การสื่อสารกับพนักงานมีหลายรูปแบบและหนึ่งในสิ่งที่หลากหลายที่สุดคือบันทึกช่วยจำ บันทึกช่วยจำนั้นสั้นและตรงประเด็นและผู้จัดการธุรกิจอาจจัดทำเอกสารทั้งในรูปแบบเอกสารและอิเล็กทรอนิกส์ จุดสิ้นสุดดั้งเดิมของบันทึกแตกต่างจากการติดต่ออื่น ๆ เนื่องจากไม่มีความใกล้ชิดจริง บันทึกไม่ได้ลงท้ายด้วยชื่อผู้ส่ง แต่จะหยุดหลังจากมีการรวมข้อมูลทั้งหมด
เปิดบันทึกช่วยจำที่บันทึกไว้และไปที่ด้านล่างของหน้า
สรุปประเด็นของบันทึกในรูปแบบสั้น ๆ ที่ไม่มีการประดับประดาเช่น“ ดังนั้นโดยสรุปโปรดนำความคิดที่ดีที่สุดของคุณและอุปกรณ์แท็บเล็ตที่เขียนได้ในวันพฤหัสบดีเวลา 14.00 น. ถึงห้องประชุม Janofsky” คุณกำลังจัดทำบันทึก เวอร์ชันของรายงานสรุปของงานวิจัย
พิมพ์บรรทัดที่ให้ข้อมูลซึ่งผู้รับช่วยจำสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเช่น“ หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ให้ติดต่อ Rose Herman ในฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ส่วนขยาย 277” ตัวเลือกอื่น ๆ ได้แก่ การใส่ที่อยู่อีเมลหรือลิงก์ไปยังอินทราเน็ตของคุณ เว็บเพจเพื่อให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติม
เว้นด้านล่างของบันทึกช่วยจำว่างไว้ คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มคำพูดปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือของคุณ" หรือ "จาก" บรรทัดเนื่องจากมันจะปรากฏที่ด้านบนของบันทึก
