การระงับเครดิตมักจำเป็นเมื่อลูกค้าไม่ชำระเงินตามที่ตกลงไว้ การระงับจะป้องกันไม่ให้ลูกค้าซื้อสินค้าหรือบริการเพิ่มเติมจนกว่าคุณจะได้รับการชำระเงิน อย่างไรก็ตามจดหมายต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการเก็บรวบรวมในบัญชีในขณะที่รักษาลูกค้าในฐานะลูกค้า เป็นไปได้ว่าลูกค้าบางคนอารมณ์เสียด้วยการถือจดหมายเครดิตในบัญชีอาจนำธุรกิจของพวกเขาไปที่อื่น นั่นเป็นเหตุผลที่ความเป็นไปได้อื่น ๆ สำหรับการสะสมมีความสำคัญก่อนที่จะส่งจดหมายเป็นทางเลือกสุดท้าย
ตรวจสอบประวัติการชำระเงินในบัญชี ยืนยันว่าลูกค้าได้รับการแจ้งเตือนการชำระเงินจำนวนมากทางไปรษณีย์และทางโทรศัพท์
เขียนจดหมายโดยใช้ความเข้าใจ แต่มีความแข็งแกร่งในขณะที่คุณแสดงความขอบคุณต่อลูกค้าในขณะที่ยืนยันการชำระเงิน ในย่อหน้าแรกขอขอบคุณลูกค้าที่ให้การสนับสนุนธุรกิจของคุณและรับทราบว่าช่วงเวลาที่ยากลำบากทางเศรษฐกิจหรือเหตุผลอื่น ๆ อาจทำให้ลูกค้ารายใดรายหนึ่งตกอยู่ในบัญชี
ประกาศการถือเครดิตด้วยประโยคแรกในวรรคสองเพื่อให้ชัดเจนสำหรับการเน้นย้ำ เขียนว่า "อย่างไรก็ตามฉันเสียใจที่เราต้องระงับเครดิตของคุณทันทีเนื่องจากไม่ชำระเงิน" หรือใช้ถ้อยคำที่แตกต่างถ่ายทอดข้อความเดียวกัน
รายละเอียดยอดเงินที่ต้องชำระในวรรคสามและบอกสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อยกระดับการถือเครดิต กำหนดเวลาการชำระเงินและแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าการมอบหมายให้กับผู้เก็บหนี้เป็นไปได้
จบจดหมายด้วยการขอบคุณลูกค้าอีกครั้งสำหรับความภักดีของเขา ใส่หมายเลขโทรศัพท์ของคุณโดยตรงในจดหมายและเชิญลูกค้าให้โทรเพื่อหารือเกี่ยวกับการเตรียมการชำระเงิน
