วิธีจัดห้องสำหรับการประชุมทางธุรกิจ

การจัดการประชุมทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จไม่เพียง แต่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาและสมาชิกของการประชุม แต่ยังรวมถึงการจัดเรียงของเฟอร์นิเจอร์ หากต้องการจัดห้องประชุมธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพคุณจะต้องพิจารณาหน้าที่ของการประชุมและสร้างบรรยากาศและพื้นที่ทำงานที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ หากห้องถูกจัดไว้อย่างดีสำหรับการประชุมของคุณผู้ร่วมงานจะสามารถทำงานและทำงานได้โดยไม่มีการหยุดชะงักหรือทำให้ไขว้เขวเพื่อใช้เวลาในการประชุมอย่างเต็มที่

รายการที่คุณจะต้อง

• ตาราง

• เก้าอี้

• อุปกรณ์เสริมการนำเสนอ

• ความสัมพันธ์ Zip

• เทปพันท่อ

• โคมไฟ

• โต๊ะข้างตามต้องการ

• รายการอาหารและเครื่องดื่ม

พิจารณาฟังก์ชั่นของห้องและวางตารางให้เหมาะสม การประชุมสไตล์การสนทนาควรใช้รูปแบบโต๊ะกลมโดยจัดตารางเป็นวงกลมหรือครึ่งวงกลมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนสามารถเห็นคนอื่น งานนำเสนอสามารถใช้ห้องประชุมคณะกรรมการที่มีสี่เหลี่ยมผืนผ้าขนาดใหญ่หนึ่งรูปหรือวางตารางขนาดเล็กลงในแถวที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนหันหน้าไปทางทิศทางเดียวกัน

จัดเรียงที่นั่งของคุณรอบ ๆ โต๊ะตามเลย์เอาต์ของคุณโดยใช้เก้าอี้แสนสบายที่เหมาะสมกับความยาวของการประชุม เก้าอี้พลาสติกแข็งควรใช้สำหรับการประชุมสั้น (ชั่วโมงหรือน้อยกว่า) เพื่อให้พนักงานมีสมาธิและสบาย วางเก้าอี้พิเศษสองถึงสามที่ด้านข้างของห้องในกรณีที่มีแขกมากกว่าที่คาดไว้หรือพักเก้าอี้

วางอุปกรณ์ประกอบฉากใด ๆ เช่นแท่น, แผนภูมิพลิกหน้าจอโปรเจ็กเตอร์หรือโปสเตอร์นำเสนอในพื้นที่ที่มองเห็นได้ชัดเจนที่ด้านหน้าของห้องเพื่อให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนสามารถดูได้อย่างง่ายดาย หากคุณกำลังจะใช้เอกสารประกอบคำบรรยายหรือโฟลเดอร์วางพวกเขาไว้ที่เก้าอี้แต่ละตัวตามโต๊ะหรือออกไปด้านข้างเพื่อเผยแพร่ในภายหลังในการประชุม อย่าให้สิ่งของเหล่านี้ถ่วงพื้นที่ทำงานหรือเคลื่อนย้ายภายในห้องยากเช่นการวางสิ่งของบนพื้น

ปิดเสียงเรียกเข้าของโทรศัพท์ทุกเครื่องในห้องเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงัก อยาถอดปลั๊กโทรศัพทเพื่อใหสามารถโทรออกไดในกรณีฉุกเฉิน หากใช้คอมพิวเตอร์สำหรับการประชุมให้มัดสายเคเบิลที่มีสายสัมพันธ์ซิปเพื่อหลีกเลี่ยงการพันกันด้วยเท้าและพันสายเทปกับพื้นที่วิ่งข้ามทางเดิน

เพิ่มแสงเพิ่มเติมนอกเหนือจากแสงเหนือศีรษะไปที่ห้องเพื่อทำให้บรรยากาศอ่อนลงและทำให้การประชุมนานขึ้นทำให้เครียดน้อยลง ตั้งโคมไฟไว้ที่โต๊ะข้างที่พวกเขาจะไม่ขวางหรือกีดขวางมุมมอง แต่ควรหลีกเลี่ยงแสงเทียนซึ่งอาจเปล่งแสงอ่อนและมีกลิ่นหอม แต่อาจเป็นอันตรายได้

ตั้งค่าพื้นที่ให้บริการอาหารเล็ก ๆ ที่มุมห้องหรือตามกำแพงใกล้ทางเข้าประตูเพื่อจัดหาน้ำดื่มโซดากาแฟหรือขนมขบเคี้ยวเช่นคุกกี้บราวนี่หรือถาดผลไม้และเนื้อสัตว์ หากใช้อาหารเป็นเวลานานควรหลีกเลี่ยงอาหารที่มีน้ำตาลสูงและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีถังขยะอยู่ใกล้ ๆ พื้นที่ให้บริการเพื่อให้โต๊ะชัดเจนและเป็นระเบียบเมื่อเวลาอาหารหมด

เคล็ดลับ

• หากคุณมีตัวเลือกในการเลือกห้องประชุมลองหาห้องเงียบ ๆ ให้ห่างจากเสียงรบกวนและสิ่งรบกวนขณะที่ยังคงวางห้องประชุมไว้ให้สะดวกกับห้องน้ำที่อยู่บนชั้นเดียวกันของอาคาร

  หากเป็นไปได้ให้ปรับเทอร์โมสตัลในห้องให้อยู่ในสภาพที่สะดวกสบายเพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมไม่ร้อนหรือเย็นเกินไปทำให้รู้สึกไม่สบายและไม่ฟุ้งซ่านเมื่อพวกเขาไม่สามารถมุ่งเน้นงานที่ทำอยู่