การรวมบัญชีเจ้าหนี้เป็นกระบวนการของการรวมใบแจ้งหนี้ที่จะจ่ายเป็นกลุ่มหรือแบทช์และทำรายการเดียวในบันทึกการบัญชีสำหรับชุดใบแจ้งหนี้ทั้งหมดทั้งชุดซึ่งตรงข้ามกับรายการบันทึกรายบุคคลสำหรับผู้รับเงินแต่ละราย การแบทช์เป็นเทคนิคทั่วไปที่ใช้เพื่อลดรายการบันทึกและช่วยให้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามขั้นตอนการแบทช์ก็มีข้อเสียเช่นกัน
การลดธุรกรรม
ประโยชน์หลักในการทำธุรกรรมบัญชีเจ้าหนี้ชุดคือการลดรายการในระบบบัญชี บริษัท ที่มีธุรกรรมมูลค่าเงินดอลลาร์ต่ำจำนวนมากสามารถเห็นเดบิตและเครดิตหลายพันรายการในบัญชีค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็ว รายละเอียดระดับนี้ในบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ไม่จำเป็นและสร้างภาระการประมวลผลสำหรับระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ โดยการแบทช์การทำธุรกรรมเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ภาระนี้จะบรรเทาลง
การสร้างเส้นทางการตรวจสอบ
เมื่อมีการทำธุรกรรมเป็นประจำทุกวันและการชำระเงินด้วยการโอนเงินเป็นเรื่องง่ายสำหรับหัวหน้างานบัญชีในการปรับยอดเงินสดออกทุกวันให้กับการจ่ายเงินสดของใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร นอกจากนี้การเลือกแบบสุ่มของใบแจ้งหนี้ที่ชำระสามารถสร้างและตรวจสอบเป็นแบทช์และใบแจ้งยอดธนาคารเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงินที่บันทึกมีความถูกต้อง
การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว
การทำธุรกรรมแบบแบทช์รายวันและรายสัปดาห์ช่วยให้นักบัญชีสามารถวิเคราะห์แนวโน้มการชำระเงินตามวันที่ได้อย่างรวดเร็ว แต่ละชุดการชำระเงินแสดงถึงหน่วยเวลาเดียวกัน ค่าผิดปกติจะถูกระบุได้อย่างง่ายดายโดยการแสดงรายการผลรวมของชุดรายวันและตรวจสอบปริมาณสูงหรือต่ำ อย่างไรก็ตามการแบทช์ทำให้ยากต่อการตรวจสอบกระแสเงินสดที่ผิดปกติเป็นรายบุคคล หาก บริษัท มีความกังวลเกี่ยวกับการจ่ายเงินสดจำนวนมากโดยไม่ได้รับอนุญาตหัวหน้างานสามารถกำหนดนโยบายเพื่อให้มีการลงนามสองครั้งในจำนวนมาก
ความยากลำบากในการกระทบยอด
ข้อเสียเปรียบที่อาจเกิดขึ้นกับลูกหนี้การแบทช์อาจเป็นเรื่องยากในการกระทบยอด หากบัญชี บริษัท ไม่ขยันในการบันทึกธุรกรรมใดที่ประกอบกันเป็นแต่ละชุดการกระทบยอดการชำระเงินอาจทำได้ยากหากไม่สามารถทำได้ หากความอ่อนแอนี้เกิดขึ้นพนักงานสามารถกระทำการฉ้อโกงหรือผู้ขายได้โดยง่ายเป็นการโต้แย้งว่าได้รับการชำระเงินแล้ว
