ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารกับพนักงานผู้ขายหรือลูกค้าเพื่อให้มั่นใจว่าคุณกำลังสร้างข้อความที่มีประสิทธิภาพนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารทางธุรกิจของคุณเป็นไปตามเป้าหมายคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันมีคุณสมบัติห้าอย่างที่ใช้ร่วมกันกับข้อความที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด
วัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
ข้อความที่มีประสิทธิภาพรวมถึงจุดประสงค์ที่ชัดเจนในการแจ้งชักชวนหรือร่วมมือกับกลุ่มเป้าหมาย ข้อความควรได้รับการออกแบบตามระดับความเข้าใจของผู้ชมปฏิกิริยาที่อาจเกิดขึ้นและความสัมพันธ์กับผู้แต่ง โดยทั่วไปแล้วควรรวมความคิดหลักเพียงข้อเดียวในแต่ละข้อความเว้นแต่ว่าจะมีปัญหาที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดที่จะต้องแก้ไขด้วยกัน การมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการสื่อสารทางธุรกิจจะช่วยกำหนดสื่อที่ใช้ในการส่งข้อความ
ช่องทางที่เหมาะสม
สิ่งสำคัญคือการเลือกช่องทางที่เหมาะสมในการส่งข้อความ การสื่อสารทางอีเมลสามารถใช้สำหรับการส่งไปยังผู้ชมจำนวนมากในขณะที่การสื่อสารแบบตัวต่อตัวเหมาะสำหรับกลุ่มขนาดเล็ก การสื่อสารที่เป็นทางการที่ต้องการเอกสารเช่นการตรวจสอบพนักงานหรือการเปลี่ยนแปลงนโยบายจะดีที่สุดในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษร ขึ้นอยู่กับผู้ส่งเพื่อพิจารณาว่าร้านใดเหมาะสมที่สุดสำหรับข้อความใดข้อความหนึ่ง ตัวอย่างเช่นการนำเสนอวิดีโอประกาศสังคมของ บริษัท เป็นวิธีที่สร้างสรรค์และสนุกสนานในการกระตุ้นให้พนักงานในขณะที่การใช้วิดีโอเพื่อประกาศการเสียชีวิตในครอบครัวของ CEO อาจเป็นเรื่องที่ไม่สำคัญ สื่อควรเติมเต็มไม่ใช่บิดเบือนวัตถุประสงค์ของข้อความ
ข้อเท็จจริงที่ถูกต้อง
การสื่อสารทางธุรกิจต้องการความแม่นยำระดับสูงในการรายงานข้อมูล ลักษณะของข้อความทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยวันที่ชัดเจนข้อเท็จจริงทรัพยากรและกำหนดเวลาที่ควรตรวจสอบซ้ำเพื่อความสมบูรณ์และความชัดเจน ข้อความที่มีประสิทธิภาพยังปราศจากศัพท์แสงคำแสลงและ "การพูดขององค์กร" ตัวอย่างเช่นแทนที่จะบอกว่า“ บริษัท ใช้โอกาสพิเศษเพื่อขยายกลยุทธ์” ทำให้มันง่ายขึ้นโดยพูดว่า“ ทีมของเราใช้ทรัพยากรที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้ธุรกิจของเราเติบโต”
กรอกข้อความ
การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและทางวาจาจะมีผลก็ต่อเมื่อข้อความนั้นเสร็จสิ้น ข้อความธุรกิจที่บอกเพียงบางส่วนของเรื่องราวนั้นมีแนวโน้มที่จะทำให้ผู้รับสับสนและไม่สามารถดึงดูดพวกเขาได้ตามที่ตั้งใจไว้ การทดสอบที่ดีคือการถามว่ามีข้อความใดตอบคำถามต่อไปนี้ทั้งหมดหรือไม่: ใครอะไรเมื่อไหร่ที่ไหนทำไมและอย่างไร วิธีเดียวสำหรับพนักงานผู้ขายหรือหุ้นส่วนทางธุรกิจที่จะสามารถดำเนินการกับข้อความได้คือหากพวกเขาได้รับขอบเขตที่สมบูรณ์
ลักษณะความคิดสร้างสรรค์
ไม่ว่าการสื่อสารทางธุรกิจนั้นมีไว้สำหรับผู้ร่วมลงทุนหรือเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยคนจะให้ความสนใจเฉพาะสิ่งที่พวกเขาสนใจ ข้อความที่มีประสิทธิภาพที่สุดนั้นสั้นกระชับและตรงประเด็น คนส่วนใหญ่จะไม่พบว่าทุกข้อความน่าสนใจดังนั้นการส่งข้อความที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารทางธุรกิจควรมีความคิดสร้างสรรค์นิดหน่อย การสรุปและกลั่นกรองข้อความจะเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะได้อ่านในขณะที่เน้นความคิดที่น่าสนใจมากจะส่งเสริมให้ข้อเสนอแนะและการกระทำ
