จดหมายตอบรับการยืนยันการจัดส่งของรายการที่ร้องขอเช่นการจัดส่งสินค้าหรือข้อเสนอสัญญา จดหมายระบุรายละเอียดสิ่งที่ได้รับและเวลาอย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังบันทึกหากจำเป็นต้องมีการติดตาม ตัวอักษรมักจะมีความยาวไม่กี่ย่อหน้าและมักจะส่งภายในหนึ่งวันทำการหลังจากได้รับรายการที่ร้องขอ จดหมายตอบรับใบเสร็จรับเงินส่วนใหญ่จะส่งทางไปรษณีย์ธรรมดา แต่โทรสารอีเมลและจดหมายที่ได้รับการรับรองเป็นตัวเลือกเช่นกัน มหาวิทยาลัยรัฐโคโลราโดบันทึกว่าจดหมายตอบรับเป็นมารยาทระดับมืออาชีพที่ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
ตรวจสอบรายการที่คุณต้องการรับทราบ ยืนยันว่าการส่งมอบตรงกับความคาดหวังของคุณ
พูดถึงจดหมายถึงผู้ที่คาดหวังว่าจะได้รับการตอบรับ ชื่อเต็มของบุคคลและชื่อพร้อมกับที่อยู่ควรปรากฏบนจดหมายและซองจดหมาย
เขียนจดหมาย ในวรรคแรกยืนยันการรับสินค้าโดยขอบคุณผู้ส่งสินค้าสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือข้อมูลที่ขอ จากนั้นทำรายการแต่ละรายการที่ได้รับพร้อมกับวันที่
แจ้งผู้รับในวรรคสองว่าคุณพอใจกับการจัดส่ง - ถ้าเป็นกรณีนั้น - และการส่งมอบนั้นตรงกับความคาดหวังของคุณ
จบจดหมายด้วยการปิดอภินันทนาการเช่น "ขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" และชื่อที่พิมพ์ของคุณ เซ็นชื่อและส่งจดหมาย
