การควบคุมภายในคือกระบวนการที่ บริษัท พัฒนาขึ้นเพื่อปกป้องสินทรัพย์ของพวกเขาและเพื่อสร้างงบการเงินที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ เมื่อ บริษัท ไม่มีกระบวนการควบคุมภายในที่รัดกุมการฉ้อโกงอาจเกิดขึ้นได้ง่ายกว่ามาก องค์กรควรป้องกันตนเองจากภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นโดยการตรวจสอบระบบการควบคุมภายในของพวกเขาบ่อยครั้งและปรับให้แข็งแกร่งขึ้น
งบการเงินไม่ถูกต้อง
หากองค์กรพบว่ามีความไม่ถูกต้องในงบการเงินอาจมีปัญหากับระบบการควบคุมภายในขององค์กร พื้นฐานพื้นฐานหนึ่งของการควบคุมภายในคือหลักการแยกหน้าที่ ซึ่งหมายความว่าพนักงานที่แตกต่างกันทำหน้าที่ด้านการบัญชีที่แตกต่างกัน หากบุคคลคนเดียวกันปฏิบัติหน้าที่ทั้งหมดเป็นสัญญาณของระบบการควบคุมภายในที่อ่อนแอ หากความไม่ถูกต้องเกิดขึ้นในการรายงานทางการเงิน บริษัท ควรพิจารณาขั้นตอนการบัญชีที่ใช้
เอกสารที่ขาดหายไป
หาก บริษัท ไม่สามารถค้นหาเอกสารบางอย่างเช่นใบแจ้งหนี้หรือคำสั่งซื้ออาจเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงการควบคุมที่อ่อนแอ องค์กรพัฒนากระบวนการสำหรับการบันทึกการโพสต์และการจัดเก็บเอกสาร หากเอกสารสูญหายมีโอกาสที่ดีที่มีปัญหาในกระบวนการของ บริษัท หากพนักงานคนหนึ่งมีการควบคุมมากเกินไปเขาอาจปรับเปลี่ยนเอกสารเพื่อหลอกลวง บริษัท
ขาดขั้นตอนการเขียน
ทุกกระบวนการและกิจกรรมที่องค์กรใช้ควรมีขั้นตอนเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อปฏิบัติตาม พนักงานอาจไม่ทราบขั้นตอนที่เหมาะสมและอาจทำกิจกรรมผิดวิธี ระบบการควบคุมภายในที่แข็งแกร่งมีขั้นตอนและนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมด
ข้อร้องเรียนของลูกค้า
สัญญาณของระบบควบคุมภายในที่อ่อนแออีกประการหนึ่งคือจำนวนข้อร้องเรียนจากลูกค้าที่สูงกว่าปกติ องค์กรควรพัฒนาระบบเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าพึงพอใจกับผลิตภัณฑ์และบริการ หากมีข้อร้องเรียนจำนวนมากผู้บริหารควรพิจารณาปัญหาและเข้าใจว่าอาจมีจุดอ่อนในการควบคุมภายใน
การตรวจสอบ
องค์กรจ้างผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อกำหนดความถูกต้องของการบันทึกทางการเงิน การตรวจสอบจะเปิดเผยประเด็นปัญหาภัยคุกคามความเสี่ยงและปัญหาอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้น หาก บริษัท ไม่จ้างผู้สอบบัญชีเป็นประจำภัยคุกคามเหล่านี้จะตรวจจับได้ยากขึ้น เป็นการปฏิบัติทางธุรกิจตามปกติสำหรับ บริษัท ที่จะทำการตรวจสอบเสร็จเป็นประจำ
