จดหมายของความมุ่งมั่นเป็นข้อตกลงอย่างเป็นทางการเพื่อให้การสนับสนุนวัสดุเพื่อธุรกิจองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรหรือการวิจัย โดยทั่วไปแล้วจดหมายความมุ่งมั่นในโลกธุรกิจจะให้คำมั่นสัญญาว่าจะจัดหาเงินทุนหรือเงินกู้ในขณะที่หน่วยงานที่ไม่หวังผลกำไรมักจะให้คำมั่นสัญญาในการร่วมมือการเป็นหุ้นส่วนหรือการสนับสนุนด้านวัสดุรูปแบบอื่น ไม่ว่าคุณจะให้คำมั่นสัญญาในการหาเงินทุนสนับสนุนธุรกิจหรือสนับสนุนกลุ่มชุมชนที่ไม่แสวงหากำไรคุณต้องทำให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณมีความมุ่งมั่นชัดเจนและมีความสัมพันธ์ทางการทูต
ตรวจสอบข้อมูลของคุณ จดหมายแสดงความมุ่งมั่นของคุณจะแสดงรายละเอียดทั้งหมดที่ได้ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้เกี่ยวกับการสนับสนุนของคุณ (เช่นจำนวนเงินที่จะให้ยืมตารางเวลาและแผนฉุกเฉิน) ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของคุณเป็นปัจจุบัน จดหมายของคุณควรจะร่างเงื่อนไขที่ตกลงกันแล้วโดยทั้งสองฝ่าย อย่าใช้ตัวอักษรเพื่อเพิ่มหรือแก้ไขข้อกำหนดหรือเงื่อนไข
ระบุข้อกำหนดพื้นฐานของข้อตกลงของคุณ การเปิดจดหมายของคุณควรระบุตัวคุณและทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในข้อตกลงรวมถึงข้อกำหนดและเป้าหมายพื้นฐานของความมุ่งมั่นของคุณ หากคุณจ่ายเงินให้โครงการหรือธุรกิจให้ระบุจำนวนเงิน หากคุณมุ่งมั่นที่จะให้การสนับสนุนหรือการทำงานร่วมกันแบบอื่นให้อธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับประเภทของการสนับสนุนที่คุณจะได้รับ
สรุปบทบาทและความรับผิดชอบของคุณในข้อตกลง เฉพาะเจาะจง. พูดให้ชัดเจนว่าบทบาทของคุณคืออะไรและอธิบายถึงช่วงความรับผิดชอบของคุณ หากคุณให้เงินทุนให้อธิบายกำหนดการชำระเงินรวมถึงแผนฉุกเฉินในกรณีที่คุณไม่สามารถปฏิบัติตามข้อผูกพันได้ หากคุณกำลังทำข้อตกลงร่วมกันกับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรหรือการวิจัยให้อธิบายความรับผิดชอบที่แน่นอนของคุณ (เช่นบริการหรือสิ่งอำนวยความสะดวกที่คุณวางแผนที่จะให้บริการ) และบทบาทที่คุณหรือองค์กรของคุณจะร่วมทำงานด้วย
ทำให้จดหมายของคุณชัดเจนและรัดกุม แหล่งข้อมูลบางแห่งแนะนำว่าจดหมายแสดงเจตจำนงเชิงพาณิชย์ จำกัด อยู่ที่หน้าเดียว ในบางกรณีตัวอักษรที่มีประสิทธิภาพอาจสั้นเท่ากับย่อหน้าเดียว
มีความจริงใจ หากคุณกำลังเขียนจดหมายแสดงความมุ่งมั่นที่ไม่หวังผลกำไรโปรดจำไว้ว่าหน่วยงานอื่นที่สนับสนุนหรือตรวจสอบองค์กรของคุณอาจเห็นจดหมายของคุณดังนั้นโปรดทำให้เหตุผลของคุณชัดเจนว่าต้องการทำงานกับกลุ่มนั้นยังพูดถึงการทำงานร่วมกันก่อนหน้านี้ใด ๆ ที่คุณมีกับกลุ่ม สิ่งนี้จะช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ของคุณและของผู้ทำงานร่วมกันในสายตาของผู้สนับสนุนคนอื่น ๆ ที่ไม่แสวงหากำไรเช่นองค์กรที่ให้ทุน
