรที่แตกต่างกันและจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงสิ่งที่ต้องการ จากนั้นระบบจะรวมข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับบัญชีลูกหนี้ ในทางตรงกันข้ามเมื่อตั้งค่าระบบด้วยตนเองเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ทำบัญชีตัดสินใจว่าอะไรคือสิ่งที่จำเป็นและกำหนดสิ่งนี้เป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชี ไม่ว่าธุรกิจขนาดเล็กจะให้บริการหรือขายผลิตภัณฑ์หนึ่งในขั้นตอนเบื้องต้นในการตั้งค่าระบบการแจ้งหนี้คือการกำหนดว่าจะรวมอะไรบ้างในใบแจ้งหนี้นอกเหนือจากข้อมูลพื้นฐานเช่นข้อมูลการติดต่อ
ระบบเลข
ใบแจ้งหนี้แต่ละใบควรมีหมายเลขระบุที่ไม่ซ้ำกันตามลำดับการขายหรือตามหมายเลขลูกค้า วิธีที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเลือกจะใช้หมายเลขที่ไม่ซ้ำกันเหล่านี้เพื่ออ้างอิงใบแจ้งหนี้เฉพาะในอนาคต
ร่างกายใบแจ้งหนี้
ภายใต้ส่วนคำอธิบายของใบแจ้งหนี้ผู้ทำบัญชีจะต้องการเพิ่มข้อมูลแยกรายการเพื่อให้ลูกค้าทราบว่าเอกสารใบแจ้งหนี้มีอะไรกันแน่ ตัวอย่างเช่นใบแจ้งหนี้สำหรับบริการที่ระบุว่า "การเรียกใช้บริการ" นั้นคลุมเครือเกินไปสำหรับลูกค้าหรือธุรกิจขนาดเล็กที่จะใช้สำหรับการอ้างอิงในภายหลัง อย่างไรก็ตามหากคำอธิบายระบุสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเช่น "ตัวกรองที่เปลี่ยนแปลงแล้วพัดลมที่ทำความสะอาดการทดสอบการจุดระเบิด" ทั้งลูกค้าและผู้ให้บริการจะรู้ว่างานที่ทำเสร็จ หากค่าใช้จ่ายเป็นต่อบริการหรือตามชั่วโมงรายละเอียดนี้ควรรวมอยู่ในคำอธิบาย เมื่อใบแจ้งหนี้มีไว้สำหรับผลิตภัณฑ์ให้ระบุปริมาณและราคาต่อหน่วย ข้อมูลนี้สอดคล้องกับรายการในสมุดรายวันการขาย
เงื่อนไขเครดิต
กำหนดข้อตกลงเครดิตลูกค้าจะได้รับการเสนอและรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่นหากคาดว่าจะมีการชำระเงินทันทีใบแจ้งหนี้ควรมีเครื่องหมาย "Net เนื่องจากเมื่อได้รับ" ในระหว่างกระบวนการขายถ้าลูกค้าได้รับแจ้งว่าเขาจะมีเวลา 30 วันในการชำระให้รวมสิ่งนี้เป็นวันครบกำหนดในใบแจ้งหนี้
นำมารวมกัน
ระบบออกใบแจ้งหนี้เสร็จสมบูรณ์เมื่อเหมาะสมกับสถานที่ที่เหมาะสมในกระบวนการบัญชี หลังจากจัดทำใบแจ้งหนี้แล้วก็ถึงเวลารวบรวมลูกหนี้ หนึ่งสำเนาของใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะถูกส่งไปยังลูกค้าและธุรกิจยังคงมีหนึ่งสำเนา มีการผ่านรายการจำนวนเงินตามใบกำกับสินค้าไปยังบัญชีลูกค้าในบัญชีรายวันการขาย เมื่อได้รับการชำระเงินจำนวนเงินจะถูกหักจากบัญชีของลูกค้าในสมุดรายวันการขายและเพิ่มลงในบัญชีเงินสดของธุรกิจ ในตอนท้ายของเดือนเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถตรวจสอบบัญชีเพื่อจดบันทึกใบแจ้งหนี้คงค้างและความต้องการติดตามการชำระเงินเช่นส่งสำเนาใบแจ้งหนี้ฉบับที่สองที่ระบุว่า "ถึงกำหนดส่ง"
