วิธีเขียนข้อเสนอเพื่อการบริการ

ไม่ว่าคุณจะตอบสนองต่อคำขอข้อเสนอหรือเสนอข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์สำหรับบริการจำสิ่งที่ผู้ก่อตั้ง Kyocera, Kazuo Inamori ครั้งหนึ่งเคยสังเกต:“ ลูกค้าไม่เคยไปที่ร้านค้าเพียงเพื่อเอาใจผู้ดูแลร้าน” จำนวนข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถในการให้บริการโครงการเน้นความต้องการของลูกค้าคำแนะนำและปุ่มลัด ด้วยวิธีนี้น้ำเสียงข้อเสนอเนื้อหาและองค์กรของคุณจะมีความรับผิดชอบ แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจที่ชัดเจนของธุรกิจของลูกค้าและเน้นประโยชน์ของการใช้บริการของคุณเพื่อจัดส่งหมัดเด็ดโน้มน้าวใจในข้อเสนอของคุณ

การเตรียมการข้อเสนอล่วงหน้า

วางแผนเนื้อหาของคุณ หากไม่ระบุรายละเอียดให้ถามลูกค้าว่าปัจจัยใดที่เธอจะพิจารณาในการตัดสินใจซื้อและวางแผนข้อเสนอของคุณตามนั้น อย่างน้อยที่สุดคุณต้องเข้าใจความต้องการของลูกค้าและสิ่งที่ทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่งในแง่ของการฝึกอบรมประสบการณ์ความสามารถและความสัมพันธ์ ระบุวิธีการของคุณในการแก้ไขความต้องการของลูกค้าพร้อมกับระยะเวลาที่ต้องใช้และค่าใช้จ่ายเท่าไหร่

สร้างเค้าร่างซึ่งอาจทำหน้าที่เป็นสารบัญของคุณในภายหลัง หากคุณตอบกลับคำขออย่างเป็นทางการสำหรับข้อเสนอให้ทำตามคำแนะนำเฉพาะ มิฉะนั้นจัดระเบียบข้อมูลของคุณจากสิ่งที่สำคัญที่สุดถึงสำคัญน้อยที่สุดให้กับลูกค้า ตัวอย่างเช่นวางประวัติย่อไปที่จุดเริ่มต้นของข้อเสนอสำหรับลูกค้าใหม่หรือไปยังจุดสิ้นสุดของข้อเสนอของคุณสำหรับลูกค้าซ้ำที่คุ้นเคยกับข้อมูลประจำตัวของคุณแล้ว

สร้างเมทริกซ์ที่กำหนดหนึ่งแถวให้กับแต่ละส่วนในโครงร่างของคุณและหนึ่งคอลัมน์ให้กับแต่ละพื้นที่ของลูกค้าที่เกี่ยวข้องหรือเกณฑ์การคัดเลือก ภายในแต่ละเซลล์ที่เกิดขึ้นบังคับใช้คุณสมบัติต่างๆของคุณและวิธีการที่ตอบโจทย์ของลูกค้าของคุณ ใช้เมทริกซ์นี้เพื่อยึดเนื้อหาของคุณตามความต้องการของลูกค้าและเตือนให้คุณทราบถึงจุดที่ต้องเน้นในแต่ละส่วน

การเขียนข้อเสนอ

เน้นผลประโยชน์ของลูกค้าอย่างสม่ำเสมอตลอดข้อเสนอของคุณสำหรับบริการ เริ่มหัวข้อที่อธิบายถึงวิธีที่ลูกค้าจะได้รับในสิ่งที่เขาให้คุณค่าหรือต้องการหรือหลีกเลี่ยงสิ่งที่เขากลัวหรือไม่ชอบโดยใช้บริการของคุณ

แสดงหลักฐานเพื่อสนับสนุนข้อเรียกร้องที่คุณทำในข้อเสนอของคุณ ตัวอย่างเช่นยืนยันผลงานที่ประสบความสำเร็จด้วยงานที่คล้ายกับจดหมายแนะนำราคาฟรีหรือข้อมูลการติดต่อของลูกค้าที่พึงพอใจ

ใช้รูปแบบและโทนเสียงที่เหมาะสม บางครั้งตัวอักษรอย่างเป็นทางการจะพอเพียงบางครั้งเอกสารที่มีความยาวที่มีส่วนแท็บเป็นสิ่งที่จำเป็น หากไม่ได้รับการระบุให้ถามลูกค้าว่าเธอต้องการรับข้อมูลของคุณอย่างไรและหากเธอสามารถยืมสำเนาของข้อเสนอที่ชนะมาเพื่อตรวจสอบ

สร้างเนื้อหาที่อ่านง่าย ใช้ประโยคสั้น ๆ ที่สอดคล้องกันภายในย่อหน้าไม่เกิน 10 บรรทัด ใช้ขนาดตัวอักษร 10 ถึง 12 จุดและรวมช่องว่างระหว่างส่วนและย่อหน้าอย่างอิสระ ใช้ส่วนหัวเพื่อช่วยให้ลูกค้าอ่านสแกนและค้นหาข้อมูลได้อย่างง่ายดาย เน้นจุดสำคัญด้วยกราฟิกและภาพและตัวหนาตัวเอียงหรือขีดเส้นใต้

เคล็ดลับ

• เมื่อคุณขอให้ลูกค้าชี้แจงความคลุมเครือของโครงการหรือข้อกำหนดข้อเสนอให้ใช้โอกาสเพื่อแสดงความสนใจในธุรกิจและผลประโยชน์ของเขา

  สร้างภาพรวมของเนื้อหาข้อเสนอของคุณเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้น นำเสนอภาพรวมนี้ก่อนในจดหมายข้อเสนอของคุณหรือจดหมายปะหน้า; ในข้อเสนอที่ใหญ่กว่าให้สร้างหัวข้อสรุปสำหรับผู้บริหารที่เป็นไปตามสารบัญของคุณและนำหน้าส่วนอื่น ๆ ทั้งหมด

  เทมเพลตมีประโยชน์ในการป้องกันไม่ให้ล้อใหม่ทุกครั้งที่คุณเขียนข้อเสนอการบริการ

  ตรวจสอบข้อเสนอของคุณสำหรับข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ก่อนที่จะพิมพ์และส่ง ใช้ดวงตามากเท่าที่มีอยู่ ข้อผิดพลาดง่ายๆสามารถส่งผ่านโดยผู้ที่อ่านข้อเสนอหลายเวอร์ชัน ค้นหาดวงตาที่สดใสถ้าเป็นไปได้