นานก่อนที่อีเมลจะถูกประดิษฐ์เครื่องแฟกซ์เป็นวิธีหลักในการสื่อสารอย่างรวดเร็วในการตั้งค่าสำนักงาน เครื่องโทรสารหรือแฟกซ์เป็นวิธีการส่งสำเนาข้อมูลทางโทรศัพท์และโดยทั่วไปจะใช้สำหรับการส่งคำสั่งซื้อกับ บริษัท หรือเพื่อส่งเอกสารทางกฎหมายอย่างรวดเร็ว
ประวัติศาสตร์
เครื่องโทรสารที่ทันสมัยเข้ามาใช้งานทั่วไปในช่วงปี 1980 แต่สิทธิบัตรสำหรับเครื่องแฟกซ์ที่ได้รับอนุญาตให้ Alexander Bain ในปี 1843, 33 ปีก่อนการประดิษฐ์โทรศัพท์ เครื่องแฟกซ์แรกเริ่มมีความสำคัญใน 1,906 เมื่อใช้สำหรับการส่งภาพถ่ายไปยังหนังสือพิมพ์
ประโยชน์ที่ได้รับ
แฟกซ์จะถูกส่งอย่างปลอดภัยและรวดเร็วทันทีซึ่งเป็นประโยชน์เมื่อส่งเอกสารที่เป็นความลับและถูกกฎหมาย อุตสาหกรรมอื่น ๆ ที่พึ่งพาการส่งเครื่องแฟกซ์ ได้แก่ บริษัท อสังหาริมทรัพย์และ บริษัท ขายซึ่งขึ้นอยู่กับแฟกซ์สำหรับการสั่งซื้อ ด้วยความชุกของอีเมลในที่ทำงานทำให้ในปี 2550 มีการส่งแฟกซ์เพิ่มขึ้นกว่าปีอื่น ๆ
ประเภท
เครื่องแฟกซ์เฉพาะเป็นเครื่องที่ใช้สำหรับกระบวนการส่งแฟกซ์เท่านั้น เนื่องจากเครื่องแฟกซ์ใช้สายโทรศัพท์คุณสามารถโทรออกจากเครื่องได้ แต่ไม่ใช่ฟังก์ชั่นหลัก
เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นมีฮาร์ดแวร์สำหรับใช้เป็นเครื่องแฟกซ์สแกนเนอร์เครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสาร อุปกรณ์เหล่านี้ใช้งานได้นานกว่าปกติดังนั้นผู้เชี่ยวชาญแนะนำ "ถ้าคุณต้องการส่งแฟกซ์มากกว่าหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์คุณจะได้รับเงินของคุณจากเครื่องแฟกซ์เฉพาะ" ตามการวิจัยของผู้บริโภค
โมเด็มแฟกซ์มีอยู่ในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ภายในหรือภายนอก ข้อเสียของโมเด็มแฟกซ์คือเอกสารที่จะส่งแฟกซ์จะต้องอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ข้อเสียเปรียบหลักของโมเด็มแฟกซ์คือเครื่องสแกนออพติคอลที่จำเป็นสำหรับการแฟกซ์เอกสารกระดาษ
บริการแฟกซ์ไปยังอีเมลที่นำเสนอโดย บริษัท เช่น Packetel อนุญาตให้ส่งแฟกซ์ไปยังบัญชีอีเมลเป็นเอกสาร PDF ประโยชน์ของบริการแฟกซ์ถึงอีเมลรวมถึงการแจ้งเตือนข้อความเมื่อได้รับแฟกซ์ความพร้อมใช้งานของที่อยู่อีเมลหลายรายการและราคาต่ำ ($ 3.65 ต่อเดือนสำหรับ Packetel)
การพิจารณา
ผู้ที่คิดจะซื้อเครื่องแฟกซ์ควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้: 1. เทคโนโลยีการพิมพ์ เครื่องโทรสารเลเซอร์นั้นทนทานกว่าและมีคุณภาพงานพิมพ์สูงกว่า แต่มีราคาแพงกว่า 2. ความเร็ว ความเร็วในการส่งแตกต่างกันไปจากสามถึง 15 วินาทีต่อหน้า หากคุณไม่ได้รับแฟกซ์บ่อยให้ลองซื้อเครื่องที่ช้ากว่าและราคาถูกกว่า 3. หน่วยความจำ หากเครื่องแฟกซ์หมดกระดาษเครื่องที่เรียบง่ายจะเก็บประมาณ 25 หน้าในขณะที่เครื่องระดับสูงจะเก็บได้สูงสุด 500 หน้า 4. คุณสมบัติอื่น ๆ พิจารณาตัวเลือกอื่น ๆ เช่นการโทรด่วนและการส่งต่อแฟกซ์คุณอาจจำเป็นต้องใช้
การแก้ไขปัญหา
ปัญหาเครื่องแฟกซ์ที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่ คุณภาพของภาพปัญหากระดาษติดและปัญหาการเชื่อมต่อ
ปัญหาคุณภาพของภาพ ได้แก่ รอยเปื้อน, เส้นริ้วและประเภทที่มืดหรือเบาเกินไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตลับผงหมึกทำงานอย่างถูกต้องมีผงหมึกเพียงพอและไม่มีผงรั่ว
เมื่อทำงานกับกระดาษติดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้นำกระดาษออกตามธรรมชาติแล้วกระดาษจะเคลื่อนที่ การพยายามนำกระดาษออกในทิศทางตรงกันข้ามอาจทำให้ล้อหรือเกียร์เกิดความเสียหายและทิ้งเศษกระดาษเล็ก ๆ ไว้ในเครื่อง
ข้อผิดพลาดในการสื่อสารปกติจัดการกับ บริษัท โทรศัพท์ หากมีสัญญาณโทรศัพท์ แต่ยังไม่ได้รับแฟกซ์ให้ติดต่อ บริษัท โทรศัพท์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสัญญาณรบกวน
