เงินสดย่อยคืออะไรก็ได้ยกเว้นเพียงเล็กน้อย เป็นกองทุนที่มีประโยชน์และจริงจังซึ่งธุรกิจของคุณใช้สำหรับการซื้อสินค้าที่มีขนาดเล็กเกินไปหรือไม่เป็นทางการสำหรับการตรวจสอบหรือบัตรเครดิต ไม่ว่าคุณจะเสียบเหรียญเข้ากับที่จอดรถหรือซื้อเทปม้วนฉุกเฉินลิ้นชักเงินสดเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้ความยืดหยุ่นในการเข้าถึงเงินที่จะจ่ายได้อย่างรวดเร็วในขณะที่ยังบันทึกการทำธุรกรรมเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำบัญชี เงินสดย่อยประกอบด้วยเงินสดในมือของคุณ แต่เงินสดในมือยังรวมถึงกองทุนอื่น ๆ ที่คุณมีอยู่ได้ง่ายเช่นเงินก้อนที่คุณยังไม่ได้ฝากไว้ในธนาคารและสายเล็ก ๆ ที่คุณใช้สำหรับการเปลี่ยนเครื่องบันทึกเงินสด.
เคล็ดลับ
-
เงินสดย่อยเป็นเงินทุนที่ธุรกิจของคุณใช้ในการซื้อน้อยขณะที่เงินสดในมือคือผลรวมของเงินสดทั้งหมดที่คุณมี
เงินสดในนิยามของมือ
คำว่า "เงินสดในมือ" จริงๆแล้วมีความหมายที่สอง สามารถนำมาใช้อย่างแท้จริงเพื่อหมายถึงตั๋วเงินและเหรียญจริงที่คุณมีให้ใช้จ่ายรวมถึงจำนวนเงินในกองทุนเงินสดย่อยของคุณ อย่างไรก็ตามในงบดุลคำเดียวกันนี้ไม่ได้หมายถึงเงินสดทางกายภาพเท่านั้น แต่หมายถึงเงินกองทุนสภาพคล่องทั้งหมดที่ธุรกิจของคุณบันทึกและยืมรวมถึงเงินในธนาคารและตั๋วเงินขนาดใหญ่ในตู้เซฟของคุณ มันถูกเรียกว่า "เงินสดในมือ" แม้ว่าคุณจะไม่มีเงินสดจริงเพราะคำศัพท์นี้แยกความแตกต่างจากสินทรัพย์ที่ไม่ได้มีอยู่จริงเช่นบัญชีลูกหนี้หรือหมายเลขในคอลัมน์สินทรัพย์ของงบดุลซึ่งแสดงถึง จำนวนเงินที่คุณยังคงรอให้ลูกค้าจ่าย
นิยามเงินสดย่อย
เงินสดย่อยเป็นผลรวมของธุรกิจของคุณในมือเพื่อครอบคลุมการซื้อที่ชำระด้วยเงินสดแทนที่จะใช้เช็คหรือบัตรเครดิต การสร้างกองทุนเงินสดย่อยด้วยการบันทึกประจำวันและเงินสดย่อยลอยตัวหรือจำนวนเงินเริ่มต้นมาตรฐานช่วยให้ธุรกิจของคุณติดตามการสั่งซื้อสินค้าขนาดเล็กที่อาจตกอยู่ในความเสี่ยงเช่นการจ่ายไปรษณีย์ของคุณเนื่องจากค่าส่งไปรษณีย์ไม่กี่เซนต์ บนจดหมายที่มีตราประทับไม่เพียงพอ
เงินสดย่อยทำงานอย่างไร
ในการตั้งค่ากองทุนเงินสดย่อยเริ่มต้นด้วยทุ่นเงินสดย่อยหรือผลรวมของเงินที่จะครอบคลุมความต้องการเงินสดย่อยระยะสั้นของ บริษัท ของคุณในระยะเวลาที่เหมาะสมเช่นหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือน จำนวนเงินควรมีขนาดใหญ่พอที่จะจ่ายจริงสำหรับการซื้อเงินสดเล็ก ๆ ของคุณ แต่เล็กพอที่จะทำให้รู้สึกถึงการซื้อเงินสดย่อยมากกว่าการใช้จ่ายประเภทอื่น ๆ หากคุณไปที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานสำหรับกระดาษและคลิปหนีบกระดาษหลายครั้งต่อสัปดาห์คุณควรพิจารณาทำรายการและซื้อเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมากในคราวเดียว อีกวิธีหนึ่งคุณอาจเปิดบัญชีกับร้านอุปกรณ์สำนักงานเพื่อให้คุณสามารถชำระเงินสำหรับการซื้อสินค้าขนาดเล็กทั้งหมดของคุณด้วยกัน
บริษัท ส่วนใหญ่เก็บเงินสดย่อยไว้ในกล่องหรือภาชนะเฉพาะเช่นกล่องเงินสดหรือซองจดหมายขนาดใหญ่ สิ่งที่คุณใช้มันควรมีขนาดใหญ่พอสำหรับเงินสดและบันทึกเงินสดของคุณและควรเข้าถึงได้ง่าย หากคุณใช้กล่องโลหะคุณสามารถล็อคกล่องไว้ได้โดยขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของ บริษัท และจำนวนพนักงานที่คุณมี แม้ว่าจะเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่เชิญชวนให้พนักงานขโมยเงินก้อนที่คุณเก็บไว้ในกองทุนเงินสดย่อยของคุณนั้นมีขนาดเล็กตามคำจำกัดความและกองทุนของคุณจะมีบันทึกที่ทำให้ง่ายต่อการดูว่าเงินหายไปหรือไม่
การตั้งค่าเงินสดย่อยของคุณควรใช้สมุดรายวันที่ติดตามเงินทุนเข้าและออก ใช้แผ่นกระดาษโน๊ตบุ๊คขนาดเล็กหรือแม้กระทั่งแผ่นกระดาษด้วยมือหรือสเปรดชีตที่สร้างจากคอมพิวเตอร์ คุณสามารถค้นหาเทมเพลตออนไลน์เพื่อบันทึกเงินสดย่อยได้อย่างง่ายดายแม้ว่าคุณอาจไม่สามารถพิมพ์เทมเพลตลงในแผ่นหรือโน้ตบุ๊ก บันทึกเงินสดย่อยของคุณควรมีคอลัมน์สำหรับวันที่และอีกรายการสำหรับรายละเอียดของค่าใช้จ่ายเช่นสิ่งที่คุณซื้อและที่ที่คุณใช้จ่ายเงิน นอกจากนี้ยังควรแสดงจำนวนที่เริ่มต้นจำนวนเงินที่คุณถอนออกสำหรับการซื้อและจำนวนเงินที่เหลืออยู่ในกองทุนของคุณหลังจากที่คุณใช้จ่ายเงิน
เงินสดประเภทธุรกิจอื่น ๆ
ความแตกต่างระหว่างเงินสดในมือและเงินสดย่อยทำให้คุณเก็บเงินและวิธีการใช้งาน เงินสดย่อยนั้นอยู่ในกล่องเงินสดหรือซองจดหมายของคุณ เงินสดประเภทอื่นอาจถูกเก็บไว้ในลิ้นชักตู้เซฟเครื่องบันทึกเงินสดหรือแม้กระทั่งในธนาคารหากคุณใช้คำจำกัดความการบัญชีของ "เงินสดในมือ" ซึ่งจะวัดสภาพคล่องของ บริษัท ของคุณแทนที่จะเป็นดอลลาร์ที่คุณเก็บไว้.
- กองทุนลงทะเบียนเงินสด: หากคุณทำธุรกิจค้าปลีกส่วนใหญ่คุณจะรับเงินสดจากลูกค้าแม้ว่าคุณจะทำธุรกรรมเป็นจำนวนมากบนบัตรเครดิตของลูกค้า ค่าใช้จ่ายในการลงทะเบียนเงินสดของคุณจะไม่เพียง แต่รวมถึงรายได้เงินสดของวัน แต่ยังรวมถึงจำนวนเงินที่คุณเก็บไว้ในการเปลี่ยนแปลงสำหรับลูกค้า การเริ่มต้นของคุณควรประกอบด้วยตั๋วเงินขนาดเล็กแม้ว่าคุณจะพบว่าตัวเองมีตั๋วเงินส่วนใหญ่ในตอนท้ายของวันเมื่อคุณนำตั๋วเงินที่มีขนาดใหญ่ขึ้นจากผู้ซื้อ การเริ่มต้นจนถึงควรเพียงพอที่จะไม่หมดในตอนท้ายของวันหรือทุกครั้งที่คุณไปที่ธนาคารเพื่อรับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม อย่างไรก็ตามไม่ควรมากนักที่คุณจะต้องจ่ายเงินก้อนที่คุณอาจต้องใช้สำหรับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ
- เงินสดที่ไม่ได้รับเงินคืน: แม้ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจที่จัดการกับเงินสดจำนวนมากคุณก็ไม่น่าจะไปธนาคารและฝากเงินทุกวัน ทางที่ดีควรเก็บเงินสดไว้ในที่ปลอดภัยที่สถานที่ประกอบธุรกิจของคุณ คุณสามารถซื้อตู้เซฟได้ที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานสำหรับการลงทุนที่ค่อนข้างเล็กหรืออย่างน้อยการลงทุนที่มีขนาดเล็กเมื่อเทียบกับมูลค่าของกองทุนที่คุณอาจเก็บไว้ในที่ปลอดภัย อย่างไรก็ตามควรฝากเงินอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งเนื่องจากธุรกิจที่รับผิดชอบจัดทำเอกสารรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดและบัญชีธนาคารน่าเชื่อถือกว่าบันทึกเงินสดสำหรับบันทึกรายการธุรกรรมเหล่านี้
-
ยอดคงเหลือในบัญชีธนาคาร: แม้ว่าจำนวนเงินในบัญชีธนาคารของคุณไม่ใช่เงินสดจริง แต่เป็นเงินที่ บริษัท ของคุณมีให้ คุณสามารถใช้เงินที่คุณฝากไว้ในค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานแบบวันต่อวันเช่นวัสดุค่าเช่าและเงินเดือน เมื่อคุณใช้จ่ายใด ๆ เหล่านี้คุณจะแปลงเงินสดของคุณให้เป็นสินทรัพย์ทางธุรกิจประเภทอื่น นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้การตรวจสอบและยอดคงเหลือในการออมเพื่อชำระคืนเงินต้นของสินเชื่อ การชำระเงินเหล่านี้ไม่จำเป็น
แปลงเป็นสินทรัพย์ แต่พวกเขายังคำนึงถึงมูลค่าสุทธิที่แสดงโดยงบดุลของคุณ แต่ลดจำนวนหนี้สินที่ธุรกิจของคุณเป็นหนี้
ทำไมเงินสดเป็นราชา
สุภาษิตธุรกิจโบราณกล่าวว่าเงินสดเป็นราชาและภูมิปัญญานี้หมายถึงความเป็นจริงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่เงินสดเหลวให้อำนาจและความยืดหยุ่นแก่คุณในการใช้ประโยชน์จากโอกาสและเหตุฉุกเฉินภาคสนาม บริษัท ของคุณจะไม่สามารถซื้อสินค้าคงคลังที่คุณต้องการสำหรับรายได้ในอนาคตเว้นแต่ว่าคุณมีเงินที่จะจ่าย คุณสามารถใช้เครดิตธุรกิจได้ถึงจุดหนึ่ง แต่ถ้าคุณไม่ได้รับเงินสดเพื่อจ่ายเงินก้อนที่คุณยืมไปมันเป็นเรื่องของเวลาก่อนที่คุณจะหมดตัวเลือก ไม่ว่าเงินสดของคุณจะมาจากกองทุนเงินสดย่อยหรือบัญชีตรวจสอบ บริษัท ของคุณมันช่วยให้ บริษัท ของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและช่วยให้คุณหมดปัญหา
