จดหมายตอบโต้การขาดงานเป็นขั้นตอนอย่างเป็นทางการที่อาจนำไปสู่การเลิกจ้างถอดถอนหรือลดเวลาทำงาน จดหมายระบุว่าผู้บริหารมีความกังวลอย่างจริงจังเกี่ยวกับความมุ่งมั่นของพนักงานต่องานหรือความสามารถในการปฏิบัติหน้าที่อย่างรับผิดชอบ การพิมพ์จดหมายบนหัวจดหมายของ บริษัท และส่งมอบในซองที่ปิดผนึกจะเพิ่มแรงกระแทก เป้าหมายคือการบังคับให้พนักงานตระหนักว่าบันทึกการเข้างานของเขาต้องดีขึ้น
ตรวจสอบหมายเหตุของคุณเพื่อยืนยันว่าพนักงานได้รับการตำหนิด้วยวาจาสำหรับการขาดงาน จดวันที่ของวาจาตำหนิและการตอบสนองของพนักงาน หมายเหตุถ้าพนักงานสัญญาว่าจะแก้ไขปัญหา แต่ไม่สามารถทำได้
ตำหนิพนักงานในวรรคแรกของจดหมาย แจ้งให้พนักงานทราบว่าจดหมายดังกล่าวทำหน้าที่เป็นการตำหนิอย่างเป็นทางการสำหรับการขาดงานและการดำเนินการแก้ไขเพิ่มเติมนั้นเป็นไปได้หากสถานการณ์ยังดำเนินต่อไป
รายละเอียดการขาดเรียนในย่อหน้าที่สอง ใช้ใบบันทึกเวลาหรือบันทึกที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดทำเพื่อระบุวันที่พนักงานขาดงานด้วยหรือไม่ได้รับการยกเว้น บอกพนักงานว่าเหตุใดการขาดงานบ่อยครั้งจึงไม่ดีต่อพนักงานและ บริษัท อธิบายว่าการขาดงานเรื้อรังทำให้พนักงานร่วมของพนักงานสูญเสียความมั่นใจในพนักงานหรือค่าใช้จ่ายเงินของ บริษัท เนื่องจากการสูญเสียการผลิต
ปิดจดหมายโดยอธิบายสิ่งที่พนักงานต้องทำเพื่อให้ได้กลับมาติดตาม ตัวอย่างเช่นอธิบายว่าสำหรับหกเดือนข้างหน้าพนักงานจะต้องขอวันหยุดล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษร นอกจากนี้โปรดทราบว่าพนักงานจะต้องให้แพทย์ทราบถึงการขาดงานเนื่องจากการเจ็บป่วย บอกพนักงานว่าการไม่ปฏิบัติตามกฎอาจนำไปสู่การแก้ไขทางวินัยมากขึ้นรวมถึงการเลิกจ้าง ในย่อหน้าสุดท้ายอ้างถึงพนักงานไปยังโปรแกรมการให้คำปรึกษาหากปัญหาส่วนตัวหรือครอบครัวที่เกิดซ้ำเป็นสาเหตุของการขาดงาน
