องค์กรของคุณเพิ่งสร้างโปรแกรมใหม่และคุณต้องแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการส่งจดหมายแจ้งให้ลูกค้าแต่ละคนทราบเกี่ยวกับโปรแกรม ในการรับความสนใจของลูกค้าจดหมายของคุณจะต้องมีส่วนร่วมเพื่อให้เขา / เธอจะอ่านมันและจดหมายของคุณจะต้องให้ข้อมูลเพื่อที่เขา / เธอจะเข้าใจว่าโปรแกรมนั้นเกี่ยวกับอะไร แม้ว่าโปรแกรมจะเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าของคุณ แต่ผู้คนมักจะลังเลที่จะอ่านการส่งจดหมายโดยตรงดังนั้นคุณต้องสมดุลระหว่างข้อมูลและการโน้มน้าวใจอย่างแท้จริง
พิมพ์วันที่และข้ามบรรทัด ใช้ฟังก์ชั่นจดหมายเวียนในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณเพื่อเพิ่มชื่อและที่อยู่ของลูกค้าหรือละเว้นหากคุณต้องการจดหมายทั่วไป
ข้ามบรรทัดเพิ่มเติมและพิมพ์ "Dear Mr./Ms. (ชื่อลูกค้า)" ตามด้วยโคลอนหรือพิมพ์ "Dear Valued Client" ตามด้วยโคลอนเพื่อรับการทักทายทั่วไป อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าผู้คนมักจะอ่านข้อความที่ส่งถึงพวกเขาโดยเฉพาะดังนั้นหากคุณสามารถเพิ่มชื่อและที่อยู่ของลูกค้าคุณควรทำเช่นนั้น
เริ่มต้นจดหมายด้วยสิ่งที่จะดึงดูดความสนใจของลูกค้า ข้อเท็จจริงหรือสถิติที่เกี่ยวข้องอาจทำให้พวกเขาสนใจ เช่น "คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถรับรองบุตรหลานของคุณในราคา $ 50.00 ต่อเดือนในโปรแกรมใหม่ของเรา?" เริ่มต้นด้วยผลประโยชน์โดยตรงเช่นนี้จะดึงดูดความสนใจของลูกค้าและกระตุ้นให้พวกเขาอ่านเพิ่มเติม
ให้รายละเอียดทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม ให้ข้อมูลเพียงพอที่ลูกค้าสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด แต่ไม่มากจนเกินไปที่คุณจะเอาชนะพวกเขาด้วยการพิมพ์อย่างละเอียด บอกพวกเขาว่าพวกเขาสามารถรับรายละเอียดได้ที่ไหน ตัวอย่างเช่นวางบนรายละเอียดเว็บไซต์ของคุณและแพ็คเก็ตต้อนรับพร้อมกับโปรแกรมประยุกต์
บอกลูกค้าว่าจะทำอย่างไรถ้าพวกเขามีความสนใจ ระบุหมายเลขโทรศัพท์หรือเว็บไซต์ที่สามารถลงทะเบียนได้ ให้วันที่สถานที่และกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องหากเกี่ยวข้อง
ปิดจดหมายโดยพิมพ์ "ขอแสดงความนับถือ" และข้ามช่องว่างสามบรรทัด พิมพ์ชื่อของคุณ พิมพ์ตัวอักษรบนเว็บไซต์ขององค์กรของคุณและลงนามชื่อของคุณด้านบนชื่อพิมพ์ของคุณในแต่ละตัวอักษร หากคุณไม่สามารถลงนามในสำเนาแต่ละชุดได้ให้สร้างกราฟิกของชื่อของคุณและใส่ลงในเอกสารดังนั้นเมื่อคุณพิมพ์ตัวอักษรแต่ละตัวจะมี "ลายเซ็น"
